Företagets hyres- och leasingavtal måste nu bokföras i balansräkningen, enligt IFRS 16. Här är våra och andra experters råd om hur du som CFO skall förbereda dig för att kunna utföra ditt arbete mer korrekt och effektivt.
House of Control har lanserat en egen modul för börsnoterade företag och andra verksamheter som redovisar enligt IFRS. Denna modul är ett exakt och effektivt verktyg när bolaget skall omvandla hyres- och leasingavtal till balansräkningstal enligt IFRS 16 från och med 2019.
Varje vecka får vi nya kunder i modulen. Under arbetets gång har vi samlat många användbara erfarenheter för genomförandet av den nya IFRS-standarden. Vi har också studerat norska och internationella publikationer från de största revisionsbolagen – Deloitte, EY, KPMG och PwC. De råd som ges nedan är en blandning av egna erfarenheter och bidrag från ”The Big Four”.
1. Skaffa dig en överblick. Hur många hyres-/leasingavtal har företaget? När du väl börjar leta upptäcker du ofta att det är ”fler än du trodde”. Leasingavtal avseende bolagets kärnverksamhet hanteras i de flesta fall på ett tillfredsställande sätt, men hur är det med t.ex. hyreskontrakt? Datautrustning? Licenser? Bilar? I praktiken hanteras många hyresavtal utanför finansavdelningen och mellan olika affärsområden – utan någon central översikt.
2. Kartlägg kommande leasingavtal. Det är bra att ha en historisk översikt men avsätt även tid till att kartlägga avtal som kommer att undertecknas inom en snar framtid.
3. Koppla ihop avtal och ansvar. Vem har informationen om hyres-/leasingavtalen? Finns avtalen registrerade i en central databas eller ett kalkylark, eller är de decentraliserade runt om i företaget?
4. Uttryck åtaganden och rättigheter i siffror. Är kontraktsuppgifterna fullständiga och korrekta? Kommer hyreskostnaden att förändras över tiden? Hur visas förändringar i avtalsvillkoren?
5. Välj övergångsbestämmelse. Kommer full retroaktiv tillämpning att gälla, eller en modifierad retrospektiv tillämpning? Detta handlar om att ange datum för användning, startdatum och leasingförpliktelser. Ju mer arbete du lägger ner på detta nu, desto mer jämförbara kommer siffrorna att vara i framtiden, men det medför även ökade implementeringskostnader.
6. Definiera ränta. Vilken diskonteringssats eller kalkylränta kommer att användas för att beräkna nuvärdet av hyres-/leasingavtalen?
7. Säkerställ vad du skall kommunicera till banken. Hur påverkar den nya balansräkningen avtalsvillkoren (covenanter) med banken? Balansomslutningen kommer att bli större och nyckeltal som skuldkvot och räntebärande nettoskuld ändras.
8. Ta reda på hur bonusar påverkas. Många företag har bonusavtal som är relaterade till räkenskapsmässiga värden, t.ex. rörelseresultatet (EBITDA). Nya redovisningsregler bör innebära nya regler för bonus.
9. Tänk på att det finns undantag från reglerna. Är man på företaget medveten om undantagen från regelverket? Till exempel behöver kortvariga och mindre kontrakt oftast inte bokföras i balansräkningen.
10. Finansieringsmodeller kan påverkas. Hur påverkar lönsamheten företagets planer för s.k. ”sale and leaseback”? För hyresgäster kan den nya modellen få en betydande effekt, inte bara på siffrorna i redovisningen, utan också på hur de kommer att finansiera tillgångar i framtiden och anpassa IT-system, processer och intern kontroll.
Det är inte lång tid kvar tills dess att IFRS 16 ska vara implementerat. Ska vi prata om hur ert företag kan genomföra detta på bästa sätt?