Högre effektivitet och snabbare processer är två skäl att skaffa ett digitalt budget- och prognosverktyg, men det finns många fler fördelar än så. Och lösningen bör självklart vara placerad i molnet!
Ett molnbaserat verktyg för budget och prognos underlättar arbetet för både företagsledningen och mellanchefer och är den perfekta lösningen för företag som önskar att effektivisera budgetarbetet.
Företag som tar sitt planeringsarbete på allvar är medvetna om vikten av att ha digitala verktyg som gör det möjligt att skapa bra budgetar och även samla in data, så att de prognoser man gör blir tillräckligt pålitliga för att kunna användas som styrverktyg för verksamheten.
Bättre arbetsprocesser
Det är inte bara företag som har många medarbetare som jobbar hemifrån som har nytta av ett molnbaserat budgeteringsverktyg. Alla företag har nytta av ett sådant verktyg även om behovet är större på ett större företag än på ett litet. Alla som deltar i budgetarbetet bör ha tillgång till samma version av verktyget, så att arbetsflödet blir effektivt och det är förstås viktigt att verktyget uppdateras löpande. Om du har läst artikeln ”Sex tecken på att verksamheten bör sluta använda Excel för budgetering”, är du säkert bekant med dessa argument.
Smidig integrering
En förutsättning för att företagets budgetar och prognoser ska hålla en hög kvalitet är att budgeteringsverktyget innehåller uppdaterade och korrekta uppgifter. Vissa leverantörer har löst detta med en lösning i två steg, där data först exporteras från företagets olika affärssystem (ERP, CRM etc.) och därefter importeras i budgeteringsverktyget. Sådana manuella processer ökar dock risken för misstag och felaktigheter. En bättre lösning är att upprätta en länk till alla relevanta system, så att data kan samlas in automatiskt och löpande. På så sätt kan prognoser skapas betydligt oftare.
Enkelt att skapa rapporter och diagram
Att alla som är involverade i budgetarbetet har tillgång till samma information, dvs. uppgifter som ger en sann bild av verkligheten, sparar tid och minskar risken för osäkra prognoser. Ett molnbaserat verktyg gör det dessutom möjligt att decentralisera arbetet utan att man förlorar kontrollen centralt. En annan fördel är att det blir lättare att skapa tillförlitliga rapporter, diagram och använda dashboards. Vi talar ju om ett verktyg som ska användas i arbetet med att styra och leda verksamheten, och då är det avgörande att siffrorna är tillförlitliga.
Därför bör lösningen vara molnbaserad
I dag tar vi för givet att alla nya IT-lösningar är molnbaserade. Här är några av skälen till varför en molnlösning är ett bättre alternativ än en on premise-lösning:
Tillgänglighet: Att använda ett molnbaserat verktyg för budget och prognoser kräver ingen särskild programvara och det spelar ingen roll vilken enhet man har: Mac eller PC, laptop eller surfplatta – anything goes. Det underlättar samarbetet och gör att fler medarbetare kan delta i arbetet. Dessutom kan verksamheten decentralisera budget- och prognosarbetet utan att förlora kontrollen centralt.
Funktionalitet: Företag som använder ett bra molnbaserat system för vanligtvis löpande en dialog med leverantören om nya funktioner som de gärna skulle vilja att verktyget kunde erbjuda. Om leverantören sedan vidareutvecklar verktyget i enlighet med användarnas önskemål blir dessa nya funktioner tillgängliga för samtliga kunder – utan att några tids- och kostnadskrävande uppdateringar behövs i användarledet. På så sätt kommer ditt företag alltid ha tillgång till ett toppmodernt digitalt verktyg för budget och prognoser.
Fristående från IT-avdelningen: Med verktyget i molnet behövs inga lokala servrar, med allt det innebär av säkerhetsuppdateringar, service-patchar, backup-rutiner, energiförbrukning, avskrivningar etc. Allt detta tar systemleverantören hand om. Det gör lösningen säker och frigör samtidigt tid för IT-personalen i din organisation som i stället kan fokusera på mer strategiska uppgifter.
Snabb utrullning: Molnbaserade verktyg som Effectplan kräver ingen extra programvara som ska installeras och är därför extremt smidiga att införa. Det gör bland annat att företag som överväger att börja med Rolling Forecasts (rullande prognoser) enkelt kan testa hur systemet fungerar i praktiken innan de eventuellt ersätter den traditionella budgeten med denna metod.
Kort sagt…
Med ett molnbaserat budgeteringsverktyg – i alla fall ett som till fullo utnyttjar de tekniska möjligheterna – blir budgetarbetet enklare, effektivare och dessutom säkrare. Om du vill veta mer kan vi rekommendera artikeln om hur Effectplan skiljer sig från konkurrenterna eller vår artikel om sju saker på företaget som blir enklare med ett bra budgeteringsverktyg .