Vi er i en bransje der oversikt og kontroll er veldig viktig. Nå har vi fått en metode og et system som gjør avtalehåndteringen og bærekraftsrapporteringen ryddig og strukturert, sier Mette Aas i Strømmen Sparebank.
Som ny controller innen virksomhetsstyring i Strømmen Sparebank fikk Mette Aas ansvaret for å sikre god struktur på sparebankens avtaler. Utgangspunktet var ikke det beste:
– Da jeg startet i rollen, var det mange avtaler lagret i ulike mapper. De lå ofte på flere forskjellige steder. Noen var i gamle systemer, andre bare liggende i personlige filer. Det var vanskelig å vite hva som var gjeldende og hvem som eide hva. For å være ærlig: Det var uoversiktlig og litt risikabelt, sier Mette Aas.
Høsten 2024 ble avtalehåndtering et konkret prosjekt: Det handlet om å rydde opp og få struktur. Strømmen Sparebank valgte Complete Control fra House of Control, en løsning som Aas hadde fått anbefalt fra tidligere kolleger i Eika-systemet.
Strømmen Sparebank har rundt 25 ansatte og et årsresultat på cirka 60 millioner kroner. Banken er aktiv i lokalmiljøet med gaver og sponsorater, og størstedelen av kundemassen – omtrent 80 prosent – er privatmarkedet.
– Vi har kanskje ikke den største porteføljen av avtaler, men vi har likevel behov for kontroll og etterlevelse av regelverk. Vi er underlagt krav til dokumentasjon, databehandleravtaler og etterlevelse av DORA, sier Aas.
Aas er hovedbruker og har lagt inn alle bankens avtaler – omtrent 90 stykker – i Complete Control. Mange av avtalene er fremforhandlet via Eika, men banken har også egne sponsor-, drift- og IT-avtaler. Mange av disse avtalene er avgjørende for å kunne drifte banken.
Samtidig er det ikke lenger én person som sitter med oversikten:
Strømmen Sparebank opplever flere konkrete effekter etter implementeringen:
Compliance og tilsyn: De har ett sted å hente ut rapporter til styret og Finanstilsynet.
Automatiske varslinger: Ingen avtaler fornyes automatisk uten vurdering.
Personvern: Databehandleravtaler oppdateres og dokumenteres.
DORA-forberedelser: Banken har fått oversikt over utkontrakterte tjenester.
Brukervennlighet: Systemet krever lite opplæring og få obligatoriske felt – noe som gjør registreringen rask og enkel.
Åpenhetsloven: Med Complete Control er det enkelt å ta i bruk House of Controls løsning for åpenhetsloven, som forenkler og effektiviserer aktsomhetsvurderinger av bankens underleverandører.
– Vi inngår ikke så mange nye avtaler i løpet av året, men vi trenger å vite hva vi har, hvem som eier det, samt at vi er compliant. Vi er i en bransje der oversikt og kontroll er veldig viktig, både med tanke på regelverk og omdømme, sier Aas.
Gjennom hele implementeringsperioden har banken hatt tett kontakt med sin Customer Success Manager i House of Control, Farahat Hassan.
– Hun har vært utrolig proaktiv og tilgjengelig. Vi hadde milepæler, on-site workshop og oppfølging underveis. Hun har fulgt oss tett opp og vært en god sparringspartner, sier Aas.
– Vi har følt at det har vært rom for tilpasninger, og vi blir hørt. Det er ikke et rigid system der vi må tilpasse oss. Tvert imot, det er systemet som tilpasser seg banken, og det er en stor styrke.
På spørsmål om totalinntrykket av systemet og samarbeidet, er Aas tydelig:
– Vi er veldig fornøyde. Systemet er fleksibelt og dynamisk, og vi slipper å fylle inn unødvendig mye informasjon for å få lagt inn en avtale. Jeg kan begynne med det viktigste og fylle på senere ved behov. Det gir fart og frihet, og er en god match for hvordan vi jobber.
Hun tror også bruken av Complete Control gir banken et profesjonelt løft:
– Vi sover bedre om natten – både jeg og banksjefen. Og det er verdifullt at vi har fått en metode og et system som gjør at vi fremstår mer ryddige og strukturerte. Det tror jeg både styret og tilsynsmyndigheter setter pris på.