Acht Gründe, warum Excel-Tabellen nicht für Vertragsmanagement geeignet sind

by House of Control | 26.02.2021 09:18:17

Nutzen Sie Excel-Tabellen, um einen Überblick über Ihre laufenden Verträge zu behalten? Gespräche mit unseren Neukunden ergeben - Excel-Tabellen sind nicht für die Vertragsverwaltung geeignet. Acht Gründe:

1. Fehlender Überblick
Excel-Tabellen liegen in mehreren Versionen vor. Informationen müssen immer wieder überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Daten in jeder Datei aktuell und zuverlässig sind. Kontrolle zu behalten wird zur Herausforderung.

2. Keine Archivierungsfunktion
Selbst wenn die Tabelle stets aktuell gehalten wird, ist das Format nicht geeignet, die Verträge selbst darin zu abzulegen und zu speichern. Und: Je größer das Unternehmen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Verträge an mehreren Orten abgelegt werden.

3. Hohe Fehleranfälligkeit bei manuellen Tätigkeiten
Die Verwaltung von Verträgen in Excel-Tabellen erfordert eine manuelle Datenpflege. Das Risiko, Daten falsch einzugeben oder zu übernehmen, ist hoch.

4. Sicherheitsprobleme
Angenommen, Excel wäre für die Speicherung von Verträgen geeignet. Bei einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit würden sich Sicherheitsprobleme ergeben. Der Zugriff auf sensible Vertragsdaten würde so einer höheren Anzahl an Personen gewährt als notwendig.

5. Keine Integration für die Laufzeit von Verträgen
Bei Vertragsablauf werden Konditionen gewöhnlich neu verhandelt oder Leistungen gekündigt. In Excel gibt es keine automatische Erinnerungsfunktion für ablaufende Fristen oder andere Fälligkeitstermine.

6. Umständliches Reporting
Wie viele Fahrzeuge hat das Unternehmen geleast? Wann müssen die Mietverträge für unternehmenseigene Betriebsstätten verlängert werden? Wie hoch sind die Kosten für die Kündigung einer ausgelagerten IT-Dienstleistung? Wie hoch sind die prognostizierten Einnahmen aus Retainer-Verträgen für das kommende Jahr? Excel ist kein schlechtes Programm, nur nicht besonders für die Vertragsverwaltung geeignet. Wir haben ein Tool entwickelt, das Reports basierend auf Ihren Verträgen und Kostenstellen generiert.

7. Nicht auf IFRS ausgelegt
Unternehmen, die unter den Rechnungslegungsstandard IFRS 16 fallen, müssen Miet- und Leasingverträge in der Bilanz ausweisen. Die Berechnung der unterschiedlichen Buchungseinträge erfolgt in Excel-Tabellen nicht automatisch. Es gibt ebenfalls keine Nachverfolgung für das Folgejahr – oder das Jahr darauf.

8. Hohe Abhängigkeit von Schlüsselpersonal
Eine Excel-Tabelle, die für die Verwaltung von Verträgen aufgesetzt wird, liegt in den Händen einzelner Schlüsselpersonen. Dies stellt ein Geschäftsrisiko dar – welches Unternehmen möchte im Hinblick auf konsolidierte Verpflichtungen und aktuelle Einnahmen von Einzelpersonen abhängig sein?

Die Lösung: Ein robustes Tool für effizientes Vertragsmanagement! Complete Control eliminiert die oben genannten Schwachstellen, die bei der Verwendung von Excel-Tabellen entstehen können. Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihr Unternehmen von unserer Lösung profitieren kann!

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