Har I mere end 50 ansatte i Danmark, Sverige eller Norge? I så fald er der stor sandsynlighed for, at leasingaftaler skal behandles som investeringer i jeres regnskab. Det betyder, at alle afdelinger, der indgår den type aftaler, bør tage sig en snak med økonomiafdelingen.
Nordiske virksomheder er nået langt, når det handler om at fokusere på kerneaktiviteter og undgå at binde kapital i mere perifere ting. Bagsiden af medaljen er, at de skal håndtere en jungle af kontrakter på alt fra leasingbiler og husleje til it-licenser og kaffemaskiner.
Disse personer skal være opmærksomme på finansiel leasing
Ikke nok med at man skal holde styr på samtlige aftaler, aftalevilkår, fornyelsesdatoer og interne kontaktpersoner. Man skal også være opmærksom på, at enkelte større leasingaftaler regnskabsmæssigt skal behandles, som om de er investeringer.
Opfylder din virksomhed to eller tre af nedenstående kriterier?
● Mindst 50 ansatte
● Mindst 70 millioner kroner i omsætning
● Mindst 50 millioner kroner i balanceværdier
I så fald skal I sætte jer ind i kravene til indregning af finansiel leasing i balancen, som gælder i alle de tre skandinaviske lande (NRS 14 i Norge, K3 i Sverige, Regnskabsklasse C i Danmark).
Dette er kendetegnende for finansiel leasing
Reglerne om finansiel leasing siger, at en aftale skal balanceføres, hvis den opfylder en række forudsætninger, mens operationelle leasingaftaler ikke skal balanceføres. Hvad er kendetegnende for finansiel leasing? Her er nogle typiske egenskaber ved aftaleforholdet:
● I har det fulde ansvar for aktivet i aftaleperioden, herunder reparation og vedligeholdelse.
● I har fuld brugsret til aktivet og høster alle økonomiske gevinster ved brugen af aktivet.
● Når leasingaftalen udløber, vil aktivets økonomiske værdi være meget lav, hvilket i praksis udgør en købsoption.
● Leasingomkostningernes nutidsværdi er højere end det, som det ville koste at købe aktivet «up front».
Behov for kommunikation på tværs af afdelinger
Det er naturligvis økonomiafdelingen, der har det overordnede ansvar for, at finansielle leasingaftaler håndteres korrekt i regnskabet. Men når der bliver indgået leasingaftaler på mange forskellige niveauer i virksomheden, er det vigtigt, at informationerne centraliseres.
Diverse operative afdelinger, it-afdeling, HR-afdeling, indkøbsafdeling, ejendomsafdeling … Alle er nødt til at tale med økonomiafdelingen om deres leasingaftaler og vilkårene for brugsret, betaling, ansvar og restværdier.
Hvordan skal aftalerne behandles fra år til år? Det er tungt at starte fra scratch hvert år eller at opdatere regneark. Arbejder man smart, bruger man værktøjer, som forenkler arbejdet ved at foretage beregninger til regnskabet, sender notifikationer, inden aftalerne udløber, holder styr på, hvor aftalerne er gemt og giver adgang til en masse andre smarte funktioner.
House of Control har udviklet et modul, der giver fuld kontrol over virksomhedens finansielle leasingaftaler og indeholder mange af de samme egenskaber som modulet til IFRS 16. Det giver CFO fuld kontrol over alle centrale data i leasingaftalen, herunder pris, løbetid og opsigelsesfrist. Det er et modul, som lynhurtigt leverer nøjagtige data til regnskabet og indeholder utroligt gode rapporteringsfunktioner.