Från mappar på en dator till molnbaserad avtalshantering: Jettime använder House of Control för att säkerställa effektiv avtalshantering och bättre beslutsfattande. Nu finns alla avtal samlade på ett ställe – med notifieringar, sökbarhet och full kontroll för hela organisationen.
Jettime är ett danskt B2B-flygbolag med cirka 500 anställda och en modern flotta på 13 Boeing 737-800. De flyger både charteruppdrag och tillhandahåller flygplan med besättning till stora operatörer som SAS och Norwegian. Med en så komplex verksamhet och ett stort antal leverantörs- och partneravtal behövde Jettime ett system som är användarvänligt, ger en överblick, är tillgängligt och skapar insikt i hela organisationen.
”Det viktigaste för oss är att ha full överblick över våra avtal, så att vi undviker att dubblera samma leveranser eller missa viktiga deadlines. Dessutom måste varje avdelning kunna se och följa upp sina egna avtal. Det ger ägarskap och tar bort personberoendet,” säger Peter Orssten, Procurement Manager på Jettime.
Som inköpschef är Peter ansvarig för alla inköp i Jettime (förutom flygplansleasing). I detta ingår också att följa upp ett stort antal avtal med leverantörer och partners. På den juridiska sidan hanterar Legal Manager Emily Lundqvist Mikkelsen allt från avtal och GDPR till andra juridiska uppgifter. När Jettime öppnade igen efter pandemin saknade företaget en intern jurist och många avtal hamnade hos inköpsavdelningen.
”Tidigare lagrades alla avtal i en mapp på Peters dator. Det skapade en flaskhals som gjorde det svårt och otillgängligt för andra i organisationen att fatta välgrundade beslut – ibland med kort varsel,” förklarar Emily.
Avsaknaden av ett gemensamt system gjorde Jettime sårbart, både när det gällde personalberoende och potentiella fel. Avtal kunde löpa ut eller förnyas automatiskt och i värsta fall riskerade man att ingå ett nytt avtal eller beställa en ny tjänst utan att ha sagt upp det gamla. En sådan dubbelhantering skulle leda till onödiga kostnader och extraarbete. Det stod klart att Jettime behövde en bättre lösning för avtalshantering.
För att säkerställa kontrollen bestämde sig Jettime för att hitta ett molnbaserat verktyg för avtalshantering.
”Vi hade möten med flera leverantörer, men valde House of Control eftersom vi tyckte att det var det bästa och mest intuitiva systemet,” säger Peter.
Valet föll på House of Controls lösning Complete Control, som utmärkte sig när det gäller användarvänlighet och funktionalitet.
Implementeringen skedde i nära samarbete med House of Control. Med stöd av deras Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, satte Jettime igång med att bygga upp en gemensam avtalsdatabas.
”Vi tog oss tid att skriva in alla avtal och definiera vem som är ansvarig för varje avtal. Samtidigt involverade vi cheferna på varje avdelning för att säkerställa att alla hade äganderätt till sina egna avtal,” säger Emily.
Hittills har Jettime registrerat cirka 180-190 avtal i systemet, och antalet ökar hela tiden. I takt med att fler avtal identifieras och läggs in räknar man med att nå över 250 aktiva avtal.
”Vi har haft introduktionsmöten med nästan alla avdelningar och rullar nu successivt ut lösningen i hela organisationen. Jettime går därmed från utspridda avtal på lokala diskar till en enda sanningskälla, där alla avtal lagras säkert med rätt information,” säger Peter.
Jettime märker redan av en stor skillnad i vardagen.
”Det är en enorm lättnad. Det är slut på att leta efter avtal i mappar eller lokala filer. Vi sparar tid och vi har en mycket större säkerhet att avtalen följs upp i tid. Den tid vi sparar kan vi använda till ärendehantering och andra arbetsuppgifter,” säger Emily.
Med alla avtal samlade på ett ställe och en tydlig ansvarsfördelning slipper de den osäkerhet som tidigare följde med personberoende rutiner. Varje avdelning kan logga in och se sina egna avtal, vilket ökar ägarskapet och frigör tid för Peter och Emily att fokusera på sina kärnuppgifter.
Ett konkret exempel på värdet av systemet är larmfunktionen. Tidigare fanns det en verklig risk för att avtal ”spårade ur” – att de förnyades automatiskt eller inte avslutades i tid. Nu får rätt person ett automatiskt meddelande via e-post i god tid innan ett avtal löper ut eller behöver omförhandlas.
”Jag ser direkt vilka avtal som är på väg att löpa ut och systemet meddelar automatiskt den ansvariga personen. Det ger mig sinnesfrid. Det innebär att Jettime undviker dyra överraskningar, till exempel överlappande avtal eller tjänster som vi inte längre behöver,” säger Peter.
Peter lyfter också fram hur enkelt det har blivit att söka i avtalstexterna.
”Systemet gör det möjligt för oss att söka i själva avtalsdokumenten. Om vi letar efter en specifik klausul kan vi söka efter ett nyckelord i PDF:en istället för att plöja igenom hela dokumentet,” förklarar han.
Resultatet är att det går mycket snabbare att samla in information och förbereda sig inför förhandlingar än tidigare. Sammantaget känner Jettime att de nu har den kontroll de ville ha: all relevant avtalsinformation är tillgänglig, sökbar och under kontroll, vilket resulterar i både bättre beslut och lägre stressnivåer.
Bland de funktioner som Jettime värdesätter mest i House of Control-lösningen nämner Peter och Emily särskilt dessa fyra:
”Det är meningsfullt för den enskilde användaren och ger en bra överblick över hela organisationen. Nu kan varje avdelning se sina egna avtal, istället för att allt göms undan hos en person,” säger Emily om det nya arbetssättet.
Jettime lyfter också fram samarbetet med House of Control som en framgångsfaktor.
”Simon har varit otroligt hjälpsam och tålmodig. Han har bokat in möten, svarat på alla våra frågor och guidat oss genom hela processen. Han förstår våra behov och kommer med bra lösningar,” säger Emily Lundqvist Mikkelsen.
Som Customer Success Manager har Simon Søgaard-Pedersen följt Jettime på nära håll från dag ett av implementeringen.
”Skillnaden är att det inte bara var 'här är systemet, lycka till'. House of Control har varit med oss hela vägen. Den kontinuerliga uppföljningen gjorde det lättare för oss att komma igång och utnyttja lösningen fullt ut,” betonar Peter Orssten.
Resultatet är att Jettime nu har full kontroll över kontrakten och ett framtidsinriktat verktyg som bidrar till en säker, effektiv och förutsägbar verksamhet.