Vad du inte vet sårar dig: Automatisk förnyelse av avtal har betydande ekonomiska, administrativa, juridiska och ryktesmässiga konsekvenser för ditt företag.
Har du upplevt att tillsvidareavtal automatiskt förnyas i 12, 24 eller 36 månader? Till exempel licens för programvara, driftavtal på kaffemaskiner, vattenförsörjning, mobiltelefoni, bredband? Kommer du ihåg hur frustrerande det var att du inte kunde säga upp avtalen eller omförhandla dem?
Den dåliga nyheten är att denna frustration bara är en av många anledningar till att automatisk förnyelse av kontrakt skadar ditt företag. Som CFO finns det minst sju skäl till att bry sig om frågan.
-
Ingen omförhandling
Automatisk förnyelse av avtal innebär att befintliga villkor fortsätter att gälla, ofta med ett pristillägg baserat på inflation. Detta berövar företaget möjligheten att omförhandla viktiga aspekter såsom pris, servicenivå, leveransvillkor och andra klausuler som kan förbättra avtalets värde och relevans i förhållande till företagets nuvarande behov och marknadssituation.
-
Du betalar för saker som inte används
Ditt företags behov förändras över tid. Det som en gång var en viktig tjänst eller produkt kan bli överflödig på grund av förändringar i operativa behov, teknisk utveckling, nedläggningar eller uppsägningar. Automatisk förnyelse resulterar i fortsatt betalning för tjänster eller produkter som inte längre behövs, vilket resulterar i onödiga utgifter.
-
Ni känner inte till avtalet
I många nordiska organisationer, där medarbetarna ofta har en hög grad av självständighet och flexibilitet, kan avtal ingås och administreras decentraliserat. Som ett resultat av detta kan viktiga kontrakt och skyldigheter förbises eller glömmas bort, vilket resulterar i att organisationen fortsätter att betala för leveranser eller tjänster som den inte är medveten om. Avtal som förnyas automatiskt kan också innehålla villkor som är oförenliga med tillämpliga lagar, förordningar och policyer. Detta kan utsätta företaget för juridiska risker och ryktesrisker, till exempel när det gäller transparenslagstiftning.
-
Dubbla och tredubbla upp – år efter år
Brist på centraliserad tillsyn och kontroll över avtal kan leda till dubblering av tjänster och produkter. Automatisk förnyelse förvärrar detta problem genom att inte tillåta inköp och leveranser att konsolideras eller optimeras, vilket hindrar ett effektivt internt resursutnyttjande. Oväntade förnyelser kan leda till att medel binds upp i mindre kritiska områden, vilket begränsar tillgängliga resurser för viktigare initiativ. Och inte minst kräver det ofta stora ansträngningar.
-
Dränerar lönsamheten
Automatisk förnyelse av avtal som inte längre är relevanta eller som överlappar med befintliga tjänster dränerar ditt företags lönsamhet. Detta utgör en direkt kostnad utan motsvarande nytta och påverkar företagets lönsamhet negativt. Även små, till synes obetydliga avtal kan ackumuleras till betydande onödiga utgifter som begränsar ett företags finansiella flexibilitet och förmåga att investera i strategiskt viktiga områden.
-
Ett följdfel i nästa års budget
Avtal som förnyas automatiskt och som är okända för beslutsfattare leder oftast till att budgetar och prognoser blir mindre precisa. Många små utgifter, som tillsammans blir stora summor, kan i sin tur leda till att företaget fattar beslut som det inte borde ha fattat.
-
Problem med personligt beroende
När anställda slutar hanteras ofta inte deras uppsagda kontrakt och skyldigheter på rätt sätt. Automatisk förnyelse av dessa avtal innebär att avtalen fortsätter att löpa även efter att den ansvariga parten har lämnat, vilket skapar förvirring och kan leda till ekonomiska förluster eftersom ingen tar ansvar för att utvärdera eller säga upp dem.
Den goda nyheten är att det är lätt att vidta åtgärder för att förhindra automatisk förnyelse av kontrakt. Vad händer om alla dina kollegor som har skrivit avtal får besked i god tid innan avtalen förnyas? Att dessa notifikationer kräver aktiva åtgärder, vilket i praktiken kräver att dina kollegor funderar på om avtalen fortfarande behövs? Och vad händer om vi ringer dig om varningarna inte får dig att kontrollera avtalen?
Boka en tid som passar dig nedan, så sätter vi upp en demo för att visa hur dessa utmaningar kan lösas!