Bykle kommune med kvantesprang i internkontroll 

Om vidar johnsen

Vidar er Bykle-boer siden han var ferdig utdannet sykepleier i 1995. Bygget på med master i helseinformatikk fra universitetet i Ålborg. Tjenesteleder for pleie og omsorg 2007 til 2019. Kommunens digitaliseringsansvarlig siden 2019.

 

Om Bykle kommune

Bykle kommune er den nordligste kommunen i Agder, hvor vi blant annet finner vintersportsstedet Hovden. Kommunen har nesten tusen innbyggere og Norges største kraftmagasin, Blåsjø.

«Den jobben Vidar har gjort står i en særstilling blant våre kunder. Jeg kan ikke huske sist en kunde registrerte så mange avtaler på så kort tid, og hvor de omfatter en så stor andel av kundens totale antall avtaler. Viljen til bedre avtalehåndtering og kontroll har vært formidabel. De var veldig oppriktige på at de manglet kontroll, og veldig fokusert på at fremtiden skal se helt annerledes ut.» 

Linda Kristensen, Customer Success Manager for Bykle kommune

 

Bakgrunn

I 2019 ble Karina Sloth ny kommunedirektør (rådmann) i Bykle. Med tung og revisjonsrettet økonomiutdannelse, samt fortid som leder for blant annet et regnskapsbyrå, ble kommunens ambisjoner innen internkontroll skrudd opp flere hakk. Hun ønsket seg blant annet full oversikt over alle avtaler som kommunen hadde forpliktet seg til.

Utfordringer

Kommunen hadde flere driftsleveranser som løp og ble fakturert, men hvor det ikke eksisterte avtaler. Avtalene de hadde ble lagret i arkivet, i felles filmapper og i private filmapper. En del var lister i Excel, men det var ingen knytning mellom avtale til faktura. Kommunen visste ikke hva de hadde av avtaler, og de som løp var vanskelige å finne.

Prosessen

Med god backing fra kommunedirektøren, konkluderte Vidar med at det koster både tid og penger å få god internkontroll. Og, de konkluderte med at det også er store kostnader forbundet med ikke å ha kontroll.

Derfor ba de House of Control om å gi dem en demo av deres SaaS-løsning for avtalehåndtering, Complete Control. Demoene viste hvordan avtaler kunne håndteres og systematiseres. Dette overbeviste dem om at løsningen ville være et bra verktøy for bedre internkontroll.

Forbedringer

Nå har kommunen verktøyet de trenger for å ha oversikt og å kunne rydde opp i avtaler, fakturaer og forpliktelser. Det er tjenesteleder som har ansvaret for å inngå, følge opp og terminere kontrakter. De tar stilling til om vi trenger hver enkelt avtale, og da får de et mer bevisst forhold til leveransen.

 

Vidar har brukt tid på å lete opp gamle avtaler og fakturaer, og lagt det inn i Complete Control. Herfra blir det langt enklere å ha god internkontroll, med de fordelene det har for kommunens styring og økonomi.

 

De ønsket seg også bedre oversikt over og kontroll med ca. 380 kunstverk i kommunale bygg. Til dette tok de i bruk eiendomsmodulen i Complete Control.

Løsninger

 

 

 

Bykle kommune med kvantesprang i internkontroll

En ambisiøs kommunedirektør med store krav til internkontroll. Det medførte at digitalansvarlig Vidar Johnsen i Bykle kommune måtte finne en ny løsning for avtalehåndtering. 

Bykle kommune er den nordligste kommunen i Agder, hvor vi blant annet finner det kjente vintersportsstedet Hovden. Med nesten tusen innbyggere er ikke Bykle blant Norges største kommuner. 

Vi finner imidlertid Norges største kraftmagasin, Blåsjø, i kommunen. Kraftinntektene gir en solid kommuneøkonomi. Det kommunale driftsbudsjettet for 2023 er på 312 millioner kroner, som per innbygger er tre ganger så mye som i Oslo. 96 millioner kroner av driftsbudsjettet knytter seg til innkjøp av varer og tjenester. 

God kommuneøkonomi er imidlertid ingen lisens til å sløse. Særlig ikke etter at Bykle kommune i 2019 fikk Karina Sloth som ny kommunedirektør – tittelen som også er kjent som rådmann. Karina, med tung og revisjonsrettet økonomiutdannelse, har fortid som leder for blant annet et regnskapsbyrå. Med hennes inntreden ble kommunens ambisjoner innen internkontroll skrudd opp flere hakk. 

Dette er historien om hvordan bedre avtalehåndtering ble en sentral del av den praktiske løsningen for å forbedre internkontrollen i kommunen. Sentralt for endringene har vært forankring i ledelsen og en betydelig investering i tid for å få kartlagt alle kommunens avtaler.

Manglet kontroll på avtalene

«Før vi fikk ny kommunedirektør hadde vi helt klart manglende oversikt over både avtaler og eiendeler,» sier digitaliseringsansvarlig Vidar Johnsen. Han utdyper:

«Kommunen hadde for eksempel flere driftsleveranser som løp og ble fakturert, men hvor det ikke eksisterte avtaler. De avtalene vi hadde ble lagret i arkivet, i felles filmapper og i private filmapper. En del var lister i Excel, men det var ingen knytning mellom avtale til faktura. Vi visste ikke hva vi hadde av avtaler, og de vi hadde var vanskelige å finne.» 

Vidar har bodd i Bykle siden han var ferdig utdannet sykepleier i 1995. På begynnelsen av 2000-tallet bygget han på med en master i helseinformatikk fra universitetet i Ålborg. Fra 2007 til 2019 var han kommunens tjenesteleder for pleie og omsorg. De siste fire årene har han vært kommunens digitaliseringsansvarlig.

Internkontroll + digitalisering = sant

Kommunedirektørens forventninger og krav til internkontroll var utløsende for mer digitalisering: 

«Den nye kommunaldirektøren ønsket en fullstendig oversikt over hvilke avtaler vi hadde og som forpliktet oss. Forankringen som hun står for, gjorde det enklere for meg å finne og iverksette robuste digitale løsninger på utfordringene,» sier Vidar.  

Karina hadde snakket med House of Control, som leverer en SaaS-løsning for avtalehåndtering, Complete Control. Nå ba hun Vidar vurdere løsningen. 

«Demoene som vi fikk se, viste hvordan avtaler kunne håndteres og systematiseres. Dette var helt klart en løsning som ville være god å ha for bedre internkontroll. Derfor bestemte vi oss for å la avdelingen Teknisk drift prøve ut Complete Control. De hadde behov for bedre kontroll over både leverandørkontrakter og over utleieavtaler for kommunal eiendom,» sier Vidar.

Mer enn 300 avtaler registrert

Etter det ble løsningen rullet videre ut, og House of Control ga grundig opplæring og hjalp til med import av avtaler. Nå er mer enn 300 avtaler registrert, og det er avtaler innenfor så forskjellige områder som brøyting, konsulenthjelp, lisenser, næringseiendom og vedlikehold. De er organisert etter avdeling og ansvarlige ansatte er registrert. 

«Nå har vi verktøyet vi trenger for å ha oversikt og å kunne rydde opp i avtaler, fakturaer og forpliktelser. Det er tjenesteleder som har ansvaret for å inngå, følge opp og terminere kontrakter. De tar stilling til om vi trenger hver enkelt avtale, og da får de et mer bevisst forhold til leveransen.» 

Det er Customer Success Manager Linda Kristensen i House of Control som følger opp avtalen med Bykle kommune. Hun er mektig imponert over hva de har oppnådd:

«Den jobben Vidar har gjort står i en særstilling blant våre kunder. Jeg kan ikke huske sist en kunde registrerte så mange avtaler på så kort tid, og hvor de omfatter en så stor andel av kundens totale antall avtaler. Viljen til bedre avtalehåndtering og kontroll har vært formidabel. De var veldig oppriktige på at de manglet kontroll, og veldig fokusert på at fremtiden skal se helt annerledes ut,» sier Linda.

 

Full oversikt og fremragende support

Selv er Vidar spesielt fornøyd med dashbordet i Complete Control, hvor han har full kontroll over alle avtalene, inkludert utløpstid, oppsigelsesfrist og årlige revisjoner. Når han en sjelden gang har behov for support, er Linda aldri langt unna:

«Brukergrensesnittet er i utgangspunktet intuitivt, og for en som har lagt inn flere hundre avtaler går ting av seg selv. Likevel, Linda er både raskt til å reagere og løser problemene hvis jeg ber om hjelp. Hun er også god til å følge oss opp på eget initiativ.»

 

Full kontroll på kommunens kunst og andre eiendeler

Bykle har imidlertid mer enn mange avtaler og store kraftmagasin. Kommunen har også et betydelig antall eiendeler, inkludert bilder og offentlig utsmykning. Dette hadde de i mange år slitt med å få oversikt over. 

«Vi hadde forsøkt oss med å lage en oversikt i både Excel og Word, men med eiendomsmodulen i Complete Control fant vi en bedre løsning. Nå er 380 enheter i alle bygg registrert. Vi har tatt bilder av alt og knyttet det til bygg og rom. Ingen får flytte et bilde eller et kunstverk uten å registrere det i Complete Control.»

 

God internkontroll koster – og det gjør også manglende kontroll

Er Complete Control verdt prisen? spør vi. 

«Vi konkluderte med at det koster både tid og penger å få god internkontroll. Og, vi konkluderte med at det også er store kostnader ved ikke å ha kontroll. Jeg har brukt mange dager på å lete opp gamle avtaler og fakturaer, og lagt det inn i Complete Control. Men nå er jobben gjort. Herfra blir det langt enklere å ha god internkontroll, med de fordelene det har for kommunens styring og økonomi.»

 

Hvilke råd har Vidar til andre kommuner, både små og større? 

«Når du ser hvor mange avtaler selv en liten kommune som Bykle har, kan du sannsynligvis bare skalere videre opp med større kommuner. Jeg anbefaler alle å ha oversikt over avtalene, og å velge et system for å ha oversikt. Før man går i gang med arbeidet, er det imidlertid viktig å ha forankring. Kommuneledelsen må innse verdien av internkontroll, og at de skal prioritere dette i en travel hverdag. Dette har vært viktig for Bykle.» 

 

FÅ KONTROLL OVER KONTRAKTENE DINE

Se selv hvordan vår skybaserte kontraktsadministrasjonsprogramvare gir deg kontroll over kontrakter, eiendeler og forpliktelser.

Book en demo