MANPOWERGROUPS RESA TILL EN FRAMGÅNGSRIK AVTALSHANTERING
om Åse marie Haugstulen
Åse är chef för Bid Teamet som sköter anbudshanteringen på ManpowerGroup, vilket innebär att hon har det övergripande ansvaret för att ManpowerGroups produkter och priser är oslagbara på den norska marknaden. Hon har klättrat i graderna inom företaget, efter att ha börjat som vikarie för mer än 20 år sedan. Med en kombination av lång operativ erfarenhet och en stark strategisk överblick, kunde de knappast ha valt en bättre person att leda arbetet för en förbättrad avtalshantering.
om manpowergroup
Rekryterings- och bemanningsföretaget ManpowerGroups bolag i Norge och Sverige är jättar inom sin bransch med en sammanlagd omsättning på över 8 miljarder norska kronor. En vanlig dag hyrs över tiotusen personer ut till kunderna. Dessutom genomför de tusentals direktrekryteringar under hela året, där kvaliteten på den kompetens de hittar är avgörande för deras kunders fortsatta utveckling.
“Vi trodde att vi hade en tillräcklig överblick, men nu har vi registrerat över 900 avtal, långt fler än vi hade förväntat oss. Vi har också etablerat bättre processer. Avtalshantering har blivit en naturlig del av planeringen inom inköp och försäljning.”
- Åse Marie Haugstulen, chef för Bid-teamet på ManpowerGroup
Bakgrund
Med ManpowerGroups storlek och typ av verksamhet följer ett stort antal avtal. Det finns avtal med alla kunder, avtal som reglerar leveranser och avtal med samtliga leverantörer. Utöver storleken uppstår komplexitet rent generellt i avtalen, eftersom ManpowerGroup har närhet till kunderna. Det innebär en bred geografisk närvaro med många kontor. Och det innebär att de har specialiserade och juridiskt separata dotterbolag, internt kända som varumärken – för att möta kundernas olika behov.
Utmaningar
"I takt med att vår verksamhet växte upptäckte vi att vi saknade programvara för att stödja hur vi hanterade pågående kundkontrakt. Endast en del av de anställda hade tillgång till avtalen, och då endast läsaråtkomst. Dessutom hade varumärkena olika metoder för avtalshantering."
– Samtidigt använde inköpsavdelningen Excel-ark och Sharepoint-lösningar. All denna komplexitet och vår suboptimala respons innebar att vi inte hade processer och system på plats för att stödja hur vi rörde oss framåt som företag."
Process
"Vi behövde samarbeta inte bara mellan varumärken, utan också mellan geografiska områden och över nationsgränser. Och vi behövde system för att stödja detta. För detta ändamål inrättade vi en projektgrupp och började med att skissa på alla relevanta processer. Vårt mål var att implementera ett avtalshanteringssystem som stödde våra försäljnings-, leverans- och upphandlingsprocesser."
"Vi gjorde en grundlig leverantörsbedömning och vi hade flera krav. Programvaran för avtalshantering måste kunna stödja alla våra varumärken när det gäller försäljning och leveranser, förutom att vara ett verktyg för inköpsteamen. Programvaran måste göra det möjligt att dela kontrakt över nationsgränserna. Och slutligen måste den uppfylla ManpowerGroups globala IT- och juridiska styrningskrav."
Förbättringar
"Jag tycker att vi har anledning att vara stolta över vad våra nya rutiner åstadkommer. Alla våra varumärken i Norge och Sverige använder för närvarande Complete Control. Alla anställda kan läsa avtal och åtkomsten styrs av användaråtkomst i systemet. Kontoansvariga får viktiga meddelanden om sina egna kontrakt före utgångsdatum, prisjusteringar och uppsägningsfrister. Nästa fas blir att integrera Complete Control med vårt ERP-system."
FRAMGÅNGSKRITERIER FÖR ATT KOMMA IGÅNG MED ETT AVTALSHANTERINGSSYSTEM, ENLIGT ÅSE
- Definiera dina behov av ett verktyg som stödjer din verksamhet
- Definiera dess omfattning – vad som ska inkluderas och vad som inte ska inkluderas
- Ha en dedikerad projektledare med teammedlemmar från IT och affärsverksamheten
- Definiera en tydlig tidslinje med milstolpar (en detaljerad projektplan)
- Ha regelbundna möten i projektgruppen för att följa upp uppgifter
- Ha dokumentation på plats under hela processen
- Ha en implementeringsplan på plats och investera i kick-off-sessioner
TA KONTROLL ÖVER DINA AVTAL
Upptäck hur vår cloud-baserade programvara för avtalshantering ger dig kontroll över dina avtal, tillgångar och skulder.
