Complete Control

Eine cloudbasierte SaaS-Lösung (Software as a Service), die Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Verträge, Verbindlichkeiten und Assets gibt

WARUM VERTRAGSMANAGEMENT WICHTIG IST

Kontrollieren Sie Kosten, Zeit, Risiko und den Stresslevel des CFOs

  • Ihr Unternehmen hat deutlich mehr Verträge als Sie vermuten
  • Verträge werden ungewollt und ohne erneute Verhandlungen verlängert
  • Unnötige Kosten häufen sich schnell an und mindern den Gewinn
  • Verlorene oder vergessene Verträge machen die Finanzplanung mühsam und ungenau
  • Das Vertragsmanagement liegt in den Händen einzelner Schlüsselpersonen. Dies kann ein Geschäftsrisiko darstellen.
  • IFRS 16- und Finanzierungsleasing-Compliance sind zeitraubend, aber notwendig
  • Vorstandsmitglieder, Anteilseigner und Investoren erwarten Kontrolle, Transparenz und eine positive Wertentwicklung
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vorteile für Ihr unternehmen

Smartes Vertragsmanagement steigert die Performance des CFOs

  • Vermeiden Sie unnötige Kosten - positive Auswirkung auf Ihr Geschäftsergebnis
  • Seien Sie vorbereitet, bevor Verträge ablaufen – keine unnötigen Unterbrechungen von Dienstleistungen oder unerwünschte Verlängerungen
  • Weniger Abhängigkeit von Schlüsselpersonal
  • Mehr Sicherheit, gesteigerter Gewinn und weniger Risiko
  • Schnelle und exakte Budgetierung
  • Verbesserte Compliance und Rechnungslegung
  • Strukturierte Due-Diligence-Prozesse
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Unsere lösung

Funktionen von Complete Control

  • SaaS-Lösung (Software as a Service) mit sicherer Cloud-Speicherung aller relevanten Unterlagen
  •  Benachrichtigungen vor Vertragsverlängerungen und anderen Fälligkeitsterminen
  •  Benutzerfreundliches Dashboard und Reporting-Tool
  •  Einfacher Excel-Import und -Export
  •  Kompatibel mit allen ERP-Systemen
  •  Software und Support u.a. auf Deutsch und Englisch
  •  Leistungsstarke Add-ons und Zusatzmodule

Beliebte module und add-ons

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer IFRS 16-Seite

House of Control hat ein Modul zur vollständigen Kontrolle von Finanzierungsleasing-Verträgen entwickelt. Sie erhalten Kontrolle über alle relevanten Daten des Leasingvertrags, einschließlich Preis, Laufzeit und Kündigungsfrist. Es handelt sich um ein Modul, das schnell und präzise Daten zur Verfügung stellt und Reportings erstellt.

House of Control hat ein benutzerfreundliches Tool für den CFO entwickelt: Die Autoritsierungsmatrix. Mit unserem cloudbasierten und benutzerfreundlichen Tool können Unternehmen die jeweiligen Befugnisebenen für Mitarbeiter im Innen- und Außenverhältnis festlegen. Die Anwendung gibt eine Übersicht darüber, wer autorisiert ist, welche Tätigkeiten wahrzunehmen. Gleichzeitig ist im System ein Protokoll sowie ein durchsuchbarer Verlauf über alle vorgenommenen Änderungen hinterlegt.

Mit der Autorisierungsmatrix werden Compliance und Governance werden. Autorisierungen und Hierarchieebenen sind meist komplex: Beispielsweise berichtet ein Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung dem Leiter der Buchhaltung, der wiederum dem CFO unterstellt ist. Wenn das Debitorensystem kontinuierlich fehlerhafte Informationen meldet, können Sie in der Autorisierungshierarchie nachverfolgen wer für die Fehler verantwortlich ist.
Weiterführende Informationen zur Autorisierungsmatrix finden Sie hier.

Sicherer, einfacher und schneller: House of Control unterstützt die digitale Signatur in Zusammenarbeit mit Signicat, Europas führendem Anbieter von digitalen Identifizierungslösungen. Die digitale Signatur basiert auf der PAdES-Technologie, welche die EU-Anforderungen der eIDAS-Verordnung erfüllt.

Dabei werden marktführende Methoden angewandt, die in Behörden und im Banksektor bereits zur Kunden- und Einwohneridentifizierung eingesetzt werden. Nach Auswahl des entsprechenden Endgeräts führt der Vertragsunterzeichner die Identifizierung im Rahmen des Signierungsprozesses durch. 

Lesen Sie mehr über die Digitale Signatur von House of Control hier

Neue EU-Bestimmungen verschärfen die Governance-Anforderungen für Banken und andere Finanzinstitutionen im Umgang mit der Auslagerung von Finanztechnologie (Fintech). Die Vorschriften beinhalten Anforderungen an ein zentrales Register für Verträge mit Subdienstleistern.

Ausgangspunkt sind die von der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (EBA) herausgegebenen Leitlinien zum Umgang mit Outsourcing („Guidelines on outsourcing arrangements“ (EBA/GL/2019/02)), welche die Grundlage für nationale Regelungen bilden. Die Vorschriften gelten in der EU und im gesamten EWR.

Unser EBA-Modul ist auf die Herausforderungen zugeschnitten, denen sich Finanzinstitutionen in Bezug auf Dokumentation, Verwaltung, Nachverfolgung und Übersicht stellen müssen – einschließlich rechtzeitiger Benachrichtigungen über relevante Fristen. 

Mehrere Banken sind bereits Kunde von House of Control und setzen Complete Control ein, um die vorgegebenen Anforderungen zu erfüllen.

Dieses Integrationsmodul befasst sich mit Vertragspreisanpassungen. Das hat zur Folge, dass Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben exakter berechnet können. Die Daten stammen von den jeweiligen statistischen Bundesämtern und erhalten neben norwegischen, dänischen, schwedischen und finnischen Indizees auch den deutschen Verbraucherpreisindex. Das Modul passt Ihre Preise anschließend automatisch an die ausgewählten Indizes an und kann Berichte über erfolgte oder geplante Verträgsänderungen erstellen. Diese Funktion spart Zeit und liefert hervoragende Daten für die Rechnungsstellung. Zudem können Sie über Preisindexänderungen benachrichtigt werden.

Unternehmensbezogene Klimabilanzen und Corporate Social Responsibility werden immer relevanter. Mehr und mehr entscheidet dieses Thema darüber, bei welchen Unternehmen wir kaufen und wo sich jüngere Menschen um Stellen bewerben.

Wir bei House of Control sind davon überzeugt, dass wir erst am Anfang dieser Entwicklung stehen. Ebenso sind wir der Überzeugung, dass Mitarbeiter und Kunden zukünftig eine höhere Nachfrage nach ESG-Kennzahlen (Environmental, Social and Governance) und daraus resultierenden Maßnahmen haben werden. Auch die Öffentlichkeit wird sich nicht mehr auf vage Aussagen verlassen und konkrete Zahlen fordern. Mithilfe unseres ESG-Moduls können Sie Ihre Kennzahlen hinterlegen und diese mit sämtlichen anderen Inhalten verknüpfen.

Das Modul strukturiert Mitarbeiter-Kompetenzen, einschließlich obligatorischer Schulungen, Qualifikationen und Zertifizierungen, sowie Mitarbeiterfotos und Datei-Anhänge. Es sendet Benachrichtigungen, wenn eine neue Schulung fällig ist oder Zertifizierungen ablaufen.

Darüber hinaus beinhaltet das Modul ein Archiv aller Verträge, die in Verbindung zu einzelnen Mitarbeitern stehen. Es verfügt über eine erweiterte Suchfunktion, die es dem Benutzer ermöglicht, nach Qualifikationen innerhalb des Unternehmens zu suchen. Lebensläufe können exportiert werden, wobei ausgewählt werden kann, welche Informationen enthalten sind.

Das Advanced Notification Center ermöglicht es Ihnen, automatische Benachrichtigungen zu konfigurieren. Proaktive Benachrichtigungen sind schon bei der Basisversion ein Eckpfeiler von Complete Control, aber dieses Modul bietet Ihnen eine weitaus umfassendere Benachrichtigungskonfiguration.

Es kann Sie über jede Art von Vertrag und Verbindlichkeit benachrichtigen und unterstützt dabei, einen Überblick über Mitarbeiter, Assets, Indizes, Projekte etc. zu behalten – z.B. ob ein Mitarbeiter ein anstehendes Jubiläum hat oder ob Qualifikationen (Lizenzen, Kurse, Zertifikate) demnächst ablaufen. Mit anderen Worten: Sie können über jedes mögliche Ereignis benachrichtigt werden, das für ein Unternehmen von Interesse sein.

Geht ein Computer verloren, kann das katastrophal sein – die Versicherung deckt nur das Gerät selbst ab, die verlorenen Daten können nicht ersetzt werden. 

Security Labels minimieren den Wiederverkaufswert und machen die Geräte für Diebe weniger attraktiv. Darüber hinaus „vergessen“ Angestellte die Rückgabe von ausgeliehenen Geräten viel seltener, sobald diese gekennzeichnet sind. Von Vorteil ist ebenfalls, dass die für die jeweiligen Betriebsmittel Verantwortlichen einen Überblick über die Nutzung der Assets erhalten.

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WIE EIN VERTRAG IN COMPLETE CONTROL Erfasst WIRD

Vertragsart: Lieferantenvertrag, Kundenvertrag oder anderweitiger Vertrag?

Vertragspartner: Informationen über das Unternehmen, wichtige Kontakte und weitere Details (ISO, Zertifikate und Bestätigungen).

Status des Vertrags: Ist dieser aktiv, inaktiv, in Neuverhandlung oder gekündigt?

Abteilung: Welcher Abteilung im Unternehmen ist der Vertrag zugeordnet – Ebene, Standort, Kostenstelle?

Zugehörige Verträge: Z.B. Gebäudereinigung und Strom sind mit einem bestimmten Mietvertrag verbunden

Zugehörige Assets: Wie lautet z.B. das KFZ-Kennzeichen eines Leasingfahrzeugs?

Vertragsbeginn, -ablauf, Kündigungsfrist, sowie Zeitpunkt für Benachrichtigung

Zahlungsplan: Cashflow während der Vertragslaufzeit

Kategorie: Informationen zur Verknüpfung des Vertrags mit dem Finanz- und Rechnungswesen

Verantwortlichkeiten: Wer trägt die Verantwortung für den Vertrag?

Unterschrift: Wer hat den Vertrag unterzeichnet?

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