Fra mapper på én PC til cloud-baseret kontraktstyring: Jettime bruger House of Control til at sikre effektiv kontraktstyring og et bedre beslutningsgrundlag. Nu er alle kontrakter samlet ét sted – med påmindelser, søgbarhed og fuld kontrol for hele organisationen.
Jettime er et dansk B2B-flyselskab med omkring 500 ansatte og en moderne flåde på 13 Boeing 737-800. De flyver både charteropgaver og stiller fly med besætning til rådighed for større aktører som SAS og Norwegian. Med en så kompleks virksomhed og et stort antal leverandør- og partneraftaler havde Jettime behov for et system, der er brugervenligt, skaber overblik, er tilgængeligt og giver indsigt på tværs af organisationen.
“Det allervigtigste for os er at have fuldt overblik over vores kontrakter, så vi undgår dobbelt op på de samme leverancer eller at miste vigtige frister. Derudover skal hver afdeling kunne se og følge op på sine egne aftaler. Det giver ejerskab og fjerner personafhængigheden,” siger Peter Orssten, Procurement Manager i Jettime.
Som Procurement Manager har Peter ansvaret for alle indkøb i Jettime (undtagen leasing af fly). Det inkluderer også opfølgning på en lang række aftaler med leverandører og partnere. På juridisk side håndterer Legal Manager Emily Lundqvist Mikkelsen alt fra kontrakter og GDPR samt andre juridiske opgaver. Da Jettime genopstod efter pandemien, manglede selskabet en intern jurist, og mange kontrakter endte derfor hos indkøbsafdelingen.
“Tidligere lå alle kontrakter i en mappe på Peters PC. Det skabte en flaskehals problematik, der gjorde det svært og utilgængeligt for andre i organisationen, når der skulle træffes beslutninger på et oplyst grundlag – nogle gange med kort varsel,” forklarer Emily.
Manglen på centraliseringen i et fælles system, hvor relevante personer på tværs af organisationen gjorde Jettime sårbart, både når det gjaldt personafhængighed og potentielle fejl. Kontrakter kunne udløbe eller blive automatisk genfornyet, og i værste fald risikerede man at skifte udbyder eller tilkøbe en ny service uden at have opsagt den gamle kontrakt. Sådan dobbeltbehandling ville have medført unødvendige udgifter og ekstra arbejde. Det stod klart, at Jettime havde brug for en bedre løsning til kontraktstyring.
For at sikre kontrol besluttede Jettime at finde et cloud-baseret værktøj til kontraktstyring.
“Vi havde møder med flere leverandører, men valgte House of Control, fordi vi syntes, det var det bedste og mest intuitive system,” fortæller Peter.
Valget faldt på House of Controls løsning Complete Control, som udmærkede sig ved brugervenlighed og funktionalitet.
Implementeringen foregik i tæt samarbejde med House of Control. Med støtte fra deres Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, begyndte Jettime at opbygge en fælles kontraktdatabase.
“Vi tog os tid til at lægge alle aftalerne ind og definere, hvem der er ansvarlig for hver kontrakt. Samtidig inddrog vi lederne i hver afdeling for at sikre, at alle fik ejerskab over deres egne kontrakter,” siger Emily.
Jettime har indtil nu registreret omkring 180–190 kontrakter i systemet, og tallet vokser stadig. Efterhånden som flere aftaler bliver identificeret og tilføjet, forventer de at ende på over 250 aktive kontrakter.
“Vi har holdt introduktionsmøder med næsten alle afdelinger og ruller nu løsningen gradvist ud i organisationen. Dermed går Jettime fra spredte kontrakter på lokale drev til én fælles kilde til sandhed, hvor alle aftaler er sikkert lagret med de rigtige oplysninger,” fortæller Peter.
Allerede nu mærker Jettime en stor forskel i hverdagen.
“Det er en enorm lettelse. Det er slut med at lede efter kontrakter i mapper eller lokale filer. Vi sparer tid, og vi har langt bedre sikkerhed for, at aftaler bliver fulgt op i tide. Tiden vi sparer, giver os frirum, som vi kan bruge på sagsbehandling og andre opgaver,” siger Emily.
Med alle kontrakter samlet ét sted og tydelig ansvarsfordeling slipper de for usikkerheden, der før fulgte med personafhængige rutiner. Hver afdeling kan selv logge ind og se sine aftaler, hvilket både øger ejerskabet og frigør tid for Peter og Emily til at fokusere på deres kerneopgaver.
Et konkret eksempel på værdien af systemet er påmindelses funktionen. Tidligere fandtes der en reel risiko for, at aftaler “løb løbsk” – at de blev fornyet automatisk eller ikke opsagt i tide. Nu får den rette person automatisk notifikationer via e-mail i god tid, før en kontrakt udløber eller skal genforhandles.
“Jeg ser med det samme, hvilke kontrakter der er ved at udløbe, og systemet varsler automatisk den ansvarlige. Det skaber tryghed. Det gør, at Jettime undgår dyre overraskelser som overlappende aftaler eller ydelser, vi ikke længere har brug for,” siger Peter.
Derudover fremhæver Peter, hvor enkelt det er blevet at søge i aftaleteksterne.
“Systemet lader os søge i selve kontraktdokumenterne. Hvis vi leder efter en specifik klausul, kan vi søge på et nøgleord i PDF’en i stedet for at pløje hele dokumentet igennem,” forklarer han.
Dermed går informationsindsamling og forberedelser til forhandlinger langt hurtigere end før. Samlet oplever Jettime, at de nu har fået den kontrol, de ønskede: Al relevant kontraktinformation er tilgængelig, søgbar og under opsyn, hvilket giver både bedre beslutninger og lavere stressniveau.
Blandt funktionerne, som Jettime værdsætter højest i House of Control-løsningen, nævner Peter og Emily især disse fire:
“Det giver mening for den enkelte bruger og godt overblik på tværs. Nu kan hver afdeling se sine egne aftaler, i stedet for at alt ligger gemt hos én person,” siger Emily om den nye måde at arbejde på.
Jettime fremhæver også samarbejdet med House of Control som en succesfaktor.
“Simon har været utroligt hjælpsom og tålmodig. Han har sat møder op, svaret på alt, vi har spurgt om, og guidet os gennem hele processen. Han forstår vores behov og kommer med gode løsningsforslag,” fortæller Emily Lundqvist Mikkelsen.
Som Customer Success Manager har Simon Søgaard-Pedersen fulgt Jettime tæt fra dag ét af implementeringen.
“Forskellen ligger i, at det ikke bare var ‘her er systemet, held og lykke’. House of Control har været med os hele vejen. Denne kontinuerlige opfølgning gjorde det lettere for os at komme i gang og udnytte løsningen fuldt ud,” understreger Peter Orssten.
Resultatet er, at Jettime nu sidder med fuld kontrol over kontrakterne og et fremtidsrettet værktøj, der bidrager til en tryg, effektiv og forudsigelig drift.