Gregory GjiniIFRS 16 skaber væsentlige forretningsmæssige, praktiske og teoretiske udfordringer for CFO'en og hans kolleger. Med disse ni trin kom vi i House of Control godt i gang med at rapportere IFRS 16 korrekt og effektivt.
Når lejemålene skal optages i balancen, og behandlingen i resultatopgørelsen ændres fra lokale GAAP, ændres vigtige økonomiske nøgletal som EBITDA, EPS og nettogæld. Dette kan potentielt påvirke lånevilkår i banken, interne bonusordninger, beslutninger om opkøb og endda muligheden for at betale udbytte.
I denne artikel beskriver vi først de praktiske udfordringer, som økonomidirektøren og økonomiafdelingen støder på, første gang de skal rapportere via IFRS 16 – og selvfølgelig også efterfølgende. Vi præsenterer derefter en ni-punkts tjekliste for, hvordan du kan komme videre.
Læs også: Her er alt hvad danske virksomheder skal vide om IFRS 16
Mange praktiske udfordringer med IFRS 16-implementering
I House of Control er vi mest optaget af den praktiske implementering for de virksomheder det gælder. Fra vores eget netværk af kunder, revisorer og andre har vi lagt mærke til følgende:
- Mange danske virksomheder mangler centrale, effektive og præcise systemer og processer til at opfylde IFRS 16-kravene.
- Indsamling af data om eksisterende lejemål er en stor praktisk udfordring. Det er ofte manuelt, tidskrævende og ikke særlig præcist, ikke mindst fordi lejeaftalerne er "alle steder" i virksomheden.
- Der findes ofte ikke et godt system til registrering af fremtidige forpligtelser og andre nøgledata vedrørende aftalerne
- Det betyder at der ofte er regnskabstekniske og faglige processer, der skal gennemgås for hver enkelt lejekontrakt, der er omfattet af IFRS 16.
- IFRS 16 vil direkte påvirke virksomhedernes økonomiske nøgletal og lønsomhedsmål, herunder andre driftsomkostninger, afskrivninger og renteomkostninger samt i det samlede resultat før skat.
- Mange ERP-systemer tilbyder ikke moduler, der kan håndtere IFRS 16 på en hensigtsmæssig måde.
IFRS 16 kræver ligebehandling af, hvad der i lokale GAAP klassificeres som operationel og finansiel leasing. Medmindre de falder ind under undtagelserne i IFRS 16 (lille sum og/eller med en løbetid på mindre end et år), skal begge være i balancen som et aktiv (brugsret) og en forpligtelse (leasingforpligtelse).
Hvordan håndteres IFRS 16 i din virksomhed? Lavede i alt i et regneark første gang?
Tjekliste for en effektiv implementering af IFRS 16
Vores kollegaer i økonomiafdelingen i House of Control besluttede sig for at lave en tjekliste for, hvordan vi selv blev "compliant" i 2021. Vi mener, at følgende trin repræsenterer en god tjekliste til implementering af IFRS 16 og rapportering for første gang:
1. Gennemgå eksisterende leje- og leasingaftaler
Gennemgå alle eksisterende kontrakter for at finde ud af, hvilke som er kvalificerede som leje- eller leasingaftaler i henhold til IFRS 16. Er det pågældende beløb væsentligt (over 5.000 euro) og af tilstrækkelig varighed til at blive indregnet i balancen (over 12 måneder)? Har du det fulde overblik over alle de indgåede lejeaftaler på forskellige niveauer i virksomheden? Ved indgåelse af nye kontrakter er det vigtigt, at du har en proces til at identificere, om den pågældende kontrakt indeholder en lejekontrakt, der falder inden for IFRS 16's regelværk.
2. Definer lejeperioden for hver kontrakt
Det er den periode, hvor virksomheden har brugsretten til det underliggende aktiv. Det er ofte relevant at forlænge den initielle lejeperiode med forlængelsesmuligheder. Hvis du forventer at udnytte forlængelsesmuligheder, skal disse også tages i betragtning.
3. Find huslejen og leasingbetalingerne
Det er de betalinger, som virksomheden skal betale over lejeperioden. Disse skal indekseres efter den forventede prisstigning på lejebetalingerne
4. Bestem diskonteringsrenten
For hvert lejemål bestemmer du diskonterings-/debiteringsrenten, som er den kurs, der bruges til at beregne nutidsværdien af leje-/lejebetalingerne.
5. Beregn initial ROU og leasingansvar
ROU er retten til at bruge et underliggende aktiv. En leasingforpligtelse er forpligtelsen til fremtidige leasingydelser. En leasingtager måler tilbagediskonterede pengestrømme af fremtidige leasingydelser på leasingkontraktens ikrafttrædelsestidspunkt. ROU'en og lejeforpligtelsen vil ved påbegyndelse være lige store. Startdatoen er det tidspunkt, hvor en leasinggiver stiller et underliggende aktiv til rådighed til brug for en leasingtager.
6. Efterfølgende måling af ROU og lejeforpligtelse
Efter ikrafttræden afskrives ROU'en over den forventede leasingperiode, mens leasingforpligtelsen opgøres med renter og afbetales med fremtidige leasingydelser (leasingydelserne reducerer gælden). Når leasingperioden udløber, vil ROU'en være afskrevet, og den resterende leasingforpligtelse vil være nul.
7. Opdater regnskabssystemer og andre processer
Der er flere tekniske løsninger til at lave de nødvendige beregninger i henhold til IFRS 16. Hos House of Control har vi udviklet en løsning, der ikke kun præcist beregner balanceværdier og afskrivninger, den giver dig også en unik kontrol over dine omkostninger og et overblik over fremtidige forpligtelser . Som et resultat er det et værktøj, du kan bruge til både at skære ned på dine omkostninger og effektivisere budgetteringsprocessen.
8. Opdater regnskabsoplysninger
Angiv yderligere oplysninger i noterne til regnskabet når det gælder leje- eller leasingaftalen, størrelsen og tidspunktet for lejebetalinger samt balanceværdien af lejeforpligtelser og brugsrettigheder.
9. Gennemgå og færdiggør regnskabet
Gennemgå og udfyld regnskabet med de nye data og oplysninger, og sørg for, at alle nødvendige oplysninger præsenteres.
Når du er kommet igennem IFRS 16-overgangsprocessen, fortsætter rejsen. Det skal blive ”business as usual” at vedligeholde nøjagtige og fuldstændige leasing- og lejedata, opretholde ajourførte regnskabsmæssige skøn og rutinemæssigt kvantificere IFRS 16-journalposteringer. CFO'en og regnskabsteamet skal løbende gennemgå vurderinger og forudsætninger på tværs af leasingporteføljen.
