BEWI Danmark A/S har samlet de aftaler, de har med deres leverandører, i House of Control. Resultatet er bedre indsigt i forpligtelser, færre uønskede bindinger og – ikke mindst – et bedre grundlag for strategiske indkøb på tværs af seks danske fabrikker.
For Karsten Bech Pedersen, som arbejder med indkøb og supply chain i BEWI Danmark A/S, handler kontraktstyring om mere end at arkivere dokumenter. Det handler om at vide, hvad virksomheden har forpligtet sig til, hvornår aftalerne udløber, hvilke betingelser der gælder, og hvordan indkøb kan bruges mere strategisk.
"Da jeg startede i BEWI, opdagede jeg, at aftalerne lå spredt rundt omkring. Nogle lå i skuffer, andre i e-mails eller hos enkeltpersoner. Det var i praksis en stor 'black box'," siger han.
Med House of Control har BEWI gået fra spredte aftaler og lokale rutiner til én fælles kilde til sandhed for leverandøraftalerne. Her kan du læse om, hvordan de fik det til, og de gevinster, som Pedersen og teamet har opnået.
BEWI er en førende europæisk leverandør af emballage og komponenter i EPS, EPP og Honeycomb. Som forbrugere kender vi blandt andet produkterne som de hvide fiskekasser i Flamingo ®/EPS.
Selskabet har en cirkulær forretningsmodel, hvor koncernen producerer råvarer og færdige produkter, samtidig med at brugte materialer indsamles og genanvendes til nye produkter. Flamingo ®/EPS er særligt velegnet til genanvendelse, ikke mindst fordi produktet hovedsageligt består af luft.
For BEWI Danmark A/S omfatter indkøbsarbejdet seks fabrikker i landet, i tillæg til samarbejde med virksomheden i Sverige og Finland. Indkøberne sidder lokalt ude på fabrikkerne, mens Pedersen har ansvar for den faglige og strategiske del af indkøbsarbejdet.
Det indebærer blandt andet at udnytte stordriftsfordelene i BEWI, forhandle større rammeaftaler samt sikre, at leverandørerne følger koncernens krav og Code of Conduct.
"Min rolle handler om, hvordan vi arbejder med indkøb, og hvordan vi får udnyttet stordriftsfordelene i BEWI. Det er det, jeg er ansat til at bidrage til," siger Pedersen.
Derudover indgår leverandøropfølgning og due diligence i arbejdet. BEWI bruger blandt andet BEWI Partner, et fælles koncern system til leverandørgodkendelse, spørgeskemaer og andre typer kontroller af leverandører.
Før implementeringen af House of Control fandtes der ikke ét samlet sted for leverandøraftalerne. Aftaler kunne være indgået af forskellige personer i organisationen – en fabrikschef, en medarbejder i vedligehold, en person i forsendelsen eller andre lokale interessenter – og derefter arkiveret på forskellige måder.
Det gjorde det krævende at få overblik over, hvilke aftaler der eksisterede, hvem der havde ansvar for dem, hvornår de udløb, og hvilke vilkår der faktisk gjaldt.
"Der var utrolig mange interessenter på aftalerne, og alle havde deres egne arkivsystemer. Så ved man ikke nødvendigvis, hvornår aftalerne løber ud, eller om der findes krævende klausuler om årlige prisreguleringer eller bindingstid," siger Pedersen.
Konsekvensen var manglende overblik, men konsekvenserne kunne også blive økonomiske og operationelle.
"Det er den type aftaler, vi ønsker at undgå fremover" siger han.
Pedersen kendte House of Control fra en tidligere arbejdsgiver og vidste, hvad systemet kunne bidrage med. Da han så behovet for bedre kontraktstyring i BEWI, tog han derfor initiativ til at samle leverandøraftalerne i House of Control.
Første skridt var at få alle aftaler ind i systemet og registrere dem med de rigtige oplysninger: udløbsdatoer, opsigelsesfrister, kontraktindhold, prisreguleringsklausuler og andre centrale vilkår.
"I første omgang handlede det om at få samlet alle aftalerne ét sted og få dem registreret rigtigt," siger Pedersen.
I dag har BEWI Danmark A/S registreret flere aftaler i House of Control. Arbejdet har givet organisationen et fælles aftalegrundlag og en langt tydeligere struktur.
For at sikre god datakvalitet har BEWI valgt at centralisere registreringen. I Danmark er der én administrator på indkøb og én på salg, som lægger aftalerne ind. Tilsvarende struktur er etableret i Sverige.
"Hvis alle lægger aftaler ind på hver sin måde, kan det blive svært at finde dem igen. Nogle ville kalde det truck, andre gaffeltruck, andre stablere. Derfor har vi valgt at have egne administratorer, som sikrer, at tingene bliver registreret ens," forklarer Pedersen.
Den vigtigste gevinst for BEWI er ikke først og fremmest knyttet til én bestemt omkostningsbesparelse. Den største værdi ligger i kontrollen.
"Det, vi har opnået, er fuld indsigt i, hvilke forpligtelser vi har over for vores leverandører. Det er der, den største gevinst ligger," siger Pedersen.
Med House of Control kan BEWI se, hvilke aftaler der findes, hvilke leverandører de er knyttet til, hvilke fabrikker de gælder for, og hvornår de skal følges op.
Det giver en helt anden tryghed i hverdagen. Tidligere kunne vigtige frister ligge hos enkeltpersoner eller være gemt i lokale arkiver. Nu bliver ansvarlige personer notificeret, før aftalerne udløber eller skal opsiges.
"Notifikationerne er det vigtigste for mig. Du kan ikke huske flere aftaler, og hvornår de udløber. House of Control sørger for, at vi får besked i god tid, så vi slipper for at bruge mental kapacitet på selv at huske alle fristerne."
Pedersen fremhæver også en praktisk funktion, som sparer tid ved registrering af leverandøroplysninger.
"Hvis du har et CVR-nummer, kan du slå alle adresseoplysninger op direkte. Det er virkelig godt," siger han.
Når alle aftalerne ligger samlet, kan BEWI bruge informationen mere strategisk.
Pedersen bruger blandt andet House of Control til at identificere aftaler inden for samme kategori på tværs af fabrikker. Det gør det lettere at se, hvor virksomheden har flere lokale aftaler, som på sigt kan samles i større fælles aftaler. Et eksempel er serviceaftaler for gaffeltrucks.
"Når vi har overblikket, kan vi se, hvor mange forskellige aftaler vi har på de forskellige lokationer. På sigt kan vi bruge det til at samle porteføljen og gå ud i markedet med en fælles aftale for flere produktionsenheder," siger han.
Det har også betydning for genforhandlinger og forberedelserne til dem. Målet er at synkronisere aftaleporteføljen over tid, så udløbsdatoer og opsigelsesfrister i højere grad understøtter strategiske indkøbsprocesser.
"Nu har vi alle aftalerne inde. Det næste handler om at få udløbene synkroniseret og undgå aftaler, som binder os i uhensigtsmæssig lang tid," siger Pedersen.
For BEWI handler dette om at opbygge bedre forhandlingspositioner.
"Hvis en aftale fungerer godt, kan den sagtens forlænges. Så kan vi på et tidspunkt samle hele porteføljen af serviceydelser og sende den ud i markedet," siger han.
En vigtig grund til, at House of Control fungerer godt i BEWI, er, at systemet er nemt at bruge.
"Det er meget intuitivt. Man kan hurtigt komme i gang, og det er let at forstå, hvordan systemet fungerer," siger Pedersen.
En anden styrke, som han fremhæver, er muligheden for at tilpasse egne dashboards. Fabrikschefer kan for eksempel sætte visninger op, som kun viser de aftaler, der gælder for deres fabrik.
"Fabrikschefen i Hobro er først og fremmest interesseret i det, der gælder for hans fabrik. Så kan han sætte sit dashboard op, så han får præcis det overblik, han har brug for."
Samtidig kan aftaler markeres, så organisationen tydeligt kan se, om en aftale gælder én fabrik, flere enheder eller hele BEWI Danmark. Det giver både lokalt ejerskab og central kontrol.
BEWI har haft begrænset behov for support i det daglige, netop fordi systemet er nemt at bruge. Alligevel er det vigtigt at vide, at hjælpen er tilgængelig, når der er brug for den.
"Jo mindre kontakt vi har, jo bedre er det egentlig. Det betyder, at systemet fungerer. Men når vi har brug for at afstemme noget, vil vi gerne have svar hurtigt. Det får vi fra House of Control," siger Pedersen.
Han beskriver samarbejdet som enkelt og effektivt.
"Customer Success Manager Simon Søgaard-Pedersen i House of Control er der, når vi har brug for det."
For Pedersen er værdien af House of Control tydelig: Systemet giver overblik, struktur og kontrol over leverandøraftalerne, helt uden at gøre arbejdsdagen mere kompliceret. Det er også budskabet, han ville give til andre indkøbsledere.
"Hvis du har brug for et enkelt, overskueligt og brugervenligt system til at holde styr på dine leverandøraftaler, og som samtidig kan tilpasses din virksomhed, så bør du overveje House of Control."
For BEWI Packaging Danmark er House of Control blevet et værktøj til mere end aftalehåndtering. Det giver indsigt i forpligtelser, reducerer risikoen for uønskede bindinger og skaber et bedre grundlag for at udnytte stordriftsfordelene i en international industrivirksomhed.