IFRS 16 blir mer komplekst i konsernregnskapet, med interne leieavtaler, elimineringsposter og forskjeller mellom lokal GAAP og IFRS. Med riktig systemstøtte får du bedre kontroll over leieavtalene – og mer pålitelig konsernrapportering.
For et enkeltstående selskap er IFRS 16 krevende. For et konsern er det enda mer utfordrende: den samme leieavtalen kan generere inntekter og kostnader i to selskaper, balanseførte bruksretteiendeler (ROU) og leieforpliktelser må elimineres, og datterselskaper kan rapportere etter lokal GAAP. Interne leieavtaler kan øke balansen, påvirke EBITDA og lånebetingelseskalkyler, og utløse unødvendige revisjonsrunder.
Derfor krever dette området klarhet, presisjon og raske prosesser. Det handler om å velge riktig metodikk og verktøy. Spørsmålet er samtidig bredere: IFRS 16 i et konsern handler ikke bare om å føre et leieregister. I tillegg til å sikre korrekte konserntall kan du oppnå målbare forretningsgevinster. Med full oversikt over leieavtalene får du bedre styringsinformasjon og økt disiplin på tvers av konsernet.
I en konsernstruktur går leieavtaler på tvers av juridiske enheter. Et morselskap kan eie eiendeler som datterselskaper «leier». Eller et serviceselskap kan være den eksterne motparten og viderefakturere kostnadene internt.
Det som er korrekt rapportering i et datterselskap, er ikke nødvendigvis korrekt i konsernregnskapet. Uten en tydelig prosess for å identifisere og klassifisere interne leieavtaler, er det lett å rapportere eiendeler, forpliktelser, renter og avskrivninger for høyt – og dermed feilrapportere resultatet.
CFO-er og konserncontrollere trenger derfor et rammeverk som starter med oversikt: Hvor finnes kontraktene? Hvilke av dem er reelle leieavtaler etter IFRS 16? Hvordan elimineres de konsekvent over tid og på tvers av konsernet? Og hvordan dokumenterer vi beslutningene slik at revisjonen kan gjennomføres uten problemer?
Første steg er å legge alle kort på bordet. I praksis betyr dette å samle data fra kontraktsarkiver, ERP-systemer, anleggsregister og konserninterne balanser. Mange oppdager skjulte «kontrakter» som i realiteten er kostnadsfordelinger, eller formelle avtaler som aldri ble registrert i et sentralt system.
Den største utfordringen er klassifisering: Er dette en leieavtale under IFRS 16 – en identifisert eiendel, en rett til å kontrollere bruken av den i en definert periode, mot et vederlag? For interne leieavtaler er svaret ofte ja i selskapsregnskapet, men i konsernregnskapet må effekten elimineres. Konklusjonen må dokumenteres, og datakvaliteten må være høy nok til å sikre at elimineringspostene blir riktige.
Presisjon i begrepsbruken er avgjørende: bruksretteiendel, leieforpliktelse, diskonteringsrente, variabel leieavtale, opsjoner og restverdier. Alt dette må defineres og anvendes konsekvent. Slik reduseres feil og misforståelser når man utarbeider konsolideringsjusteringene.
Selve mekanikken i konsolidering er enkel å beskrive, men krever disiplin i gjennomføringen. Prinsippet er klart: effektene av interne leieavtaler skal ikke påvirke konsernets resultat, balanse eller kontantstrøm. Prosessen kan beskrives slik:
Eliminer resultatposter. Fjern interne leieinntekter hos utleier og leiekostnader hos leietaker, inkludert renter og avskrivninger knyttet til den interne leieavtalen.
Eliminer balanseposter. Fjern bruksretteiendeler og leieforpliktelser som oppstår fra interne leieavtaler, og juster eventuelle tilhørende utsatt skatt der dette er relevant.
Sikre konsistens og sporbarhet. Avstem mot interne balanser, sørg for at elimineringspostene påvirker både resultat og balanse på en konsistent måte, og dokumenter logikken slik at prosessen kan gjentas og revideres.
Det som ofte skaper utfordringer, er timing og detaljeringsnivå: Når skal justeringene bokføres? På hvilket nivå (for eksempel underkonsern)? Hvordan håndteres endringer i løpet av året – reforhandlinger, indeksreguleringer eller revurderinger? Her er det robuste prosesser og god systemstøtte som gjør forskjellen.
Mange datterselskaper rapporterer lokalt etter regnskapsstandarder som avviker fra IFRS 16. Dette kan gjelde definisjoner, målemetoder, diskonteringsrenter eller presentasjon. Morselskapet må derfor oversette de lokale tallene til IFRS før konsolidering.
Det beste utgangspunktet er en standardisert «bro» fra lokal GAAP til IFRS, med tydelige transformasjonsregler for hver kategori og kontraktstype. I praksis er det automatisering som gir størst effekt: Når datterselskaper registrerer kontrakter på en strukturert måte – selv om de rapporterer lokalt – kan morselskapet generere konsistente IFRS-justeringer til konsolideringen i én prosess. Dette reduserer manuelle feil, sparer tid og forenkler revisjonsprosessen.
Har vi full oversikt over alle interne leieavtaler og kontraktsendringer siden forrige rapporteringsperiode?
Er kontraktene korrekt klassifisert, med beslutninger dokumentert etter tydelige kriterier?
Er elimineringspostene ført både i resultatregnskapet (leie, renter, avskrivninger) og i balansen (bruksretteiendel, leieforpliktelse)?
Er justeringene mellom lokal GAAP og IFRS identifisert, oversatt og gjort sporbare i konsolideringsprosessen?
Er prosess, forutsetninger og dokumentasjon samlet på ett sted for revisorene?
Tenk deg et morselskap som eier en kontorbygning. Datterselskapet har en femårig leieavtale, årlig indeksregulert, med en opsjon på to års forlengelse. I datterselskapet klassifiseres dette som en IFRS 16-leieavtale med en bruksretteiendel og en leieforpliktelse.
Vi starter med å eliminere de regnskapsmessige effektene. I morselskapet inntektsføres leie, og bygget avskrives som normalt. I konsernregnskapet må effektene av den interne leieavtalen fjernes. I resultatregnskapet elimineres både leieinntekten i morselskapet og leiekostnaden i datterselskapet, samt renter og avskrivninger knyttet til datterselskapets bruksretteiendel.
Deretter kommer balansen. Datterselskapets bruksretteiendel og leieforpliktelse elimineres, mens morselskapets underliggende eiendel blir stående – slik at konsernet gjenspeiler det reelle eierskapet.
Til slutt må andre forhold vurderes: Dersom kontrakten reforhandles i løpet av året, må nye kontantstrømmer og diskonteringsrenter oppdateres – både i datterselskapet og i elimineringspostene. En god løsning gjør det mulig å simulere effekten før tallene låses.
CFO-er som lykkes med både etterlevelse og verdiskaping har som regel tre fellestrekk. For det første setter de standarder for dokumentasjon: definisjoner, sjekklister, vurderingsmaler og et komplett revisjonsspor som viser hvordan kontraktene har utviklet seg over tid.
For det andre etablerer de systemstøtte som gjør det mulig å gå fra kontraktsregistrering til konsolideringsklare tall uten manuelle snarveier. For det tredje bygger de internkontroller inn i prosessen. Det innebærer tydelige roller, godkjenninger ved endringer og varslinger når data mangler eller er inkonsistent.
Et praktisk eksempel: Slik konsoliderer Visma IFRS 16-leieavtaler på tvers av 170 selskaper.
Med god systemstøtte har du ett sted å registrere leieavtaler med alle IFRS 16-parametere, simulere kontraktsendringer, håndtere reforhandlinger og indeksreguleringer, samt produsere rapporter som er klare til konsolidering. En slik løsning gir sporbarhet fra kontraktsnivå til konsolideringsjusteringer, og gjør samarbeidet med revisor enklere fordi alt er dokumentert.
Når det gjelder revisorer, vil de typisk teste to forhold: at metodikken din er solid, og at du anvender den konsekvent. De vil se på hvordan du definerer interne leieavtaler, om diskonteringsrentene er rimelige, hvordan du håndterer opsjoner, og hvordan du dokumenterer endringer. Det enkleste svaret er sterke systemer og metoder: Når vurderinger, beregninger og elimineringsposter gjøres i samme verktøy, med de samme reglene, blir både kontroll og etterlevelse langt enklere.
Når interne leieavtaler og IFRS 16-prosesser er på plass, skjer to ting. For det første blir konserntallene mer korrekte – en verdi i seg selv. For det andre forbedres styringsinformasjonen: du ser hvilke eiendeler og kontrakter som driver kostnader, du kan vurdere varighet og fleksibilitet i porteføljen, og du kan ta bedre investeringsbeslutninger. IFRS 16 blir dermed et styringsverktøy, ikke bare en rapporteringsforpliktelse.
IFRS 16 i konsern vil alltid være mer krevende enn i mindre, frittstående selskaper, men det behøver ikke være komplisert i praksis. Med en tydelig prosess for identifisering og eliminering, presis håndtering av lokal GAAP versus IFRS, og et system som binder alt sammen, oppnår du riktige tall, raskere avslutning og en smidigere revisjon.
Ønsker du å se hvordan House of Control kan effektivisere IFRS 16 i ditt konsern – fra kontraktsregistrering til konsolideringsjusteringer? Vi kan demonstrere hvordan en helhetlig løsning bidrar til redusert manuelt arbeid, lavere risiko og bedre beslutningsgrunnlag for ledelsen.