House of Control er i kraftig vækst takket være brugervenlige løsninger til aftalekontrol, finansiel leasing og IFRS 16. Christoffer Bergstrøm fra House of Control siger, at der er mange fællestræk mellem kunderne på tværs af brancher og størrelse.
– Selvom alle er unikke, oplever jeg, at jo flere krydser jeg kan sætte på en 10-punkts tjekliste, vi har udviklet, desto større sandsynlighed er der for, at virksomheden vælger at blive kunde. Og jo flere krydser, desto større sandsynlighed er der for, at de bliver tilfredse brugere, som anbefaler os til andre.
Her er Christoffers tjekliste:
1. Har flere lokationer. Jo flere adresser en virksomhed har, desto flere aftaler har de at holde styr på. Vi ved, at kontrakter i praksis gemmes både fysisk i ringbind og i mappestrukturer, som ikke er skabt til at give et centralt overblik.
2. Har ikke et standardiseret aftaleregister. Når virksomhedens aktiver, aftaler og forpligtelser ikke er registreret som standardiserede data, må man som regel knokle for at sammenstille alt i et Excel-ark, når CFO’en beder om en oversigt. Det drejer sig om filer, som hverken opdateres automatisk eller inkluderer notifikations- eller vedhæftningsfunktioner.
3. Har en væsentlig grad af personafhængighed. Når den kompleksitet, der er beskrevet under de to første punkter, kombineres med stærke personligheder, bliver muligheden for at skabe sig et overblik endnu mindre.
Complete Control - den ultimative løsning til kontraktstyring
4. Har forenkling på dagsordenen. Det er stressende for medarbejderne at skulle lede efter og holde styr på aktiver, aftaler og forpligtelser. Samtidig er det hårdt arbejde at lave rapporter og endnu værre at holde dem opdateret.
5. Har et ønske om at skabe sig et bedre overblik over fremtidige forhold. Hvilke lejeaftaler, it-aftaler, licenser og leasingkontrakter forfalder i den kommende periode? Hvor meget er knyttet til lokation X, person Y eller forretningsområde Z? Det er vigtigt, at have et solidt overblik over fremtidige forpligtelser, for eksempel når man skal lægge et budget, og især hvis omkostningerne fx skal mindskes med 20 procent, eller hvis der planlægges større strategiske ændringer.
6. Har planer om at øge omsætningen. Vejen fra forenkling til fokus på kerneopgaver er kort. Jo mere tid der bliver brugt på at administrere aktiver, aftaler og forpligtelser, desto mindre tid er der til at betjene kunderne. Problemet med at bruge tid på administration i stedet for operative aktiviteter vil ofte være en større udfordring i mindre virksomheder.
7. Har en ambition om at reducere unødvendige omkostninger. Uanset hvor stor virksomheden er, og om den er privat eller offentlig, har man som regel et antal løbende aftaler, som ikke bliver brugt.
8. Arbejder for at fremme bedre betingelser hos leverandørerne. Virksomheder, som ikke følger op på deres aftaler med underleverandører, risikerer ikke kun, at kontrakterne bliver fornyet automatisk. De går også glip af muligheden for at genforhandle betingelserne. Vores erfaringer viser, at et enkelt opkald om året som regel er nok til at reducere priserne med 10 procent.
9. Har løbende kontrakter med egne kunder. Lever din virksomhed af retainer-aftaler eller andre løbende aftaler med kunderne? Det er ikke kun aftalerne med leverandørerne, der bør genforhandles. Der foreligger ofte en aftale om, at kundens priser skal indeksreguleres, men det sker kun alt for sjældent, hvilket går ud over både top- og bundlinje.
10. Beslutningstageren er (i hvert fald lidt) omstillingsparat. Løsningerne fra House of Control er ikke tunge ERP-systemer, men enkle «plug & play»-løsninger, hvor du får hjælp til at komme godt i gang i en fart. For at høste frugterne af systemet skal de involverede personer i virksomheden naturligvis være villige til at ændre i hvert fald en lille smule på deres arbejdsmetoder.
Hvor mange punkter kan du sætte kryds ved?
Complete Control - den ultimative løsning til kontraktstyring
Læs også:
Hvor mange aftaler har I egentlig?
Omkostningerne ved manglende kontrol kan være store
8 grunde til, at regneark er dårlige til håndtering af aftaler
Tjekliste til køb af verktøj til aftalehåndtering
31.000 brugere: 10 grunde til, at de valgte House of Control
Derfor klapper investorerne, når CFO’en bruger Complete Control