Digital signatur fra Egreement forbedrer avtalehåndtering for flere hundre av House of Controls kunder. Men løsningen fungerer også utmerket stand-alone. Her er seks eksempler.
I House of Control Group har vi et selskap som tilbyr digital signatur, Egreement. Innenfor sikkerhet og brukervennlighet er løsningen deres blant Europas ledende. Med Egreement kan våre brukere av Complete Control signere leverandør- og kundekontrakter sikrere og enklere – fortrinnsvis med BankID og MitID i Skandinavia.
Hånd i hanske for avtalehåndtering
Fordelene ved å bruke digital signatur i avtalehåndtering er mange. Åpenbart er det tidsbesparende å signere digitalt sammenlignet med å skrive ut et avtaledokument, signere, skanne inn, sende tilbake, lagre dokumentet, og så videre.
Og apropos lagre dokumentet, hvordan skal det gjøres? Blir kontrakten liggende i innboksen? Laster du opp til en server? Hvor enkelt er det å finne igjen dokumentet for dine kolleger den dagen du slutter? Med digital signatur blir organiseringen håndtert på en måte som er både hensiktsmessig og som forebygger personavhengighet.
Digital signatur er også sikrere enn signatur med penn og papir, inkludert å signere et PDF-dokument med en skannet fysisk signatur. Hvilken sikkerhet har dere, leverandørene eller kundene for at det faktisk er riktig person som har signert? Digital signatur forutsetter at avtalene signeres ved bruk av BankID, MitID eller andre sikre metoder for identifisering av personen som signerer.
Egreements løsninger er sømløst integrert i vår programvare for avtalehåndtering, Complete Control. På grunn av alle fordelene knyttet til sikkerhet, effektivitet og enkel bruk er digital signatur blant våre aller mest populære tillegg. Det gir rett og slett økt brukerverdi.
… Og en sterk løsning stand-alone
Digital signatur fra Egreement er imidlertid ikke låst til Complete Control. Det er en løsning som helt på egenhånd kan tilføre bedriften betydelige fordeler, inkludert et praktisk løft i corporate governance. Her er seks bruksområder som House of Control og våre kunder har brukt digital signatur til i flere år: Kjøp og salg, styredokumenter, åpenhetsloven/ESG, arbeidsavtaler, lønnsavtaler og opplæring.
1. Kjøp og salg
Dette er kanskje den mest opplagte måten å forbedre transaksjonsprosessene på, og den ligger tett opp mot avtalehåndtering. Med digital signatur er det aldri tvil om at avtalen er inngått og hvem som har signert. Dette kan gjelde alt fra produkter og enkeltleveranser til prosjekt-leveranser, langsiktige rammeavtaler og leie- og leasingavtaler. Når avtaler inngås uten at man møtes fysisk, øker relevansen og bruksverdien til sikker digital signatur.
2. Styredokumenter og årsrapport
Har styremedlemmene mottatt dokumenter til neste styremøte? Kan de bekrefte at dokumentene er lest før møtet? Og formelt viktigst, hvordan får dere signatur fra alle styremedlemmene på referatet etter styremøtet? Jo, med digital signatur forenkles prosessen med sistnevnte. Og for de to førstnevnte kan digital signatur være et verktøy for oppfølging. Dette er gode bruksområder uansett omstendigheter, men i løpet av pandemien i 2020-2021 ble digital signatur enda mer verdsatt av våre styremedlemmer.
3. Åpenhetsloven og ESG-bekreftelser
I Norge trådte åpenhetsloven i kraft 1. juli 2022. Loven setter betydelige krav til oversikt og kontroll med bedriftens underleverandører. Bedriften må jevnlig be sine leverandører om bekreftelser om forhold knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Og publikum har rett til å be om innsyn i dette arbeidet. Mange bedrifter i og utenfor Norge har allerede på plass slike krav til leverandørene på frivillig basis. Og ofte stiller de flere ESG-krav enn menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår, for eksempel krav til klima, miljø og antikorrupsjon. Alle typer bekreftelser knyttet til åpenhetsloven og ESG generelt vil få et mer etterrettelig stempel med digital signatur.
4. Arbeidsavtaler
For en HR-avdeling er nyansettelser en del av hverdagen, og da bør signering og lagring av arbeidsavtaler gjøres sikkert, enkelt og effektivt. Mange HR-avdelinger håndterer også tillegg til arbeidsavtalen, for eksempel når en ansatt får permanent eller midlertidig endret stilling og instrukser. Her vil digital signatur bidra til å kvalitetssikre bekreftelsen for både arbeidsgiver og arbeidstaker.
5. Lønnsjusteringer, bonusavtaler og opsjonsavtaler
Dette er eksempler på avtaler knyttet til den ansattes totale økonomiske kompensasjon. Kanskje finnes det også andre, som for eksempel firmabil. Uansett hvilken type avtale det er snakk om, digital signatur forenkler prosessene samtidig som bedriften håndterer dem mer profesjonelt.
6. Opplæring
Har hen fått tilstrekkelig opplæring? spør gjerne advokater når arbeidsgiver ønsker å avslutte et arbeidsforhold. Behovet for å bekrefte at opplæring er mottatt, trenger ikke handle om tilspissede situasjoner. Tvert imot, en skriftlig bekreftelse på at dine ansatte har mottatt forsvarlig opplæring er en del av god corporate governance.
Relevant produkt: Egreement