5 Ansätze, mit denen Sie die Abhängigkeit von Schlüsselpersonal reduzieren

by House of Control | 26.02.2021 09:10:45

Hinterlassen bestimmte Mitarbeiter eine Lücke, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden? 

Unternehmerische Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern lässt sich auf unterschiedliche Faktoren zurückführen: Vom Mitarbeiter eingesetzte Arbeitsmethoden und -leistungen, persönliche Kundenbeziehungen, uvm. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) sind davon betroffen, die noch keine großen Investitionen in unterstützende Betriebssysteme getätigt haben. 

Mit den folgenden Ansätzen können KMUs die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern reduzieren:

1. Gemeinsames Verzeichnis aller Kontakte
Alle Kontakte, die im Namen eines Unternehmens geschlossen werden, sollten in ein CRM-System eingepflegt werden. Mitarbeiter, die keinen Zugang haben, sollten die Kontakte zumindest in einer gemeinsam genutzten Tabelle pflegen.

2. Dokumentierte Arbeitsmethoden
Beauftragen Sie Mitarbeiter mit der Dokumentation unternehmerischer Arbeitsmethoden. Eine strukturierte Beschreibung von Arbeitsmethoden bietet eine Absicherung für den Fall, dass Schlüsselpersonal das Unternehmen verlässt.

3. Gemeinsames Ablagesystem für Kundenkommunikation und -leistungen
Kundenkommunikation und ausgeführte Leistungen werden häufig lediglich im E-Mail-Postfach gespeichert. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, benötigen Sie eine rechtliche Genehmigung, um auf das Postfach zugreifen zu dürfen. Dementsprechend ist es sinvoll, ausgeführte Leistungen und die entsprechende Kommunikation an einem gemeinsam genutzten Ort abzulegen und zu dokumentieren.

4. Übergreifende E-Mail-Adresse für Großkunden
Anknüpfend am vorherigen Punkt, raten wir dazu, ein gemeinsam genutztes, übergreifendes E-Mail-Postfach für wichtige Kunden einzurichten. Die gesamte Kundenkommunikation sollte vom selben Postfach aus getätigt werden. Neue Mitarbeiter können dementsprechend direkt an bereits getätigter Kommunikation anknüpfen. 

5. Verträge zentral registrieren
Arbeiten Sie mit mehreren Subunternehmern zusammen oder haben Leistungen outgesourct? Je größer die Anzahl an Liefervereinbarungen, desto wichtiger ist professionelles Vertragsmanagement. Andernfalls riskieren Sie, dass sich Verträge automatisch verlängern, ohne dass Sie Konditionen neu verhandeln können - oder sie beanspruchen Leistungen, die Sie nicht mehr benötigen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihr Unternehmen die Abhängigkeit von Schlüsselpersonal reduzieren kann? Kontaktieren Sie uns gerne.

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