Full kontroll på hundrevis av avtaler for Moestue Group AS

by House of Control | 22.03.22 11:22

Moestue Group AS velger Complete Control for avtalehåndtering

Skal du være blant Europas ledende importører av vin, øl og brennevin, må du ha talløse aktive avtaler med produsenter og kunder. Slik fikk Moestue Group AS full kontroll på avtalene i alle gruppens selskaper.

I Moestue Group AS finner vi et titalls selskaper som er blant Europas ledende importører av vin, øl og brennevin. Fellesnevneren er produkter med høy kvalitet og en spennende historie, plukket ut av entusiaster som lever for jobben.

 

Et stort antall avtaler

Bare i Norge selges det tusenvis av ulike produkter fra hundrevis av produsenter fra hele verden. Det gir kompleksitet i både innkjøp og salg, med et stort antall avtaler med underleverandører og kunder – signert av mange av gruppens ansatte. I tillegg kommer sentrale avtaler for blant annet bank, husleie, programvare og alt det andre som følger med å drive et stort konsern.

Da Geir Inge Gjørva begynte som CFO for fire år siden, var avtalene lagret på servere i ulike mapper. Rutinene for hvordan det ble lagret kunne variere – ulikt fra selskap til selskap og mellom avdelinger. Tilgangsstyring var begrenset, og det var vanskelig å følge opp avtalene. Avtaler kunne utløpe uten at de ble fulgt opp.

 

Automatisert oppfølging

«Vi, som sikkert mange andre bedrifter, opplever en hektisk hverdag der mye av fokus går på produktutvikling, produkttilgjengelighet og salg til våre kunder. Den administrative oppfølgingen av avtaler kan derfor bli nedprioritert av kapasitetsårsaker, og jeg var tidlig på leting etter en måte å automatisere oppfølgingen av disse ved og skape en effektiv, automatisert oppfølging med robuste rutiner. Dette inkluderte noe så praktisk som at rett person fikk varsling når en kontrakt trengte oppfølging,» sier Gjørva.

Etter at han fikk en demonstrasjon av hvordan avtalehåndteringen kunne løses i SaaS-løsningen Complete Control, ble denne valgt for hele Moestue Group.

Geir Inge Gjørva

Geir Inge Gjørva, CFO, Moestue Group

«Verktøyet gir oss enkelt tilgang til alle avtalene. Alle kontraktene blir fanget inn og registrerte. Det går varslinger ut når avtalene løper ut, trenger reforhandling eller en annen type oppfølgning. Dette gjør at våre ansatte får fullt eierskap til avtalene sine. Det er sjelden at jeg er involvert.»

 

Complete Control er løsningen Moestue Group AS bruker og gir de stålkontroll på avtaler.

 

«Hvordan var prosessen?»

«Vi laget rutinebeskrivelse. Dette inkluderte blant annet hvordan avtaler skal sendes inn, registreres og eskaleres. Så kartla vi avtalestruktur mot vår organisasjonsstruktur og definerte roller. Dette gir en fornuftig oppbygging som gjør det lettere å holde oversikt.»

«Vi er veldig fornøyde med at kontraktene nå fanges opp i tide og vi at hele tiden har full kontroll og god oversikt over innhold, forpliktelser og ansvarshavende.»

 

Subscribe Now

Additional Reading