Nio vanliga problem i samband med inköp: Hur fungerar det hos er?

by House of Control | May 6, 2021 8:48:33 AM

Ger ramavtalet önskad effekt i form av rabatter och tidsbesparingar? Såväl privata som offentliga verksamheter lägger ner en hel del arbete på att få till stånd bra ramavtal med sina leverantörer. Det är många faktorer att ta hänsyn till: pris, sortiment, service, miljöfrågor, samhällsansvar, certifieringar – för att nämna några.

Att inköpsrutinerna fungerar är en förutsättning för att mål som minskade kostnader och bättre lönsamhet ska kunna uppnås, men de bör även återspegla företagets värdegrund och bidra till företagets anseende och nöjdare medarbetare.

Hur ser det ut på ditt företag? Används ramavtalen som de ska? Det är mycket som kan gå fel och som kan förhindra att man inte drar full nytta av ett ramavtal. Hur löser ni följande utmaningar?

  1. Hur och var förvarar ni ramavtalen på företaget?
  2. Hur uppdaterar ni produktkatalogerna för inköp – hur många timmar lägger ni på detta?
  3. Hittar de anställda ramavtalen när de ska göra inköp?
  4. Får ni de rabatter som avtalats?
  5. Hur mycket pengar förlorar ni genom att anställda gör inköp vid sidan av ramavtalen?
  6. Kan anställda handla av lokala leverantörer när det är lämpligt?
  7. Hur många timmar ägnar ni åt att registrera nya leverantörer (i affärssystemet)?
  8. Hur ofta saknas det uppgifter om inköpsorder (PO) i en faktura?
  9. Hur många timmar om året ägnar ni åt att hantera fakturor manuellt?

Dessa frågor hänger självklart ihop. Här är några exempel:

  • Om ramavtalen inte finns samlade centralt så att alla lätt kan hitta dem ökar risken för att de anställda gör tillfälliga inköp.
  • Om det är besvärligt att uppdatera produktkatalogerna tar detta arbete mer tid. Om katalogerna inte uppdateras regelbundet finns det en risk att ramavtalen upplevs som inaktuella.
  • Anställda som inte hittar ramavtalen gör ofta inköp vid sidan om, och då går företaget miste om rabatterna. Tänk bara vad 5 procent rabatt på 100 miljoner skulle innebära för en verksamhet.
  • Ibland kan det vara bättre och snabbare att handla från en lokal leverantör. Har ditt företag en inköpslösning som är tillräckligt flexibel för att kunna hantera detta?
  • När anställda gör inköp vid sidan om ramavtalen lägger de ofta tid på att undersöka priser och kvalitet ...
  • … och ofta saknas inköpsorder, vilket försvårar fakturahanteringen för ekonomiavdelningen.
  • … och det kostar hundratals kronor att registrera nya leverantörer och hantera varje faktura manuellt.

Det är på tiden att inköpsrutinerna moderniseras! Tänk om de anställda kunde göra alla inköp i en och samma webbshop? En webbshop som liknar de nätbutiker som de handlar från privat? En webbshop där det är enkelt att uppdatera sortimentet och där ditt företag kan handla till rabatterade priser enligt avtal? En webbshop där även små lokala leverantörer har möjlighet att visa upp sina produkter? En webbshop som är anknuten till företagets affärssystem, som förenklar fakturahanteringen, och där alla beställningsnummer genereras automatiskt?

Lösningen heter Complete Procure. Den förenklar inköpen och administrationen, och betalar sig snabbt – eftersom företaget kan utnyttja alla rabatter och ekonomiavdelningen slipper hantera fakturor och registrera leverantörer manuellt.

Ta gärna en titt på våra videor som visar hur lösningen fungerar.

 

Additional Reading