Slik effektiviserer Konkurransetilsynet sin avtalehåndtering
Med Complete Control har Konkurransetilsynet gått bort fra manuell og tidkrevende oppfølging av avtaler. Automatiske varslinger gir bedre rutiner for offentlige anskaffelser, og de ansatte får større nytte av avtalene som er inngått.
«Å fremme konkurranse som er til fordel for forbrukere og næringsliv». Det er samfunnsoppdraget til Konkurransetilsynet, med hovedkontor i Bergen. Visjonen er intet mindre enn «Velfungerende markeder».
Som enhver virksomhet – privat eller offentlig – er Konkurransetilsynet avhengig av ulike leveranser fra eksterne for å utføre samfunnsoppdraget og jobbe i retning av visjonen. Dette kan være alt fra husleie til datautstyr, fra bredbånd til reisebyrå – og mye mer.
Controller Alf Jarle Albertsen er tilsynets øverste ansvarlige for offentlige anskaffelser. Det er hans jobb å følge opp anskaffelsene gjennom avtaletiden. Vet de ansatte om avtalen? Skal den fornyes ved utløp? Skal det lyses ut et nytt anbud?
– Konkurransetilsynet har alle avtalene lagret i sak- og arkivsystemet, slik vi er pålagt. Dette har imidlertid ingen gode funksjoner for å følge opp avtalene, verken når det gjelder i tid eller å knytte avtalene til personer, sier han.
Før har han hatt sine «egenkomponerte» løsninger på disse utfordringene, i første rekke tabeller laget i Excel. – Ja, oversikten var der, men i praksis hadde vi et betydelig bryderi med å følge opp og varsle de som har inngått avtalene og de som bruker dem.
Albertsen sier at Complete Control spiller godt på lag med sak- og arkivsystemet:
– Avtalene er fortsatt lagret bare ett sted, men fra Complete Control har vi lenker inn til hver enkelt avtale i sak- og arkivsystemet. Samtidig får vi varslinger i god tid før utløp, og vi bestemmer selv flyten av purringer og hvem som skal se på avtalene.
Complete Control bidrar også til at ansatte faktisk kjenner til avtalene, fordi alle ansatte har lesetilgang. Dette har en positiv effekt for hver enkelt: Med bevissthet om hvilke avtaler de kan bruke, får de større nytte av eksterne leveranser.
– Hva kan du si om fasen fra dere hadde signert kontrakten med House of Control til du var i gang med løsningen?
– Det var en positiv og profesjonell opplevelse å komme i gang med løsningen. Prosjektmedarbeiderne fra House of Control gjorde det enkelt for å meg å legge inn eksisterende avtaler fra vårt system. Samtidig fulgte de meg opp tett, med den effekten at jeg tidlig så verdien dette tilfører meg i min rolle – og tilsynet generelt, forteller Albertsen.