Effektiv kontraktstyring: Sådan optimerer du din kontraktlivscyklus

I denne artikel kan du blive klogere på hvordan avanceret software for kontraktstyring kan revolutionere arbejdsopgaver forbundet med kontraktforvaltning, hvilket fører til en mere strømlinet og effektiv kontraktlivscyklus. Læs med og dyk ned i optimering af kontraktlivscyklus. 

Financial controller, CFO, økonomimedarbejder - du har helt sikkert to do listen fyldt med data, excelark, kontrakter og andre tidskrævende arbejdsopgaver. Du ved helt sikkert også hvor vigtigt, det er at have et sublimt overblik over dine aftaler og kontrakter - så du kan optimere din kontraktlivscyklus. Men det er nemmere sagt end gjort at holde hoved og hale i kontrakter. 

Den gode nyhed er, at der er digitale værktøjer og software til rådighed, der gør det let som en leg at styre dine kontrakter, få overblik over dem og i sidste ende optimere din kontraktlivscyklus. Effektiv og automatisk kontraktstyring og kontraktoptimering er ikke blot vigtigt for at lette dit arbejde og frigive ressourcer til andre værdiskabende arbejdsopgaver, det er også afgørende for at opnå operationel effektivitet, minimere risici og sikre overholdelse af regler og standarder. 

Kontraktlivscyklussen: de forskellige faser i kontraktstyring

Når man arbejder med kontrakter og kontraktstyring, er kontraktlivscyklussen, der beskriver de forskellige faser i kontraktstyring, vigtig at forstå. Kontraktlivscyklussen består af flere afgørende faser, der strukturerer hele kontraktforløbet. Kort sagt betyder god forståelse for kontraktlivscyklus- og styring at tage proaktiv styring af kontrakter i hele deres levetid, fra opstart til afslutning. 

De forskellige faser af en kontraktlivscyklus er:

• Oprettelse
• Forhandling
• Godkendelse
• Opfølgning
• Udløb 
  
  

Disse faser indeholder meget information og data, som både skal overholde lovgivning, standarder og kontraktbetingelser. Og så er det væsentligt, at virksomheder er klar over, hvilke kontrakter og aftaler, de er bundet af, hvornår kontrakterne bliver fornyet, og om fornyelsen foregår automatisk. Dette kan nemlig sætte virksomheden i en uheldig situation, hvis der bliver brugt resourcer på kontrakter og aftaler, som egentlig ikke skaber værdi for virksomheden.

Netop derfor er det et godt argument til at optimere kontraktprocesser og lave dybdegående kontraktanalyser for at undersøge, hvilke kontrakter og aftaler, der er fordelagtige at beholde eller indgå, og ikke mindst om aftalernes indhold bliver overholdt og lever op til forventningerne. Styring og optimering af kontrakter er dermed essentielt for at opretholde en effektiv og værdiskabende kontraktlivscyklus.

Udfordringer ved kontraktstyring og kontrakthåndtering

Men for at kunne forbedre kontraktlivscyklussen, er det ikke nok at forstå, hvad kontraktlivscyklus er, det er også væsentligt at forstå de udfordringer, der er ved kontrakter og håndtering af dem. Det er nemlig først der, vi kan forbedre systemerne og måderne, vi håndterer kontrakter på. 

Virksomheder står over for en række udfordringer i håndteringen af kontrakter, der spænder fra administrative besværligheder til komplekse risici og compliance-problemer.

Nedenfor gennemgår vi de typiske udfordringer forbundet med kontraktprocesser:

• En af de mest udbredte udfordringer er den manuelle dataindtastning, der ofte medfører fejl, forsinkelser og ineffektivitet i hele kontrakthåndteringsprocessen. Dette kan resultere i inkonsistens i data, misforståelser og endda potentielle juridiske konsekvenser grundet fejlbehæftede kontrakter.
  
  
• Manglende overblik udgør en anden kritisk udfordring. Når kontrakter spredes ud over forskellige afdelinger eller ligger i forskellige formater, for eksempel gemt i en medarbejders mailindbakke, bliver det svært at opretholde en samlet forståelse af, hvad der er på spil i aftalen. Dette fører ofte til ineffektiv ressourceallokering og kan resultere i, at værdifuld information går tabt. 
  
  
• Risikostyring er en af de mest kritiske aspekter ved kontraktstyring. Uden en solid forståelse for risiciene, der er knyttet til kontrakter, kan virksomheder stå over for potentielle økonomiske tab, omdømmeskader eller kontraktuelle konflikter. At identificere, evaluere og håndtere disse risici kræver omfattende analyse og strategisk tilgang.
  
  
• Overholdelse af regler og standarder udgør også en betydelig udfordring. Kontrakter skal overholde lovmæssige krav, industrielle standarder og virksomhedens interne politikker. Manglende overensstemmelse kan resultere i bøder, retssager eller tab af tillid fra interessenter.

Disse udfordringer understreger behovet for en mere effektiv, automatiseret og integreret tilgang til kontraktstyring. Ved at implementere avanceret software kan virksomheder minimere manuelle fejl, skabe et samlet overblik, håndtere risici mere effektivt og sikre, at alle kontrakter er i overensstemmelse med gældende standarder og regler.

Fordele ved software til kontraktstyring

Nu har du forstået nogle af de udfordringer, som mangel på en god kontraktstrategi kan medføre. Den gode nyhed er, at der er en løsning derude - nemlig software til kontraktstyring såsom House of Controls løsning, der fungerer som et digitalt hjælpeværktøj, der holder hånd i alle dine kontrakter og aftaler, så du trygt og sikkert kan overlade arbejdet til softwaren, der holder et sublimt overblik over din kontraktmasse. 

Minimer fejl med automatisering af processer

Gennem automatisering af processer bliver manuel dataindtastning reduceret eller elimineret, hvilket minimerer risikoen for fejl og fremskynder arbejdsprocesserne. Automatisering muliggør en mere strømlinet kontraktbehandling, hvilket er afgørende for at forbedre nøjagtigheden og effektiviteten. 

Overblik over alle konktrakterne ét sted

Når du samler alle kontrakterne i et specialiseret software, får du det store billede af, hvad der foregår i de forskellige aftaler, uanset hvilken afdeling eller sted, de kommer fra. Det betyder, at du ikke længere mister overblikket eller skal lede efter informationer i forskellige stakke papirer eller mapper.

Dette løser problemet med manglende overblik og fragmenterede oplysninger, hvilket styrker evnen til at træffe informerede beslutninger og effektivt administrere kontraktporteføljen. Det muliggør desuden sikker kontraktadministration. 

Påmindelser inden kontraktudløb og -fornyelse

Notifikationer og påmindelser om, når kontrakter og aftalers udløbsdatoer og fornyelser er nærmer sig, er afgørende for at undgå utilsigtede kontraktforlængelser eller manglende fornyelse, som kan medføre uønskede situationer.

Avanceret software og digital kontraktadministration giver mulighed for at planlægge og modtage automatiske advarsler og påmindelser, hvilket sikrer rettidig håndtering af kontraktforpligtelser, så du undgår at forpligte dig til kontrakt- og aftalefornyelser, du ikke ønsker. På samme måde får du også mulighed for at genforhandle kontrakter.

Risikovurdering og proaktive beslutninger

Risikovurdering er en vigtig del af kontraktstyring. Software med indbyggede analyseværktøjer kan identificere potentielle risici i kontrakterne ved at gennemgå betingelser og betydningen af hvert afsnit. Dette gør det muligt at prioritere risici og træffe proaktive beslutninger for at minimere dem, ligesom du kan foretage likviditetskontrol gennem kontraktstyring.

Dette indebærer blandt andet, at dine kontrakter og aftaler skal leve op til IFRS-16 kravene, hvilket du kan læse meget mere om her. 

Effektiv kontraktstyring gavner hele virksomheden

Du har nu forstået, hvad kontraktlivscyklus betyder, hvilke udfordringer virksomheder ofte oplever forbundet med kontraktsystememer, og om hvordan software såsom House of Controls løsning kan optimere din kontrakthåndtering. Til slut skal du læse om, hvordan implementering af kontrakthåndteringssystemer kan gavne dig og din virksomhed. 

Implementering af digitale værktøjer inden for kontraktstyring har kæmpe fordele for virksomheder, som kan ses i medarbejderglæde og -effektivitet, i ressourcebrug men også på bundlinjen.

Læs vores case om hvordan Visma sparede 140 millioner danske kroner ved at implementere House of Control som deres konktraktstyringssystem. 

Hvis du nu sidder og tænker, at du skal i gang med at optimere dine kontraktprocesser, er vi klar til at hjælpe dig. Det betyder først og fremmest, at House of Control kan hjælpe dig med at finde ud af, hvilke behov og krav, din virksomhed har i forhold til kontraktstyring. Her skal du tænke over hvilke funktioner og egenskaber, der er afgørende for jer – det kan eksempelvis være automatiserede påmindelser, avanceret dataanalyse eller integration med eksisterende systemer. 

Herefter er det væsentligt, at foretage en effektiv implementeringsstrategi. Det hjælper vi også med. Denne implementering indebærer også integrering med eksisterende systemer og arbejdsgange og træning af medarbejdere, så både systemer og medarbejdere er godt klædt på i forhold til de nye konktraktprocesser. 

Vi håber, at du nu er blevet klog på vigtigheden af at holde et godt overblik over kontrakter og aftaler og ikke mindst, hvordan digitale værktøjer kan hjælpe dig med netop dette. Hos House of Control er vi klar til hjælpe dig med at få fuld kontrol over dine kontrakter og aftaler.