Med en online fullmaktsmatrise har dere en oppdatert oversikt over organisasjonens beslutningsmyndighet. Her publiserer og oppdaterer dere regler og retningslinjer. Med endringsloggen kan revisor og andre se hvordan viktige fullmakter har blitt gitt og justert.
Effektiv delegering av beslutningsmyndighet er juridisk sett viktig for ledelsen. Uten at det er etablert fullmakter er daglig leder ansvarlig for alle beslutninger i virksomheten, med de konsekvenser det kan få. Også revisor er opptatt av internkontrollen, inkludert å vite hvem som kan godkjenne bilag og hva som er maksbeløpet.
Fullmakt er også viktig fra et operasjonelt perspektiv: Uten at myndighet til å treffe beslutninger blir delegert nedover i virksomheten, vil organisasjonen stivne og miste avgjørende fleksibilitet. Sagt på en annen måte, ting stopper opp. Fullmakter gir ansatte klare regler og retningslinjer. Disse definerer flyten mellom hvem som er ansvarlig, hvem som kontrollerer og hvem som skal informeres om en gitt beslutning.
De fleste organisasjoner har et behov for å balansere to hensyn når det gjelder beslutninger: De trenger å kunne ta beslutninger raskt, samtidig som de har et behov for at det er kontroll med hvem som fatter beslutningene. Fullmakter er skapt for å ivareta disse hensynene, men hvem passer på at fullmaktene fungerer etter hensikten?
LAST NED VÅR EBOK: SLIK JOBBER DU SMARTERE SOM CFO
I praksis møter de fleste virksomheter på flere praktiske hindringer: For det første er fullmaktene gjerne vanskelig tilgjengelige – man finner dem ikke når man trenger dem og leter. Et annet klassisk problem er at den enkelte ansatte ikke vet hva slags kjøp hun eller han kan godkjenne eller hvor store beløp fullmakten gjelder. Og hvem andre skal kontrollere og godkjenne et kjøp?
I tillegg kommer vedlikeholdet, som kan bli svært tidkrevende. Og blir fullmaktsmatrisen ikke vedlikeholdt, blir den irrelevant – med regler og retningslinjer som er utdaterte og mangelfulle.
Løsningen er digital. Med en online fullmaktsmatrise har dere en oppdatert oversikt over organisasjonens beslutningsmyndighet, fordelt på avdelinger, regioner og forretningsenheter. Her publiserer og oppdaterer dere regler og retningslinjer. Og her har dine kolleger har kontinuerlig tilgang til oppdaterte versjoner av fullmaktene. Med endringsloggen kan revisor og andre se hvordan viktige fullmakter har blitt gitt og justert.