Avtalshantering är avgörande för den danska hotellkedjan Comwell. Snabb tillväxt kräver central kontroll för att säkra bättre villkor, minska kostnader och få automatiska påminnelser om uppsägningsdatum.
Genom att införa Complete Control bygger Comwell upp ett effektivt, centralt system som täcker allt från uppsägningstider till efterlevnad. Resultatet: färre missade deadlines, starkare förhandlingsposition och en mer professionell profil inom hela företaget.
Comwell Hotels är en danskägd kedja med distinkta hotell och mötesplatser i hela Danmark. Med 55 års erfarenhet specialiserar sig Comwell Hotels på boende och värdskap för möten och konferenser av högt värde.
Hotellen ligger på några av Danmarks mest attraktiva platser - nära städer, vackra landskap, fjordar, vikar och kollektivtrafik. Även om Comwells gemensamma värderingar är inbyggda i varje kvadratmeter, behåller varje fastighet sin egen unika karaktär.
Idag är Comwell mer ambitiöst än någonsin när det gäller digitalisering:
”Comwell är känt för att gå nya vägar, och vi vill fortsätta att vara ledande inom hotellsektorn”, säger Julie Marie Baggesen, Head of Legal & Compliance.
”Det är därför vi har skapat ett särskilt Legal & Compliance-team. Vårt mål är att tänka strategiskt och säkerställa en professionell och skalbar avtalshantering så att vi kan fokusera på affärsutveckling och ge gäster och medarbetare sinnesro.”
Teamet består av Baggesen och Kinga Gawron, Legal Advisor & Contract Manager. Gawron, som har en examen i affärsjuridik, började på Comwell som studentassistent och blev senare heltidsanställd. Hon ledde utrullningen av House of Controls programvara:
”Jag skrev min masteruppsats om avtalshantering med Comwell och insåg att vi behövde en mer datadriven översikt över våra avtal."
Comwell hanterar nu cirka 1 500 avtal i Complete Control, varav 720 är leverantörsavtal. Innan Complete Control var det svårt att veta exakt hur många avtal som fanns. Utan ett gemensamt system var det lätt att tappa spåret - särskilt vid personalförändringar eller när en viktig deadline närmade sig:
”Avtalen brukade ligga på en delad server, i pärmar eller lokalt på varje hotell. Det fanns inget standardförfarande, och det kunde kosta oss pengar genom överlappningar eller missade uppsägningsdatum”, förklarar Gawron.
”Complete Control visar oss nu exakt när avtal måste omförhandlas, förnyas eller sägas upp. Det kopplar samman de enskilda hotellen med den centrala ledningen, vilket gör det lättare att hålla en konsekvent och effektiv standard.”
En professionell lösning för avtalshantering signalerar också till hela organisationen att Comwell tar kvalitet och framsteg på allvar.
Comwell har ett starkt varumärke i Danmark och kommer att fortsätta expandera, med ett nytt hotell i Lyngby 2027 och 200 extra rum i Aarhus. En solid digital strategi är avgörande för denna tillväxt:
”Digitalisering är en central prioritering och en förutsättning för våra ambitioner. Med Complete Control kan vi hantera en stor avtalsportfölj och bibehålla en stark kostnadskontroll”, säger Baggesen.
Hon värdesätter också House of Control som en partner inom ESG (Environmental, Social & Governance):
”Vi arbetar systematiskt med ESG och House of Control erbjuder funktioner som stödjer efterlevnad och dokumentation. När vi använder ESG-modulen fullt ut kommer rapporteringen att bli mycket enklare.”
För att hantera så många avtal är centralisering avgörande - en funktion som Gawron uppskattar särskilt:
”Plattformen är mycket användarvänlig och allt finns på ett och samma ställe. Det var avgörande för att jag valde House of Control. Sökverktyget, funktionen för att vidarebefordra inkorgen och möjligheten att exportera data till Excel gör arbetet mycket smidigare.”
Comwell kom först i kontakt med House of Control genom en tidigare CFO, men samarbetet växte när Baggesen och Gawron tog över:
”Vi har alltid mött stor lyhördhet, även när vi har ringt på udda tider”, säger Baggesen.
”Det har skett förändringar i teamet, men House of Control har varit flexibelt, återinfört funktioner och sett till att vi alltid får full nytta av systemet.”
Comwell har nu fullständig överblick över alla avtal. Det gör det möjligt att tidigt planera omförhandlingar, förnyelser och uppsägningar - och undvika obehagliga överraskningar:
”Lösningen visar var vi kan spara pengar och var vi kan förbättra oss. Den passar perfekt in i vår strategi att presentera Comwell som en toppmodern hotellkedja”, avslutar Baggesen.