Slik håndterer Abacus Medicine IFRS 16 og kontrakter effektivt

Abacus er et internasjonalt selskap som opererer i mer enn 10 land og håndterer kontrakter på flere språk og i ulike jurisdiksjoner. Dette er alt fra leasingavtaler og distribusjonskontrakter til samarbeidsavtaler med partnere og leverandører.

Før Abacus tok i bruk Complete Control, var kontraktene lagret på spredte filer og i lokale og papirbaserte mapper.

Mangelen på en sentralisert oversikt førte til kompleksitet og usikkerhet: Hvem var ansvarlig for hva? Når skulle kontraktene reforhandles? Hvor var den sist oppdaterte versjonen av en avtale?

«Det var en tidkrevende oppgave å lete frem kontrakter, og risikoen for å overse fornyelser eller viktige detaljer var stor. Nå har vi én «contract truth». Vi vet hvor hver enkelt kontrakt er lagret, og vi kan stole på at den er korrekt. Det høres enkelt ut, men det er en stor forbedring», sier Louise.

For Abacus har reisen til bedre kontraktshåndtering vært mer enn bare å innføre et nytt system. Det har også handlet om å endre måten de jobber på. Louise beskriver hvordan Complete Control har bidratt til en mer proaktiv tilnærming:

«Tidligere var vi ofte reaktive. Når en kontrakt nærmet seg utløp, måtte vi løpe rundt og lete. Nå varsler systemet oss i god tid før fornyelsesdatoen, og vi kan planlegge mye bedre. Det gir oss kontroll siden vi aldri er i tvil om når vi trenger å følge opp en kontrakt. Det gir oss bedre kontroll og trygghet.»

«Løsningen er brukervennlig og gir oss den funksjonaliteten vi trenger. Jeg bruker rapportfunksjonene til enkelt å få oversikt og identifisere kontrakter som må følges opp. I tillegg varsler systemet oss automatisk om utløp og fornyelser, noe som er helt avgjørende for å unngå kostbare forglemmelser.»

«Med bedre kontroll på kontraktene kan vi planlegge reforhandlinger i god tid, sikre at vi har de beste avtalene, og unngå unødvendige kostnader. Det gir verdi både for oss som jobber med kontrakter og for selskapet som helhet.»