Fullmaktsmatris

En användarvänlig molnbaserad lösning som visar vem som har befogenhet att göra vad – och som är lätt att uppdatera

VEM HAR fullmakt ATT FATTA BESLUT?

Vem har fullmakt att godkänna och teckna avtal i organisationen? Om din revisor frågar varför en kollega har godkänt ett belopp som överskrider gränsvärdet, hur bevisar du att du – tillfälligt eller permanent – beviljat detta?

Fullmaktsmatrisen är viktig för internkontrollen eftersom den visar vem som är ansvarig för vad, både vad gäller ekonomi och andra ansvarsområden, och vem som har befogenhet att godkänna beslut och transaktioner på företaget.

Befogenhetsmatrisen bör även ange vem som har befogenhet att hantera ärenden som inte rör ekonomin, såsom frågor från media, IT-säkerhet, GDPR, fusioner och förvärv, rekrytering och löner. Listan kan göras lång.

Hur hanteras fullmaktsmatrisen i din organisation? Är det ett statiskt dokument som förvaras i en mapp – som hos 19 av 20 företag? Vore det inte bättre att ha den i digitalt format online så att den kan uppdateras med några musklick – och vara tillgänglig för alla när de behöver den?

EN SMARTARE fullmakTSMATRIS SOM ÄR TILL HJÄLP FÖR CFO

10-karrieretips-til-en-ambisiøs-CFO

Med en tydlig beslutshierarki råder det aldrig någon tvekan om vem som är ansvarig för företagets olika projekt och verksamheter. Beslutshierarkin utgör grunden för kommunikationsvägarna mellan företagets medarbetare och olika avdelningar.

Ofta är det företagets CFO som ansvarar för tilldelningen av behörigheter – särskilt vad gäller ekonomiska beslut och transaktioner. Om det inte finns en tydlig beslutshierarki uppstår det snabbt osäkerheter kring vem som ska godkänna vad, vilket i sin tur minskar effektiviteten, sprider oro och ökar risken för misstag.

House of Control har utvecklat ett kraftfullt och användarvänligt verktyg som löser detta problem. Modulen ingår i Complete Control-serien.

Fullmaktsmatrisen är en molnlösning där ni enkelt kan registrera varje medarbetares ansvarsområden och fullmakter. Informationen blir lätt tillgänglig för alla anställda så att alla kan se vem som har befogenhet att göra vad. Lösningen innehåller även sökbar historik av alla ändringar av befogenheter.

Fullmaktsmatrisen är ett viktigt verktyg för styrning och efterlevnad och gör det enkelt att spåra vem som är ansvarig för alla typer av transaktioner, något som kan vara särskilt viktigt om upprepade fel har begåtts.

Fullmaktsmatrisen ger er full kontroll och är tillgänglig för beställning. Boka en demo i dag!

FullmakTSMATRISEN – EGENSKAPER

  • Enkel mall för tilldelning av behörigheter till nyanställda och övriga medarbetare

  • Överskådlig matris över fullmakter (organisationsschema)

  • Större flexibilitet vid fastställande av ansvar för processer och arbetsflöden

  • Enkelt för administratörer att följa och genomdriva fastställda processer och se avvikelser.

  • Granskningsfunktioner för fullmakter

  • Funktioner för enkel uppdatering/godkännande av tilldelade behörigheter i samband med granskning

  • Aviseringar om medarbetare som har slutat men fortfarande har behörigheter

  • Bättre överblick av avdelningar och kostnadsställen där fullmakt har tilldelats.

  • Definitioner/gruppindelning på flera nivåer

  • Administratörer kan utfärda fullmakter på vissa nivåer och samtidigt förhindra att delegering sker.

  • Möjlighet att återkalla alla fullmakter av en viss typ/nivå med anpassade meddelanden till fullmaktsinnehavaren

  • Ökad insyn, bland annat om förändringar av tilldelade behörigheter

  • Möjlighet att ladda upp bilagor till fullmaktsinnehavare för ökad dokumentation och transparens

Varje framgång, varje misslyckande, varje möjlighet som utnyttjas eller missas är resultatet av ett beslut som någon fattade eller misslyckades med att fatta. På många företag kör beslutsfattandet rutinmässigt fast i organisationen. Om du inte snabbt och effektivt kan fatta rätt beslut och sedan verkställa dem kommer ditt företag att förlora mark, oavsett vilken bransch du jobbar i, hur stort och välkänt ditt företag är eller hur smarta strategier du har. Högpresterande organisationer kännetecknas av att de har förmågan att fatta bra beslut och snabbt verkställa dem.
Paul Rogers, Bain & Company
Business Harvard Review

Har du lust på att se hur fullmaktsmatrisen fungerar?

Skriv in dina kontaktuppgifter Så tar vi kontakt