Läs hur tre stora kunder dra nytta av att använda Complete Control.
Så hanterar Elkjøp sina 400 hyreskontrakt
Elkjøp Nordic hyr 400 butikslokaler runt om i Norden till en kostnad av en miljard kronor om året. Så här håller koncernen bakom Elgiganten och Elkjøp ordning på alla hyreskontrakt.
Projektledaren Tom Espen Eide hos Elkjøp Nordic är ansvarig för administrationen av de 400 hyreskontrakten.
– Vi använde Excel. Det fungerade någorlunda bra när vi hade relativt få hyreskontrakt, men i takt med att koncernen växte blev situationen ohållbar, säger Eide.
– 400 hyreskontrakt och en hyreskostnad på en miljard norska kronor innebär i sig en risk för koncernen. Det är oerhört viktigt att de kontrakt som vi vill behålla förnyas och/eller omförhandlas. Med så många kontrakt måste det arbetet systematiseras, annars kan man lätt gå på smällar som kostar miljoner.
– Jag använder Complete Control mer eller mindre dagligen för att granska olika hyreskontrakt. Lösningen är intuitiv att använda och ger en bra överblick. Jag tror faktiskt inte att vi hade klarat av att hantera vår portfölj utan ett dataprogram av den här typen, säger Eide.
Så får Sparebanken Vest ökad kontroll
Sparebanken Vest är ett komplett finanshus för mer än 250 000 privat- och företagskunder. Detta gör dem till landets tredje största sparbank. Med huvudkontor i Bergen spelar banken en central roll i en stor del av värdeskapandet på Vestlandet.
– Vi är 600 anställda och har ca 500 avtal med en rad underleverantörer – leverantörer av IT-system, konsulttjänster, facility service, resebyråer, blomsteraffärer etc. Med det elektroniska arkiv som ligger integrerat i Complete Control har vi alla avtal samlade på ett ställe.
– Med ett centralt elektroniskt arkiv för alla avtal kan vi minska de risker som finns med att en nyckelperson sitter inne med alla uppgifter om förvaltningen av avtalen, bl.a. genom att det gör det möjligt att systematiskt skicka ut påminnelser. Systemet ger oss också bättre översikt över leverantörsportföljen inom de olika tjänsteområdena, vilket ger oss möjlighet att optimera antalet leverantörer och avtalsvillkoren med dem.
Så botade Brandsdal sin ”allergi” mot automatiska avtalsförlängningar
Mode- och kosmetikkoncernen Brandsdal är ”hyperallergisk” mot avtal som förlängs automatiskt. Tack vare lösningen Complete Control slinker inte ett enda avtal igenom obemärkt – i en koncern med 800 miljoner i omsättning och 200 anställda.
– Vi upplevde flera problem vad gäller kontrollen av alla avtal, säger Kolbjørn Ertzeid, CFO hos Brandsdal. För det första: arkiveringen av avtalen i kombination med personer som byter jobb. När någon slutade eller fick en ny befattning blev det problematiskt att följa upp de avtal som ingåtts. Detta personberoende behövde vi få rätsida på.
– För det andra hade vi problem med de avtal som förlängdes automatiskt. Även om många av dessa avtal inte var så stora i kronor räknat var det frustrerande att inte ha full kontroll, inte minst för mig som CFO. Och totalt sett rörde det sig om betydande belopp, säger Ertzeid.
Ett enkelt verktyg som minimerar riskerna
Complete Control minimerar riskerna och har verkligen underlättat arbetet för oss, säger Ertzeid:
– Alla anställda är inte lika strukturerade, så är det på alla företag. Med Complete Control blir det enkelt för alla medarbetare som hanterar avtal med leverantörer att ha kontroll över upphörandedatum och andra viktiga aspekter av avtalen. De får påminnelser per e-post, och om de inte agerar så kommer det fler påminnelser – och till slut ringer man mig. Det kallar jag ett vattentätt skydd mot oönskade förlängningar av avtal.
– En av styrkorna med Complete Control är att det är ett enkelt verktyg. Du behöver inte gå någon kurs för att börja använda det. Och de få gånger vi har behövt support har vi fått snabb och bra hjälp från vår kontaktperson hos House of Control.