Fuldmagtsoversigt

En brugervenlig applikation i skyen, som viser, hvem der har beføjelser til at gøre hvad, og som desuden er nem at opdatere.

HVEM HAR BEFØJELSER TIL AT TAGE BESLUTNINGER?

Hvem har lov til at godkende og underskrive kontrakter i din organisation? Hvis du i forbindelse med en audit bliver spurgt, hvorfor en kollega har godkendt et beløb over sin beløbsgrænse, hvordan beviser du så, at du har givet lov til det – midlertidigt eller permanent?

Dokumentation af virksomhedens fuldmagtsoversigt er afgørende for den interne kontrol, eftersom det definerer de økonomiske og administrative ansvarsområder, og hvilke fuldmagter der er givet til de personer i virksomheden, der skal godkende beslutninger og transaktioner.

Og hvem har myndighed til at tage beslutninger om alt det, der ikke handler om bogføringen, fx spørgsmål fra pressen, gennemgang af it-sikkerheden, GDPR-dokumenter, fusioner og opkøb, ansættelser og løn? Listen er uendelig.

Hvordan håndterer din organisation sine fuldmagter? Er det et statisk dokument, der er gemt i en mappe – som det er tilfældet i 19 ud af 20 organisationer? Ville det ikke være bedre at have en digital oversigt online, hvor man kan ændre status med nogle få klik, så den altid er opdateret, og som alle har adgang til ved behov?

EN SMARTERE fuldmagtsoversigt ER EN GEVINST FOR CFO'EN

10-karrieretips-til-en-ambisiøs-CFO

Et tydeligt defineret hierarki skaber et ansvarsspor for alle virksomhedens projekter og aktiviteter. Et hierarki er med til at etablere effektive kommunikationsveje mellem medarbejdere, afdelinger og selskaber i virksomheden.

Ofte er det CFO, der er ansvarlig for at sikre, at beføjelser bliver tildelt, formidlet, forstået og overholdt – især når det gælder økonomiske beslutninger. Hvis der ikke findes tydeligt definerede fuldmagtsniveauer i organisationen, er der ofte ingen, der ved med sikkerhed, hvem der må godkende en given opgave eller aktivitet. Det fører til ineffektivitet, usikkerhed og i værste fald dyre fejltagelser – alt sammen noget, der indebærer en unødvendig risiko.

House of Control er CFO'ens bedste ven, og vi har udviklet en effektiv og brugervenlig løsning til dette problem som en del af produktserien Complete Control.

Ved at digitalisere virksomhedens fuldmagtsoversigt hjælper vi dig med at etablere fuldmagtsniveauer for de respektive medarbejdere ved hjælp af en brugervenlig applikation, som alle har adgang til i skyen. Applikationen viser, hvem der har myndighed til at gøre hvad og indeholder en log og en søgbar historik for samtlige ændringer af fuldmagtsniveau.

Den enkle adgang til at administrere og dokumentere fulmagter gør dette til et uundværligt værktøj i arbejdet med at sikre effektiv styring og compliance i virksomheden. For eksempel rapporterer en medarbejder i debitorbogholderiet til en regnskabschef, som rapporterer til CFO. Hvis debitorsystemet advarer om fejlagtige oplysninger, kan man følge fuldmagtshierarkiet for at fastslå, hvem der er ansvarlig for fejlene.

Vores fuldmagtsoversigt gør jeres virksomhed mere professionel og kan bestilles nu. Book en demonstration i dag for at se, hvad løsningen kan gøre for jer!

FUNKTIONER I fuldmagtSOVERSIGTEN

  • Brugervenlig skabelontilgang til allokering af fuldmagter til nye og eksisterende medarbejdere

  • Overskuelig visualisering af stedfortræderoversigt (organigram over fuldmagtsniveauer)

  • Større fleksibilitet til at definere processer og workflows for fuldmagter

  • Administratorer har flere muligheder for at overvåge og styrke de nødvendige processer og følge op på de personer, der afviger fra disse

  • Audit-administration af stedfortræderdefinitioner

  • Inkluderer forenklet opdatering/accept af tildelte fuldmagter i tilfælde af en ny revision

  • Definitioner/grupperinger på flere niveauer

  • Notifikation om/oversigt over tidlige ansatte, som stadig har fuldmagter

  • Mere overskuelig oversigt over afdelinger og omkostningscentre, der er blevet tildelt en fuldmagt

  • Administratorer kan tildele en fuldmagt på et givet niveau og samtidig forhindre uddelegering

  • Mulighed for at trække fuldmagter til stedfortrædere af en vis type/på et vist niveau tilbage med en brugertilpasset besked til stedfortræderne
  • Større transparens, herunder ændringer af tildelte fuldmagter

  • Mulighed for at uploade vedhæftninger til en tildelt fuldmagt for at styrke dokumentationen og transparensen

Hver eneste sejr, hvert eneste fejltrin og hver eneste grebet eller forspildt mulighed er resultatet af en beslutning, som nogen har taget eller undladt at tage. I mange virksomheder strander beslutninger et sted i organisationen. Det har ingen betydning, hvilken branche du er i, hvor stor og velkendt din virksomhed er, eller hvor god jeres strategi er. Hvis man ikke kan tage de rigtige beslutninger hurtigt og effektivt og gøre dem til virkelighed på en konsekvent måde, vil virksomheden tabe terræn. Faktisk er evnen til at tage de rigtige beslutninger og føre dem ud i livet i en fart et af kendetegnene ved virksomheder, der leverer gode resultater.
Paul Rogers, Bain & Company
Business Harvard Review

Har du lyst til at se hvordan fuldmagtsoversigten fungerer?

udfyld dine kontaktinfo herunder, så tager vi kontakt!