9 utfordringer for innkjøp: Hvordan håndteres de hos dere?

by House of Control | Apr 12, 2021 2:05:16 PM

Gir alle rammeavtalene de ønskede besparelsene i form av rabatter og mindre tidsbruk? Og, går bokføringen på skinner?

I både private og offentlige virksomheter jobbes det hardt og profesjonelt med å sikre gode rammeavtaler innenfor innkjøp. Det er mange hensyn som skal forenes: Pris, utvalg, service, miljø, samfunnsansvar, sertifiseringer – for å nevne noen. Gode innkjøp legger selvsagt grunnlaget for sentrale mål som lavere kostnader og bedre lønnsomhet, men innkjøpene bør også gjenspeile verdigrunnlaget i bedriften og bidra til bedre omdømme og mer fornøyde medarbeidere.

Men hvordan løser dere utfordringene knyttet til å sette intensjonene ved rammeavtalene ut i praksis? Det er mange praktiske problemstillinger som står mellom en inngått rammeavtale og å høste gevinstene av den. Hvordan løser dere disse ni utfordringene?

  1. Hvor lagrer dere rammeavtalene?
  2. Hvordan oppdaterer dere produktkatalogene for innkjøp – hvor mange timer går med?
  3. Finner de ansatte rammeavtalene når de trenger en vare?
  4. Får dere de avtalte rabattene?
  5. Hvor store rabattbeløp går dere glipp av fordi ansatte gjør innkjøp utenfor rammeavtalene?
  6. Kan ansatte kjøpe fra lokale leverandører når det er hensiktsmessig?
  7. Hvor mange timer bruker dere på å registrere nye leverandører (i ERP-systemet)?
  8. Hvor ofte mangler det innkjøpsordre (PO) på en faktura?
  9. Hvor mange timer bruker dere i løpet av året på manuell fakturahåndtering?

Det er en sammenheng mellom svarene på disse spørsmålene. For eksempel:

  • Dersom det ikke finnes et felles og sentralt sted hvor ansatte finner fram til rammeavtalene, da hender det oftere at det gjøres tilfeldige innkjøp.
  • Når det er tungvint og tilfeldig hvordan katalogene oppdateres, går det med flere timer til dette rutinearbeidet, og rammeavtalene gjenspeiler ikke et dynamisk innkjøpsbehov.
  • Ansatte som ikke finner avtalene ender ofte opp med å gjøre innkjøp utenfor rammeavtalen, og da bortfaller rabattene. Tenk hva 5 prosent i rabatter på 100 millioner kroner i innkjøp betyr for en virksomhet.
  • Noen ganger er det raskeste og beste å kjøpe fra lokale leverandører, men har virksomheten en innkjøpsløsning som har nok fleksibilitet til dette?
  • Når ansatte gjør innkjøp utenfor rammeavtalene bruker de ofte tid på å vurdere pris og kvalitet.
  • … og ofte mangler det innkjøpsordre, som gjør fakturahåndteringen frustrerende og tidkrevende for økonomiavdelingen.
  • … og det koster hundrevis av kroner å registrere nye leverandører og manuelt håndtere hver enkelt faktura.

Det er på tide å transformere innkjøp! Tenk om dine ansatte brukte samme nettbutikk for alle typer innkjøp? En nettbutikk som ligner den dine ansatte bruker privat? En nettbutikk hvor utvalget er enkelt å oppdatere, og hvor din virksomhet får alle de avtalte rabattene? En nettbutikk hvor det er enkelt for selv de minste lokale leverandørene å være synlige? En nettbutikk som jobber på lag med ERP-systemet, hvor PO-nummer lages automatisk og fakturahåndtering forenkles?

Denne løsningen heter Complete Procure. Den forenkler og profesjonaliserer innkjøp og gir dere rask ROI – fordi dere realiserer alle rabattene og sparer tid på manuelt faktura- og registreringsarbeid i økonomiavdelingen.

På denne siden kan dere ta en rask kikk på videoene som viser hvordan løsningen fungerer.

 

Subscribe Now

Additional Reading