Hur snabb och stor ROI kan vi förvänta oss när vi investerar i lösningen Complete Control? Det är en bra fråga som vi ofta får. 10 procent av löpande avtal är normalt, men svaret beror vanligtvis på följande åtta faktorer.
House of Control har cirka 1 500 kunder (2020). Alla får olika stor Return on Investment (ROI) av att använda vår lösning Complete Control. Det beror på att de har olika utgångslägen och använder lösningen på olika sätt. Dessa omständigheter påverkar hur stor den ekonomiska vinsten blir, främst i form av kostnadsbesparingar och ökade intäkter. Det påverkar också när och hur snabbt fördelarna märks.
Vi har gjort en undersökning bland ett urval av våra kunder. I de flesta företag utgjorde löpande avtal mellan 28 och 34 procent av övriga driftkostnader, och efter en tids användning hade de sparat in mellan 8 och 14 procent. Besparingarna kan göras eftersom man får full kontroll på alla avtal och företaget kan då skära ner på leveranser och andra inköp som de inte behöver.
Det är dock värt att understryka att storleken på besparingarna varierar mycket. Vår erfarenhet är att följande åtta faktorer avgör hur snabb och hur mycket ROI man får av att börja använda våra lösningar:
1. Dagens kontroll
För att hårdra det något: När utgångsläget är som sämst blir vinsterna stora och kommer snabbt. Hinner ni omförhandla eller säga upp avtal som ska förnyas? Får ni dubbla leveranser utan att veta om det? Många av våra kunder har använt kalkylark för att systematisera sina avtal. Vi har tidigare skrivit om varför kalkylark inte är så lämpade för professionell avtalshantering. Men alla kalkylark är inte utformade på samma sätt och det är inte alla som använder dem för detta ändamål.
2. Antal kontor
Många skriver avtal på flera platser. Att då införa en central och enhetlig avtalshantering ger större vinster. Förklaringen är att ju fler platser ett företag finns representerat på, desto fler anställda är det som undertecknar hyresavtal, försäkringar, elavtal och andra avtal gällande abonnemang, leveranser, tillgångar och tjänster. En central kontroll kan inte bara leda till besparingar, det går också snabbare att budgetera och sköta redovisningen för ekonomiavdelningen.
3. Hur många det är som undertecknar avtal i dag
Personberoende är både riskabelt och dyrt. På samma sätt som man ökar vinsten när man har central kontroll på avtalen så uppnår företaget som regel snabbt positiva effekter när alla som undertecknar avtal registrerar dem på samma ställe. Då kan man exempelvis skära ner på leveranser som inte behövs och det går snabbare att avsluta avtal som är kopplade till en anställd när vederbörande slutar.
4. Hur sparas avtal i dag
Sparas avtal på medarbetarnas egna datorer? Eller i ett antal mappar på olika gemensamma platser? I anställdas e-post? I pärmar och lådor? Ju större oreda, desto större vinst kan man göra genom att börja använda Complete Control.
5. Avtalens omfattning – och betydelsen av underleveranser
Baserat på ovanstående punkter ger detta sig självt. Men det ska också sägas att vinsterna inte kommer av sig själva. Avtalen måste registreras i Complete Control. Det kan vi hjälpa er med. Ju större andel av avtalen som har registrerats, och ju större andel av kostnadsbilden som utgörs av avtalen, desto större nytta kommer CFO att märka.
6. Tidsåtgång för ekonomistyrning och compliance
När CFO och teamet har full kontroll på alla avtal och åtaganden, vilka utgör betydande delar av nästa års kassaflöde, går budgetarbetet vanligtvis betydligt snabbare. En klädkedja berättade att de nu sparar minst en veckas arbete varje år. Liknande besparingar kan åstadkommas om man inför central kontroll av godkännande av bilagor. Och besparingarna kan komma innan man uppfyllt kraven enligt IFRS 16 och finansiell leasing. Hur stora vinsterna blir kan variera, men vi är säkra på att de blir betydande och viktiga.
7. Prisjustering av kundavtal
Hittills har vi tittat närmare på kostnader kopplade till inköpsavtal, men hur är det med kundavtal och prisjusteringar? Kan ni justera sådana så ofta som ni har rätt att göra det? Många av våra kunder använder Complete Control för att lägga in sina kundavtal och använder funktionen för automatisk prisjustering – och tjänar in lika många procentpoäng på sista raden som prisjusteringen utgör.
8. Förvärvsprocesser
Att göra en genomgång och värdering av ett företag – en due diligence – är en central del av de flesta förvärvsprocesser. När en investerare ska gå igenom kostnadssidan, eller intäktssidan för den delen, vilken kontroll har ni över åtaganden och framtida kassaflöden? Oreda och onödigt höga kostnader har aldrig skapat förtroende eller högre betalningsvilja hos investerare. För många av våra kunder är utsikterna för – eller önskan om – uppköp en bra anledning att investera i Complete Control.
Vill du diskutera hur ert företag kan få bättre översikt, kapa kostnader och spara tid?
Hur många avtal har ni egentligen?
Detta är kostnaden för brist på kontroll
8 skäl att inte administrera avtal i ett kalkylprogram
Checklista för inköp av lösning för digital avtalshantering
31 000 anvendäre: 10 skäl till varför de valde House of Control
Därför applåderar investerarna när CFO:n använder Comlete Control