Was gibt es bei der Anschaffung eines Contract Lifecycle Management Tools zu beachten?

by House of Control | 26.02.2021 09:16:50

Es gibt unzählige Vorteile bei Contract Lifecycle Management (CLM) Tools: Vermeidung automatischer Vertragsverlängerungen, Eliminierung unnötiger Kosten, Übersicht über künftige Verbindlichkeiten, Benachrichtigungen zu Fälligkeitsterminen, reduzierte Abhängigkeit von Schlüsselpersonal, schnellere Budgetierung mit genaueren Prognosen, uvm.

Professionelles Vertragsmanagement verschafft Unternehmen nicht nur wirtschaftliche Vorteile. Da Routineaufgaben entfallen, haben Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf strategische Tätigkeiten zu fokussieren. Um Sie bei der Auswahl eines geeigneten Contract Lifecycle Management-Tools zu unterstützen, haben wir nachstehend elf Faktoren aufgelistet, die Sie bei der Anschaffung berücksichtigen sollten.

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1. Wie benutzerfreundlich ist die Lösung?
Eine intuitive Benutzeroberfläche ist ein guter Anfang. Fordern Sie eine Live-Demo an und lassen Sie sich erklären, wie Verträge registriert und Berichte extrahiert werden.

2. Stehen Benutzerhandbücher zur Verfügung?
Unabhängig davon, wie intuitiv und benutzerfreundlich eine Lösung ist, benötigen Anwender manchmal Unterstützung. Fragen Sie nach Benutzerhandbüchern und Erklärvideos.

3. Wie ist der Kundenservice aufgebaut?
Sie benötigen einen Experten, der Sie bei der Einführung Ihres Contract Lifecycle Management Tools unterstützt und Ihnen Hilfestellungen verständlich vermitteln kann.

4. Erhalten Sie in der Einführungsphase Unterstützung?
Das Zusammentragen von Verträgen und die Erfassung dieser im System ist aufwendig. Fragen Sie deshalb nach alternativen Möglichkeiten - beispielsweise nach einer Lösung, die Dokumente automatisch scannt und erfasst. Gibt es einen Inhouse-Experten, der Sie bei der Registrierung unterstützen kann?

5. Best-Practices: Weist der CLM-Anbieter eine hohe Expertise auf?
Professionelles Contract Lifecycle Management umfasst die Etablierung neuer Standards und Arbeitsweisen – ohne dass Mitarbeitern dadurch ein Mehraufwand entsteht. Je höher die Expertise eines CLM-Anbieters, desto besser werden Sie dazu beraten, wie Ihre Prozesse am effektivsten strukturiert werden können.

6. Kann das Tool auf Ihre Bedürfnisse angepasst und erweitert werden?
Moderne SaaS-Lösungen verfügen über diverse Standardfunktionen, die in unterschiedlichen Branchen und auf verschiedene Unternehmenstypen angewendet werden können. Sie erkennen einen innovativen CLM-Anbieter daran, ob er Module für Nischenanwendungen anbietet.

7. Ist der CLM-Anbieter innovativ entwickelt das Tool kontinuierlich weiter?
Ein guter Softwareentwickler integriert kontinuierlich neue Funktionen in seine Lösungen. Bitten Sie den CLM-Anbieter um Informationen zu neueren Modulen, die für die Lösung entwickelt wurden.

8. Was sagen Kunden über das Tool?
Wie viele Kunden nutzen das CLM-Tool bereits? Wie viele Assets, Verträge und andere Dokumente wurden bereits registriert? Erkundigen Sie sich nach der Kundenabwanderung – wie viele Kunden verwenden das Tool nicht mehr?

9. Wie steht es um die Datensicherheit?
Die Verträge Ihres Unternehmens enthalten unternehmenskritische Informationen. Wie werden Daten gespeichert, sicherheitsrelevante Vorgänge kontrolliert und welcher Partner ist dafür zuständig?

10. Blicken Sie hinter die Kulissen des CLM-Anbieters
Erstklassige Datensicherheit, laufende Innovationen und guter Kundenservice sorgen für ein langfristiges Kundenwachstum. Dennoch stellt sich die Frage, wie nachhaltig das Unternehmen wirtschaftet: Wie steht es um die Finanzen des CLM-Anbieters? Wie abhängig ist das Unternehmen von Einzelaufträgen? Arbeiten Sie stets mit Unternehmen zusammen, die langfristig aufgestellt sind.

11. Werden Sie bei der Umsetzung Ihrer Klimastrategie unterstützt?
Ressourcennutzung und CO2-Emissionen sind häufig an unternehmerische Lieferungen und Verträge gebunden. Smarte Contract Lifecycle Management Tools unterstützen Sie dabei, Ihre Umweltbelastung zu reduzieren.

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