Energi Fyn har fått kontroll över sina avtal och säkerställer nu att de förlängs i tid. Systemet skickar automatiska påminnelser om tidsfrister för förlängningar och uppföljning av personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal).
En missad deadline för förlängning kan räcka för att ett i övrigt välfungerande avtal måste omförhandlas. För Energi Fyn var detta en reell utmaning, särskilt för bolaget Vores Elnet som omfattas av upphandlingsregler. Där kan en glömd förlängningsfrist innebära att en helt ny upphandling måste genomföras. Idag har de full översikt över sina inköpsavtal, vilket ger en helt annan trygghet i vardagen.
Energi Fyn äger och driver elnätet i största delen av Fyn. Dessutom säljer koncernen el och naturgas till privatpersoner och företag, erbjuder bredbandslösningar, laddlösningar samt etablerar och driver gatubelysning i flera kommuner. Som en del av Energi Fyn-koncernen verkar bolaget i en bransch med stor samhällskritisk betydelse och stränga krav på inköp.
För upphandlingskonsulten Caroline Olesen innebär detta att överblick, dokumentation och uppföljning i rätt tid inte bara är ”bra att ha” – det är avgörande.
”Vi hanterar allt från upphandlingsavtal till juridiska frågor. Därför behöver vi verktyg som ger oss kontroll. Tidigare hade vi ingen samlad plats där alla avtal var lagrade,” säger hon.
I verksamheter som lyder under upphandlingsregler är avtal sällan eviga. De är vanligtvis tidsbegränsade och många innehåller optioner på förlängning. Om fristen löper ut kan avtalet inte nödvändigtvis förlängas i efterhand.
”Om ett avtal inte förnyas i tid kan det i värsta fall utlösa en ny upphandlingsprocess. Det är en tidskrävande uppgift som är svår att få in i ett redan pressat schema om den inte har planerats,” förklarar Olesen.
Avsaknaden av ett centraliserat system innebar att de saknade en fullständig överblick, vilket gjorde det svårt att säkerställa att alla avtalsuppföljningar och förlängningar hanterades korrekt.
För att förbättra hanteringen valde Energi Fyn att implementera Contract Management-lösningen från House of Control. Första steget var att bygga en struktur anpassad efter deras behov och att etablera tydliga rutiner för aviseringar.
”Nu får vi aviseringar i god tid innan ett avtal löper ut. Det ger oss möjlighet att utvärdera om vi ska förlänga, omförhandla eller förbereda en ny anskaffning. Det är ett helt annat sätt att arbeta på än tidigare,” säger Olesen.
En viktig del av uppsättningen var att koppla huvudavtal till tillhörande personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal), vilket har gjort GDPR-efterlevnaden betydligt enklare för Energi Fyn.
”Med House of Control kan vi se alla våra personuppgiftsbiträdesavtal och vilket huvudavtal de tillhör med ett enda klick. Det är en stor hjälp eftersom vi är skyldiga att följa upp dessa avtal minst en gång per år,” konstaterar Olesen.
Genom att centralisera allt i ett och samma system kan Energi Fyn se sambanden mellan avtal, generera rapporter på några sekunder och säkerställa bättre regelefterlevnad. Detta minskar risken vid revisioner och ersätter manuellt arbete med förutsägbarhet och struktur.
Implementeringen av House of Controls programvara har gett Energi Fyn:
”I en stor organisation kan två avdelningar ingå nästan identiska avtal utan att känna till varandra. Nu har vi ett verktyg som hjälper oss att identifiera om vi redan har ett avtal inom det området. Det ger oss bättre förhandlingsposition,” säger Olesen.
Framför allt har det skapat arbetsro.
”Vi har inte längre stressen av att leta efter avtal eller oroa oss för om vi har följt upp något i tid. Vi märker verkligen skillnaden i vårt dagliga arbete.”
Olesen lyfter fram systemets flexibilitet som en av dess främsta styrkor.
”Vi har kunnat sätta upp strukturer som är logiska för oss. Programmet är mycket anpassningsbart, så länge man känner till sin egen avtalsstruktur.”
Samarbetet med House of Control och deras Customer Success Manager har också varit avgörande.
”Vi har fått utmärkt stöd genom hela processen. Upplägget med olika registreringsmallar för huvudavtal och personuppgiftsbiträdesavtal fungerar mycket väl, vilket gör det enkelt för nya användare att komma igång.”
När Caroline träffar andra upphandlare eller avtalsansvariga är hennes budskap tydligt:
”Det är förvånande hur vanligt det är att stora organisationer inte kan hitta sina avtal. Man skulle kunna lägga ett helt årsarbete bara på att spåra dem. Om du vill undvika det och säkerställa att du faktiskt vet vad du har kommit överens om, är ett system för avtalshantering helt nödvändigt.”
För Energi Fyn har House of Control blivit verktyget som säkerställer överblick, trygghet och bättre styrning. Det är skillnaden mellan att arbeta proaktivt och att ständigt ”släcka bränder.”