Energi Fyn fikk kontroll over sine avtaler og sikrer nå at avtaler blir forlenget i tide. Tidsfrister for forlengelser og oppfølging av databehandleravtaler blir varslet.
En glemt frist for forlengelse kan være nok til at en ellers velfungerende avtale må reforhandles. For Energi Fyn var dette en reell utfordring, særlig for selskapet Vores Elnet som er underlagt anbud, og hvor en glemt forlengelsesfrist kan bety nytt anbud. I dag har de full oversikt over sine innkjøpsavtaler. Det gir en helt annen trygghet i hverdagen.
Energi Fyn eier og driver el-forsyningsnettet på størstedelen av Fyn. I tillegg selger konsernet strøm og naturgass til private og næringsliv, tilbyr ulike bredbåndsløsninger, ladeløsninger og etablerer og driver gatebelysning i flere kommuner på Fyn. Som en del av Energi Fyn-konsernet opererer selskapet i en bransje med stor samfunnskritisk betydning og strenge krav til innkjøp.
For anbudskonsulent Caroline Olesen betyr det et arbeid hvor oversikt, dokumentasjon og oppfølging til rett tid ikke bare er ønskelig, men nødvendig.
– Vi håndterer alt fra innkjøpsavtaler til juridiske spørsmål. Vi har derfor behov for verktøy som gir oss kontroll. Tidligere hadde vi ikke ett sted hvor alle avtalene lå samlet, sier hun.
I virksomheter underlagt anbud er kontrakter sjelden evigvarende. De er vanligvis tidsbegrensede, og mange inneholder opsjoner på forlengelse. Hvis fristen glipper, kan kontrakten ikke nødvendigvis videreføres.
– Hvis en kontrakt ikke blir forlenget i tide, kan det i verste fall bety en ny anbudsprosess. Det er en tidkrevende prosess som kan være vanskelig å passe inn i en travel hverdag hvis den ikke er planlagt, forklarer Olesen.
Mangelen på et samlet avtalesystem gjorde at man manglet oversikt, og det var dermed vanskelig å sikre overholdelse av oppfølging på avtaler, herunder forlengelser.
For å sikre bedre styring valgte Energi Fyn å ta i bruk Contract Management fra House of Control. Første skritt var å bygge en struktur som passet deres behov, og etablere tydelige varslingsrutiner.
– Nå får vi varslinger i god tid før en avtale utløper. Det gir oss mulighet til å vurdere om vi skal forlenge, reforhandle eller forberede en ny anskaffelse. Det er en helt annen måte å jobbe på enn tidligere, sier Olesen.
En viktig del av oppsettet var å koble hovedavtaler og databehandleravtaler, noe som har gjort GDPR-oppfølgingen betydelig enklere for Energi Fyn.
– Med House of Control kan vi med ett klikk se alle våre databehandleravtaler og hvilken hovedavtale de hører til. Det hjelper mye fordi vi skal følge opp disse avtalene minst én gang i året, sier Olesen.
Ved å samle alt i Contract Management fra House of Control kan Energi Fyn se sammenhengen mellom hovedavtale og databehandleravtale, hente rapporter på sekunder og sikre bedre etterlevelse av kravene. Det gir en helt annen oversikt, reduserer risiko ved tilsyn og erstatter mye manuelt arbeid med forutsigbarhet og struktur.
Implementeringen av House of Controls Contract Management-programvare har gitt Energi Fyn:
– I et stort hus kan to avdelinger inngå nesten identiske avtaler uten å vite om hverandre. Nå har vi et verktøy som kan hjelpe oss med å identifisere om vi allerede har en avtale på området. Det gir oss bedre forhandlingskraft, sier Olesen.
Mest av alt har det gitt ro.
– Vi slipper stresset med å lete etter avtaler eller være usikre på om vi har fulgt opp noe i tide. Det kan merkes i hverdagen.
Olesen fremhever fleksibiliteten i programvaren som en styrke.
– Vi har fått satt opp strukturer som gir mening for oss. Programmet kan tilpasses nesten som man vil, så lenge man kjenner sin egen avtalestruktur.
Samarbeidet med House of Control og deres Customer Success Manager har også vært viktig.
– Vi har fått god hjelp hele veien. Oppsettet av ulike registreringsbilder for hovedavtaler og databehandleravtaler fungerer veldig bra. Det har gjort det lett for nye brukere å komme i gang.
Når Caroline møter andre innkjøpere eller contract managere, er hun tydelig:
– Det er overraskende hvor vanlig det er at store organisasjoner ikke kan finne avtalene sine. Det kan ligge et helt årsverk bare i å spore dem opp. Hvis du vil unngå det, og sikre at du faktisk vet hva du har avtalt, er et kontraktstyringssystem helt nødvendig.
For Energi Fyn er House of Controls Contract Management-programvare blitt verktøyet som sikrer oversikt, trygghet og bedre styring. Det er forskjellen på å jobbe proaktivt og å drive med brannslukking.