Er du ikke helt i mål med budgettet for 2020, selv om året allerede er i gang? Fortvivl ikke! Her er en stribe gode råd til at få et godt budget hurtigere på plads.
For de fleste, der arbejder med regnskab og økonomi, er god styring og kontrol af selskabets resultater, likviditet og aktiver et centralt princip i hverdagen. God forvaltning af økonomien i hele virksomheden omfatter også, hvordan CFO og kollegerne prioriterer deres egen tid. Unødvendigt tidsforbrug på budgetter og prognoser skaber ikke værdi, så hvordan skal man i praksis komme hurtigere i mål med bedre budgetter?
Dagens råd har vi hentet fra egne rækker, fra internationale eksperter og – ikke mindst – fra det nordiske View Ledger-bureau. Sidstnævnte har kontorer i både Sverige og Norge, og de kan levere jordnære og praktiske tips til budgettering og prognoser.
1. Det er på tide at komme i gang med budgetprocessen nu
«Hvad enten du driver en lille eller en stor virksomhed, skal du sætte tid af til planlægning og gennemførelse af næste års budget. Det bør handle om mere end bare en opstilling af indtægter og omkostninger, for det kan også bruges som værktøj til at forstå, hvilke muligheder selskabet har i den nærmeste fremtid,» skriver View Ledger i artiklen «Dette er de mest almindelige fejl, du begår, når du budgetterer». Ja, de forudsætter, at budgettet allerede er i havn. Vores råd til virksomheder, som endnu ikke er begyndt, er at komme i gang nu, men at skynde sig langsomt for at sikre kvalitet i proces og færdigt budget.
2. Lad budgettet være mere end en kopi af sidste års tal
Et budget skal kunne bruges til noget for at have værdi for virksomheden. Selskabets overordnede strategi og forretningsmål er gode steder at starte – og bør bidrage stærkt til at definere rammerne for budgettet. Hovedmålene opdeles normalt i delmål, der i praksis kan være fx investeringer i nye produkter eller i nye markeder, beslutninger om rekruttering eller investeringer i nye anlægsaktiver. Uanset hvad, ønsker de fleste virksomheder vækst, bedre rentabilitet og øget likviditet. Er budgettet en egnet køreplan til at nå disse mål?
3. Forenkling er lettere, end du tror – brug værktøj!
Selv om budgettet ikke bør være en kopi af sidste års tal, er der alligevel mange poster, der er næsten identiske fra år til år. Til trods for, at en stor del af næste års udgifter er hundrede procent forudsigelige, bruges der alt for meget tid på at grave eksakt dokumentation frem på de beløb, der knytter sig til forventede forpligtelser. Ved at skære ned på den tid, du bruger på rutinemæssig budgettering, frigør du tid til de mere strategiske initiativer.
LÆS OGSÅ: Sådan håndterer Elkjøp/Elgiganten 400 lejeaftaler.
4. Hold mest fokus på de største poster
80/20-reglen gælder tit også for udlæg og omkostninger. Find de største poster, du forventer i det kommende år, og se på, hvornår udbetalingerne falder. Lav en tilsvarende øvelse for indtægterne. Hvis disse er registreret og tilgængelige i et værktøj til løbende aftaler, kan du spare meget tid og samtidig øge præcisionen.
5. Involver de vigtigste ansatte i processen
Som nævnt i det andet punkt, er selskabets strategi et velegnet udgangspunkt for budgetprocessen. Det betyder, at du skal involvere de beslutningstagere i virksomheden, som du regner med skal stå for de større tiltag med konsekvens for selskabets likviditet.
6. Vær realistisk og nøgtern, særligt ved indtægter
«De fleste har stor tiltro til egne produkter og tjenester. Derfor er det vigtigt, at du er realistisk og ikke for optimistisk, når indtægterne skal budgetteres. Du bør vurdere, hvad det er muligt at præstere på indtægtssiden med tanke på den kapacitet, selskabet har og markedspotentialet,» skriver View Ledger. Da næste års sikre indtægter allerede er registreret i fx Complete Control, kan du nemt kontrollere, hvorvidt kunderne har forpligtet sig til et år mere.
Er du klar til en snak om, hvordan man reducerer rutinearbejdet i budgetprocessen og samtidig gør prognoserne mere nøjagtige?