Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge Ihr Unternehmen hat?

by House of Control | 26.02.2021 09:18:03

Der Großteil an Finance-Professionals, mit denen wir im Dialog stehen, ist der Ansicht, dass eine hohe Anzahl Dienstleistungsunternehmen und damit einhergehenden abgeschlossenen Verträgen zu einer erhöhten Komplexität führt. Je höher die Komplexität, desto höher sind die direkten und indirekten Kosten von unternehmerischem Vertragsmanagement.

Verträge werden auf verschiedenen Unternehmensebenen verwaltet und bergen dadurch Risiken: Doppelt abgeschlossene Verträge, verpasste Kündigungs- oder Neuverhandlungsfristen oder automatische Vertragsverlängerungen. Indirekte Kosten entstehen durch eine hohe Abhängigkeit von Schlüsselpersonal und gesteigerte Administrationskosten. Die Zeit, um Vertragsdokumente aufzufinden und entsprechende Prognosen und Budgets zu erstellen, ist hoch.

Wie viele Verträge hat Ihr Unternehmen? Diese Frage stellen wir unseren potentiellen Kunden beim Erstgespräch. Die häufigste Antwort beläuft sich meist auf eine ungefähre Schätzung – meist niedriger als es der Realität entspricht. Selbst erfahrene CFOs sind überrascht, wenn sie erfahren, wie viele Verträge das Unternehmen aufweist und wie hoch die entsprechenden Kosten sind.

Es bedarf einer umfangreichen Prüfung sämtlicher Abteilungen, um festzustellen, wie viele laufende Verträge innerhalb eines Unternehmens vorhanden sind. Die meisten Verträge lassen sich wie folgt kategorisieren:

  • IT-Verträge, z. B. für Server, Cloud, Software Lizenzen, PC und Telefone
  • Lieferungen, die wichtig sind, um Verpflichtungen gegenüber Kunden zu erfüllen
  • Mietverträge und die damit verbundenen Sicherheits-, Versicherungs-, Park-, Strom- und Internetkosten
  • Leasingverträge für Firmenwagen, Produktionsmaschinen und ähnliche Posten
  • Rahmenverträge für Rechts-, Marketing- und Kommunikationsdienstleistungen
  • Mitarbeiterbezogene Verträge, z.B. Personalverträge, Reise- und Unfallversicherungen, Betriebliche Altersvorsorge, Mitgliedschaften im Fitnessstudio, etc.
  • Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien, z.B. Drucker, Briefpapier, Möbel, etc.
  • Büroleistungen, z.B. Kantinen, chemische Reinigung, Hausmeisterdienste, etc.
  • Verschiedene Büroposten, z.B. Pflanzen, Kaffeemaschinen, Obst, Wasser und Snacks

Wie viele Verträge haben hat Ihr Unternehmen also tatsächlich? Wie komplex wird Ihr Vertragsmanagement, wenn Sie die Kündigungsfristen, Ansprechpartner und Ablagerichtlinien hinzuzählen? Wie ist die Schnittstelle zu Ihrem ERP-System geregelt?

Einer unserer Kunden, der mittlerweile Complete Control für seine Mietverträge verwendet, nutze ursprünglich Excel-Tabellen für das Vertragsmanagement. „Das hat ganz gut funktioniert, als wir noch relativ wenige Mietverträge hatten. Doch als das Unternehmen immer größer wurde, war diese Lösung nicht mehr praktikabel und gestaltete sich total unrentabel“, erinnert er sich.

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