I dette interview fortæller Daniel Riber Jakobsen om, hvordan Frøslev Træ har opnået øget sikkerhed, datadisciplin og sørget for strømlinet håndtering af deres kontrakter og aftaler gennem nem og effektiv implementering af Complete Control. 

Daniel Riber Jakobsen begyndte sin karriere hos Frøslev Træ som 19-årig, da han startede i virksomheden som elev. I dag er han ansat som Digitaliserings- og datakoordinator og er ansvarlig for virksomhedens digitale strategi og processoptimering gennem implementering og brug af digitale hjælpeværktøjer såsom Complete Control. 

OM FRØSLEV TRÆ

Frøslev Træ blev grundlagt i 1931 som en dansk, familieejet virksomhed og har siden produceret og leveret kvalitetstræ til projekter fra store byggerier til private boliger. Frøslev Træ er Danmarks største producent og leverandør af træ og målet er at blive den foretrukne leverandør i hele Nordeuropa. I dag har virksomheden 160 medarbejdere og omsatte i 2023 for en halv milliard kroner. 

Hvis man vil konkurrere i nutidens marked, skal man digitalisere - Case med Frøslev Træ

“Hvis man gerne vil være med i konkurrencen, så skal man digitalisere. Det er man nødt til,” siger Daniel Riber Jakobsen. “En del af denne digitalisering er at være skarp på data. Det er forudsætningen.” Sådan forklarer Daniel Riber Jakobsen, der er ansvarlig for digitalisering hos Frøslev Træ.

I denne process er et fokus på stamdata og datadisciplin vigtig, da stamdata bliver den sandhed, man kan tage udgangspunkt i, når man skal tage beslutninger. Og at have styr på stamdata kræver systemer og software, der muliggør dette. “Det er denne datadisciplin som Complete Control lægger op til, vi blandt andet efterspurgte,” uddyber Daniel Riber Jakobsen. 

I dette interview fortæller Daniel Riber Jakobsen om, hvordan Frøslev Træ har opnået øget sikkerhed, datadisciplin og sørget for strømlinet håndtering af deres kontrakter og aftaler gennem nem og effektiv implementering af Complete Control. 

Fra ineffektiv kontrakthåndtering til strømlinede, optimerede processer

“Hos Frøslev Træ oplevede vi problemer med den helt klassiske historie, når det kommer til kontrakter. Vi havde ikke styr på vores kontrakter og aftaler og så gang på gang, at vigtige dokumenter lå gemt rundt omkring i forskellige medarbejderes indbakker, og at noter og data omhandlende kontrakterne lå i forskellige notedokumenter. Der var intet fælles overblik. Faktisk kan man godt sige, at vi ikke håndterede vores kontrakter før, vi implementerede Complete Control“ siger Daniel Riber Jakobsen

Mangel på overblik over kontrakterne gav til tider konkrete udfordringer for Frøslev Træ: “Når tiden kommer, hvor samhandelsaftaler skal fornyes, har salgsafdelingen travlt. De skal foretage nye aftaler med deres partnere, og her er det væsentligt, at de har den seneste kontrakt og dens data til rådighed. Her oplevede afdelingen ofte, at forskellige kontraktversioner var tilgængelige, eller at de havde svært ved at finde aftalerne,” forklarer Daniel Riber Jakobsen.  

“Det tager fem minutter at onboarde en bruger”

“Af mange gode grunde foreslog min chef, at vi skulle have et dokumentstyringssystem for at strømline og optimere vores håndtering af kontrakter. Her faldt valget på House of Control. Det vigtigste for os var, at det system, vi skulle implementere til at håndtere vores kontrakter, var brugervenligt. Og det var hurtigt tydeligt for mig, at dette gjorde sig gældende med House of Controls løsning, fordi det var hurtigt og nemt at oplære vores medarbejdere i at bruge det,” forklarer Daniel Riber Jakobsen og uddyber:

“Effektiviteten ved at oplære en bruger er en af de store fordele ved Complete Control. Det tager fem minutter at onboarde en bruger. Det gør, at det er nemt at implementere og sørger for, at nøglemedarbejderne faktisk bruger systemet.” 

Sikkerhed og brugervenlighed er alfa omega 

Frøslev Træ opbevarer 130 aftaler og kontrakter i deres Complete Control. Herunder kan driftsaftaler, ejendomskontrakter, partner/rammeaftaler og IT-aftaler nævnes. Frøslev Træs kerneværdier er ordentlighed, ordholdendhed og sikkerhed.

“Derfor er den sikkerhed, som Complete Control giver os utrolig vigtig. Vi er gået fra, at vores aftaler opbevares alle mulige mere eller mindre usikre steder, til at vi nu har den øgede sikkerhed gennem Complete Controls to-faktor-sikkerhed og en samlet cloudbaseret lagringsplads til alle vores aftaler.

Det betyder meget for os, at de systemer vi bruger, er et match til vores kerneværdier om ansvarlig opførsel og håndtering, som vi prøver at efterleve i alt, hvad vi gør. Og det indebærer også, at vi skal efterleve denne sikkerhed, når det kommer til vores kritiske aftaler. Dette er nu sikret gennem House of Control” 

Påmindelser om fornyelse af kontrakter giver overblik

Et kontrakthåndteringssystem er ikke kun en fordel, når det kommer til central lagring af aftaler og kontrakter og øget sikkerhed. Complete Control sender også påmindelser ud, når en kontrakt er tæt på udløb eller skal genforhandles. Disse påmindelser har flere gange vist sig at være en hjælp for Frøslev Træ, forklarer Daniel Riber Jakobsen og uddyber:

“Vi er flere gange blevet mindet om, at aftaler er ved at udløbe takket være påmindelserne fra Complete Control og har på den måde husket at genforhandle aftalerne.” 

Daniel Riber Jakobsens bedste råd til effektiv implementering af nye systemer

“På trods af at jeg mener, at Complete Control er nemt at bruge, så er det vigtigt, at man tager sig tid til at implementere et nyt system. Forandring sker ikke af sig selv, selv hvis behovet for optimering er tydeligt. Selvom det tager fem minutter at sætte folk ind i, så skal man prioritere de fem minutter, så alle medarbejdere kan blive onboardet,” siger Daniel Riber Jakobsen og fortsætter: 

“Det der gjorde forskellen for den effektive implementering var, at i stedet for at jeg indkaldte alle til et samlet møde, hvor de skulle lære at benytte det nye software, så arrangerede jeg, at jeg oplærte alle individuelt. Selvom det sjældent tog mere end fem minutter, gjorde denne individuelle oplæring, at alle nøglemedarbejderne følte, at kunne stille spørgsmål undervejs, og virkelig forstod, hvordan Complete Control kunne forenkle kontrakthåndtering,” fortæller Daniel Riber Jakobsen. 

Denne metode øgede følelsen af nærvær, så hver enkelte medarbejder og afdeling forstod, hvordan Complete Control kunne hjælpe dem i deres specifikke situation, da behovet og administrationen af kontrakter varierer fra afdeling til afdeling. 

Fuld tilfredshed fra Frøslev Træ

“Når det kommer til tilfredshed af løsningen fra House of Control, er det fuld plade herfra. Skulle jeg anbefale et kontrakthåndteringssystem til andre, ville jeg anbefale Complete Control. Det skaber øget sikkerhed, gør processere lettere, mere optimerede og effektive, og så sørger det for at skabe én virkelighed gennem stamdata og øget datadisciplin,” siger Daniel Riber Jakobsen som afsluttende kommentar. 

Få en personlig demonstration - Book en demo

Vil du også opnå sublimt overblik og ressourcebesparelser, når det kommer til dine kontrakter og aftaler, gennem smart digitalisering?

Hos House of Control er vi klar til at fortælle mere om, hvordan Complete Control kan hjælpe dig og dit arbejde med aftaler og kontrakter. Her kan du få en demo på House of Controls software, Complete Control eller du kan kontakte os her for at høre mere.