Das ist die Autorisierungsmatrix

Eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Lösung, die Autorisierungen von Mitarbeitern im Innen- und Außenverhältnis verwaltet und visualisiert. Governance & Compliance - einfach und effektiv.

The CFO's best friend

WER ist autorisiert entscheidungen zu treffen?

Wer ist in Ihrem Unternehmen befugt, Verträge zu genehmigen und zu signieren? Sollten Sie bei einer Wirtschaftsprüfung gefragt werden, warum ein Mitarbeiter oder Kollege einen Betrag genehmigt hat, der über dem freigegebenen Limit liegt: Wie beweisen Sie, dass Sie eine (vorübergehende oder dauerhafte) Autorisierungsgenehmigung erteilt haben? 

Die Dokumentation einer unternehmerischen Autorisierungsmatrix ist für die interne Kontrolle elementar. Sie definiert finanz- und verwaltungsbezogene Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern in Bezug auf unternehmerische Entscheidungen und Transaktionen. Nicht-fiskalische Aufgaben fallen ebenfalls darunter: Pressearbeit, IT-Sicherheitsrevisionen, DSGVO-Dokumente, Marketing und Werbung, Personaleinstellungen und Gehälter - die Liste ist lang. 

Wie verwalten Sie Ihre unternehmerischen Autorisierungen? In einem statischen Dokument - so wie bei 19 von 20 Unternehmen? Wäre es nicht besser über eine digitale Online-Matrix zu verfügen, in der Sie Autorisierungen mit wenigen Klicks aktualisieren können und die für jeden Mitarbeiter jederzeit zugänglich ist?

Eine Smarte Autorisierungsmatrix für den CFO

Über eine klar definierte Hierarchie lässt sich die Verantwortung alle Projekte und Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens nachverfolgen. Dies trägt dazu bei, effiziente Kommunikationswege zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Geschäftsbereichen des Unternehmens zu schaffen.

Der CFO ist häufig dafür verantwortlich, dass Autorisierungen festgelegt, kommuniziert, verstanden und eingehalten werden – insbesondere, wenn es um Finanzaufgaben geht. Ohne Festlegung klarer Autorisierungsebenen weiß häufig niemand so genau, wer eine bestimmte Entscheidung oder Transaktion genehmigen darf und wer nicht. Das führt zu Ineffizienz, Unsicherheit und potenziell kostenintensiven Fehlern.

House of Control hat im Rahmen der Complete Control-Produktreihe eine leistungsfähige und benutzerfreundliche Lösung für dieses Problem entwickelt – ein unverzichtbares Tool für den CFO.

Mit unserer cloudbasierten Autorisierungsmatrix können Unternehmen die jeweiligen Befugnisebenen für alle Mitarbeiter festlegen. Die Anwendung gibt eine Übersicht darüber, wer autorisiert ist, welche Tätigkeiten wahrzunehmen. Gleichzeitig ist im System ein Protokoll sowie ein durchsuchbarer Verlauf über alle vorgenommenen Änderungen hinterlegt.

Durch diese einfache Verwaltung und Dokumentation derAutorisierungsmatrix wird die Anwendung zu einem effektiven Governance- und Compliance-Tool für das Unternehmen. Autorisierungen und Hierarchieebenen sind meist komplex: Beispielsweise berichtet ein Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung dem Leiter der Buchhaltung, der wiederum dem CFO unterstellt ist. Wenn das Debitorensystem kontinuierlich fehlerhafte Informationen meldet, können Sie in der  Autorisierungshierarchie nachverfolgen wer für die Fehler verantwortlich ist.

Unsere Autorisierungsmatrix bringt mehr Professionalität in Ihr Unternehmen. Buchen Sie eine Live-Demo und überzeugen Sie sich selbst!

Funktionen der autorisierungsmatrix

  • Anwenderfreundliches Vorlagenkonzept für die Zuweisung diverser Autorisierungen an neue und bestehende Mitarbeiter
  • Übersichtliche Visualisierung der Matrix (Organigramm mit Autorisierungsebenen)
  • Mehr Flexibilität bei der Definition von Prozessen und Arbeitsabläufen
  • Mehr Kontrollmöglichkeiten für Administratoren, Prozesse zu befolgen und durchzusetzen und Mitarbeiter zu erkennen, die von diesen abweichen
  • Erstellen und Managen von Stellvertreterfunktionen
  • Bei einer Revision können die erteilten Autorisierungen einfach aktualisiert/ genehmigt werden
  • Vielfache Definitions-/Gruppierungsebenen
  • Bessere Visualisierung von Abteilungen und Kostenstellen, die Autorisierungen besitzen
  • Administratoren können Autorisierungen auf bestimmten Ebenen zuweisen und gleichzeitig eine Autorisierungsübertragung ausschließen
  • Möglichkeit, alle Autorisierungen eines bestimmten Typs/ einer bestimmten Ebene über personalisierte Nachrichten an Stellvertreter zu entziehen
  • Besserer Überblick/ Prozess hinsichtlich abgelehnter Autorisierungen
  • Möglichkeit, Anhänge für eine zugewiesene Autorisierung hochzuladen, um die Dokumentation und Transparenz zu erhöhen
Jeder Erfolg, jedes Missgeschick, jede Gelegenheit, die ergriffen oder versäumt wurde, sind das Ergebnis einer Entscheidung, die jemand getroffen oder unterlassen hat. Bei vielen Unternehmen bleiben Entscheidungen routinemäßig irgendwo in der Organisation stecken. Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, welche Größe und Bekanntheit Ihr Unternehmen hat oder wie intelligent Ihre Strategie ist: Wenn Sie die richtigen Entscheidungen nicht schnell und effektiv treffen und konsequent umsetzen können, verliert Ihr Unternehmen an Einfluss. Tatsächlich ist die Fähigkeit, gute Entscheidungen zu treffen und schnell umzusetzen, das Kennzeichen erfolgreicher Unternehmen.
Paul Rogers, Bain & Company
Business Harvard Review

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