BEWI Danmark A/S har samlat sina leverantörsavtal i House of Control. Resultatet är bättre insikt i förpliktelser, färre oönskade bindningar och – inte minst – ett bättre underlag för strategiska inköp inom sex danska fabriker.
För Karsten Bech Pedersen, som arbetar med inköp och supply chain hos BEWI Danmark A/S, handlar avtalshantering om mer än att arkivera dokument. Det handlar om att veta vad verksamheten har förpliktat sig till, när avtalen löper ut, vilka villkor som gäller och hur inköp kan användas mer strategiskt.
”När jag började på BEWI upptäckte jag att avtalen låg utspridda på olika håll. Vissa låg i lådor, andra i e-postmeddelanden eller hos enskilda personer. Det var i praktiken en stor ’black box’,” säger han.
Med House of Control har BEWI gått från spridda avtal och lokala rutiner till en gemensam källa till sanning för leverantörsavtalen. Här kan du läsa om hur de gick tillväga och vilka vinster Pedersen och teamet har uppnått.
BEWI är en ledande europeisk leverantör av emballage och komponenter i EPS, EPP och Honeycomb. Som konsumenter känner vi bland annat till produkterna som de vita fisklådorna i Flamingo ®/EPS.
Företaget har en cirkulär affärsmodell där koncernen producerar råvaror och färdiga produkter, samtidigt som använda material samlas in och återvinns till nya produkter. Flamingo ®/EPS är särskilt väl lämpat för återvinning, inte minst eftersom produkten huvudsakligen består av luft.
För BEWI Danmark A/S omfattar inköpsarbetet sex fabriker i landet, utöver samarbete med verksamheterna i Sverige och Finland. Inköparna sitter lokalt ute på fabrikerna, medan Pedersen ansvarar för den fackmässiga och strategiska delen av inköpsarbetet.
Det innebär bland annat att utnyttja stordriftsfördelarna inom BEWI, förhandla större ramavtal samt säkerställa att leverantörerna följer koncernens krav och Code of Conduct.
”Min roll handlar om hur vi arbetar med inköp och hur vi kan utnyttja stordriftsfördelarna inom BEWI. Det är det jag är anställd för att bidra till,” säger Pedersen.
Dessutom ingår leverantörsuppföljning och due diligence i arbetet. BEWI använder bland annat BEWI Partner, ett gemensamt koncernsystem för leverantörsgodkännande, frågeformulär och andra typer av leverantörskontroller.
Före implementeringen av House of Control fanns det inte en enda samlad plats för leverantörsavtalen. Avtal kunde ha ingåtts av olika personer i organisationen – en fabrikschef, en medarbetare inom underhåll, en person i expeditionen eller andra lokala intressenter – och därefter arkiverats på olika sätt.
Det gjorde det krävande att få en överblick över vilka avtal som existerade, vem som bar ansvaret för dem, när de löpte ut och vilka villkor som faktiskt gällde.
”Det var otroligt många intressenter i avtalen och alla hade egna arkivsystem. Då vet man inte nödvändigtvis när avtalen löper ut, eller om det finns betungande klausuler om årliga prisjusteringar eller bindningstid,” säger Pedersen.
Konsekvensen var brist på överblick, men följderna kunde också bli ekonomiska och operationella.
”Det är den typen av avtal vi vill undvika framöver,” säger han.
Pedersen kände till House of Control från en tidigare arbetsgivare och visste vad systemet kunde bidra med. När han såg behovet av bättre avtalshantering inom BEWI tog han därför initiativ till att samla leverantörsavtalen i House of Control.
Det första steget var att få in alla avtal i systemet och registrera dem med rätt uppgifter: utgångsdatum, uppsägningstider, avtalsinnehåll, prisjusteringsklausuler och andra centrala villkor.
”Inledningsvis handlade det om att samla alla avtal på ett ställe och se till att de registrerades korrekt,” säger Pedersen.
Idag har BEWI Danmark A/S registrerat flera avtal i House of Control. Arbetet har gett organisationen en gemensam avtalsgrund och en betydligt tydligare struktur.
För att säkerställa god datakvalitet har BEWI valt att centralisera registreringen. I Danmark finns det en administratör för inköp och en för försäljning som lägger in avtalen. En motsvarande struktur har etablerats i Sverige.
”Om alla lägger in avtal på sitt eget håll kan det bli svårt att hitta dem igen. Vissa skulle kalla det truck, andra gaffeltruck, andra staplare. Därför har vi valt att ha dedikerade administratörer som ser till att allt registreras på samma sätt,” förklarar Pedersen.
Den viktigaste vinsten för BEWI är inte i första hand kopplad till en specifik kostnadsbesparing. Det största värdet ligger i kontrollen.
”Det vi har uppnått är full insikt i vilka förpliktelser vi har gentemot våra leverantörer. Det är där den största vinsten ligger,” säger Pedersen.
Med House of Control kan BEWI see vilka avtal som finns, vilka leverantörer de är kopplade till, vilka fabriker de gäller för och när de ska följas upp.
Det ger en helt annan trygghet i vardagen. Tidigare kunde viktiga tidsfrister ligga hos enskilda personer eller vara gömda i lokala arkiv. Nu blir ansvariga personer aviserade innan avtalen löper ut eller måste sägas upp.
”Aviseringarna är det viktigaste för mig. Man kan inte komma ihåg ett stort antal avtal och när de löper ut. House of Control ser till att vi får besked i god tid, så att vi slipper använda mental kapacitet till att komma ihåg alla tidsfrister själva.”
Pedersen lyfter även fram en praktisk funktion som sparar tid vid registrering av leverantörsuppgifter.
”Om du har ett CVR-nummer kan du söka upp alla adressuppgifter direkt. Det är riktigt bra,” säger han.
När alla avtal ligger samlade kan BEWI använda informationen mer strategiskt.
Pedersen använder bland annat House of Control för att identifiera avtal inom samma kategori mellan de olika fabrikerna. Det gör det lättare att se var verksamheten har flera lokala avtal som på sikt kan samlas i större, gemensamma avtal. Ett exempel är serviceavtal för gaffeltruckar.
”När vi har överblick kan vi se hur många olika avtal vi har på de olika anläggningarna. På sikt kan vi använda det för att samla portföljen och gå ut på marknaden med ett gemensamt avtal för flera produktionsenheter,” säger han.
Det har också betydelse för omförhandlingar och förberedelserna inför dem. Målet är att synkronisera avtalsportföljen över tid, så att utgångsdatum och uppsägningstider i högre grad stöder strategiska inköpsprocesser.
”När vi har fått in alla avtal handlar nästa steg om att synkronisera utgångsdatumen och undvika avtal som binder upp oss under olämpligt lång tid,” säger Pedersen.
För BEWI handlar detta om att bygga upp bättre förhandlingspositioner.
”Om ett avtal fungerar bra kan det gärna förlängas. Då kan vi vid ett givet tillfälle samla hela portföljen av servicetjänster och gå ut i upphandling på marknaden,” säger han.
En viktig anledning till att House of Control fungerar väl inom BEWI är att systemet är enkelt att använda.
”Det är mycket intuitivt. Man kommer snabbt igång och det är lätt att förstå hur systemet fungerar,” säger Pedersen.
En styrka han lyfter fram är möjligheten att anpassa egna dashboards. Fabrikschefer kan till exempel ställa in vyer som enbart visar de avtal som gäller för deras specifika fabrik.
”Fabrikschefen i Hobro är i första hand intresserad av det som gäller för hans fabrik. Då kan han ställa in sin dashboard så att han får exakt den överblick han behöver,” säger Pedersen.
Samtidigt kan avtal markeras så att organisationen tydligt kan se om ett avtal gäller för en enskild fabrik, flera enheter eller hela BEWI Danmark. Det ger både lokalt ägarskap och central kontroll.
BEWI har haft ett begränsat behov av support i vardagen, just för att systemet är så enkelt att använda. Likväl är det viktigt att veta att hjälpen finns tillgänglig när behovet väl uppstår.
”Ju mindre kontakt vi har, desto bättre är det egentligen. Det betyder att systemet fungerar. Men när vi väl behöver stämma av något vill vi ha svar snabbt. Och det får vi från House of Control,” säger Pedersen.
Han beskriver samarbetet som enkelt och effektivt.
”Customer Success Manager Simon Søgaard-Pedersen på House of Control finns där när vi behöver det.”
För Pedersen är värdet av House of Control tydligt: Systemet ger överblick, struktur och kontroll över leverantörsavtalen, helt utan att göra arbetsdagen mer komplicerad. Det är också det budskap han vill förmedla till andra inköpschefer.
”Om du har behov av ett enkelt, överskådligt och användarvänligt system för att hålla ordning på dina leverantörsavtal, och som samtidigt kan anpassas efter din verksamhet, bör du överväga House of Control.”
För BEWI Packaging Danmark har House of Control blivit ett verktyg för mer än bara avtalshantering. Det ger insikt i förpliktelser, minskar risken för oönskade bindningar och skapar ett bättre underlag för att utnyttja stordriftsfördelarna i en internationell industriverksamhet.
Vill du veta hur House of Control kan hjälpa din verksamhet? Boka en demo här.