HVEM HAR BEFØJELSER TIL AT TAGE BESLUTNINGER?

Hvem har lov til at godkende og underskrive kontrakter i din organisation? Hvis du i forbindelse med en audit bliver spurgt, hvorfor en kollega har godkendt et beløb over sin beløbsgrænse, hvordan beviser du så, at du har givet lov til det – midlertidigt eller permanent?

Dokumentation af virksomhedens fuldmagtsoversigt er afgørende for den interne kontrol, eftersom det definerer de økonomiske og administrative ansvarsområder, og hvilke fuldmagter der er givet til de personer i virksomheden, der skal godkende beslutninger og transaktioner.

Og hvem har myndighed til at tage beslutninger om alt det, der ikke handler om bogføringen, fx spørgsmål fra pressen, gennemgang af it-sikkerheden, GDPR-dokumenter, fusioner og opkøb, ansættelser og løn? Listen er uendelig.

Hvordan håndterer din organisation sine fuldmagter? Er det et statisk dokument, der er gemt i en mappe – som det er tilfældet i 19 ud af 20 organisationer? Ville det ikke være bedre at have en digital oversigt online, hvor man kan ændre status med nogle få klik, så den altid er opdateret, og som alle har adgang til ved behov?

EN SMARTERE fuldmagtsoversigt ER EN GEVINST FOR CFO'EN

Et tydeligt defineret hierarki skaber et ansvarsspor for alle virksomhedens projekter og aktiviteter. Et hierarki er med til at etablere effektive kommunikationsveje mellem medarbejdere, afdelinger og selskaber i virksomheden.

Ofte er det CFO, der er ansvarlig for at sikre, at beføjelser bliver tildelt, formidlet, forstået og overholdt – især når det gælder økonomiske beslutninger. Hvis der ikke findes tydeligt definerede fuldmagtsniveauer i organisationen, er der ofte ingen, der ved med sikkerhed, hvem der må godkende en given opgave eller aktivitet. Det fører til ineffektivitet, usikkerhed og i værste fald dyre fejltagelser – alt sammen noget, der indebærer en unødvendig risiko.

House of Control er CFO'ens bedste ven, og vi har udviklet en effektiv og brugervenlig løsning til dette problem som en del af produktserien Complete Control.

Ved at digitalisere virksomhedens fuldmagtsoversigt hjælper vi dig med at etablere fuldmagtsniveauer for de respektive medarbejdere ved hjælp af en brugervenlig applikation, som alle har adgang til i skyen. Applikationen viser, hvem der har myndighed til at gøre hvad og indeholder en log og en søgbar historik for samtlige ændringer af fuldmagtsniveau.

Den enkle adgang til at administrere og dokumentere fulmagter gør dette til et uundværligt værktøj i arbejdet med at sikre effektiv styring og compliance i virksomheden. For eksempel rapporterer en medarbejder i debitorbogholderiet til en regnskabschef, som rapporterer til CFO. Hvis debitorsystemet advarer om fejlagtige oplysninger, kan man følge fuldmagtshierarkiet for at fastslå, hvem der er ansvarlig for fejlene.

Vores fuldmagtsoversigt gør jeres virksomhed mere professionel og kan bestilles nu. Book en demonstration i dag for at se, hvad løsningen kan gøre for jer!

Har du lyst til at se hvordan fuldmagtsoversigten fungerer?

udfyld dine kontaktinfo herunder, så tager vi kontakt!