9 udfordringer ved indkøb: Hvordan håndteres de hos jer?

by House of Control | 10-05-2021 17:20:22

Giver alle rammeaftaler de ønskede besparelser i form af rabatter og mindre tidsbrug? I både private og offentlige virksomheder arbejdes der hårdt og professionelt med at sikre gode rammeaftaler inden for indkøb. Det er mange hensyn, der skal forenes: Pris, udvalg, service, miljø, samfundsansvar, certificeringer – for blot at nævne nogle.

Gode indkøb lægger selvsagt grundlaget for centrale mål som lavere omkostninger og bedre indtjening, men indkøbene bør også afspejle værdigrundlaget i virksomheden og bidrage til bedre omdømme og mere tilfredse medarbejdere.

Men hvordan løser I udfordringerne, der er knyttet til at føre intentionerne i rammeaftalerne ud i praksis? Det er mange praktiske problemstillinger, der står mellem en indgået rammeaftale og at høste gevinsterne af den. Hvordan løser I disse ni udfordringer?

  1. Hvor opbevarer I rammeaftalerne?
  2. Hvordan opdaterer I produktkatalogerne til indkøb – hvor mange timer tager det?
  3. Kan de ansatte finde rammeaftalerne, når de skal købe en vare?
  4. Får I de aftalte rabatter?
  5. Hvor store rabatbeløb går I glip af, fordi ansatte foretager indkøb uden for rammeaftalerne?
  6. Kan ansatte købe fra lokale leverandører, når det er hensigtsmæssigt?
  7. Hvor mange timer bruger I på at registrere nye leverandører (i ERP-systemet)?
  8. Hvor ofte mangler der indkøbsordre (PO) på en faktura?
  9. Hvor mange timer bruger I hen over året på manuel fakturahåndtering?

Der er en sammenhæng mellem svarene på disse spørgsmål. For eksempel:

  • Hvis der ikke er et fælles og centralt sted, hvor ansatte kan finde frem til rammeaftalerne, så sker det oftere, at der foretages tilfældige indkøb.
  • Når det er besværligt og tilfældigt, hvordan katalogerne opdateres, kan dette rutinearbejde tage flere timer, og rammeaftalerne afspejler ikke et dynamisk indkøbsbehov.
  • Ansatte, der ikke finder aftalerne, ender ofte med at foretage indkøb uden for rammeaftalerne, og så bortfalder rabatterne. Tænk, hvad 5 procent i rabat på 100 millioner kroner i indkøb kan betyde for en virksomhed.
  • Nogle gange er det hurtigst og bedst at købe fra lokale leverandører, men har virksomheden en indkøbsløsning med fleksibilitet nok til det?
  • Når ansatte foretager indkøb uden for rammeaftalerne, bruger de ofte tid på at vurdere pris og kvalitet.
  • … og ofte mangler der indkøbsordrer, hvilket gør fakturahåndteringen frustrerende og tidskrævende for økonomiafdelingen.
  • … og det koster hundredvis af kroner at registrere nye leverandører og manuelt håndtere hver enkelt faktura.

Det er på tide at transformere indkøbsprocesserne! Tænk, hvis dine ansatte kunne bruge samme netbutik til alle typer indkøb? En netbutik, der ligner dem, dine ansatte bruger privat? En netbutik, hvor udvalget er enkelt at opdatere, og hvor din virksomhed får alle de aftalte rabatter? En netbutik, hvor det er enkelt for selv de mindste lokale leverandører at være synlige? En netbutik, der er på samme hold som ERP-systemet, hvor PO-numrene lagres automatisk, og fakturahåndteringen forenkles?

Denne løsning hedder Complete Procure. Den forenkler og professionaliserer indkøb og giver hurtig ROI – fordi I realiserer alle rabatter og sparer tid på manuelt faktura- og registreringsarbejde i økonomiafdelingen.

Læs også: Complete Procure transformerer din indkøbsproces fuldstændig ved hjælp af en netbutik, som omfatter katalogadministration med PunchOut-funktionalitet, lynsøgning og et workflow, som er velkendt for alle. Med Complete Procure kan jeres leverandører importere deres kataloger og enkelt opdatere deres oplysninger, og netbutikken tilbyder kun de produkter, der er godkendt af jer. 

 

Additional Reading