Digital Signatur

Sikkert, enkelt og effektivt: Digital signatur for alle dokumenter

- den er CFOens beste venn

Hvordan håndterer dere bekreftelser og signaturer?

Hver dag ber virksomheter i offentlig og privat sektor ulike brukere, medarbeidere og samarbeidspartnere om å signere en rekke dokumenter og bekreftelser. Hva som må signeres, varierer mellom ulike organisasjoner. En utfordring alle imidlertid er nødt til å forholde seg til, er at disse dokumentene må produseres, følges opp og fullføres, og at dokumentflyten og arkiveringen er ressurskrevende.

Hvordan signerer dere avtalene med medarbeidere, kunder og leverandører? Sender dere PDF-dokumenter som e-postvedlegg, som deretter må skrives ut, signeres, skannes og sendes tilbake?

Svakhetene ved slike prosesser er åpenbare. Det er tungvint å skrive ut dokumenter – og mange organisasjoner har faktisk kvittet seg med skriverne sine. Etter at du har skrevet ut og signert avtalen, kan det være utfordrende å få skannet dokumentet og sendt det nye PDF-dokumentet per e-post.

ESG-rapportering

Derfor er digital signatur raskere og mer pålitelig

Forestill deg at du skal sende et tilbud til en kunde. Du behøver bare å trykke på dokumentet i databasen og be om kundens signatur. Kunden mottar en e-post, klikker på en lenke og signerer på samme måte som i nettbanken. Så snart dokumentet er signert, registreres bekreftelsen i dokumentet, som nå er låst i databasen.

House of Control tilbyr digital signering av avtaler og andre dokumenter i samarbeid med Signicat, Europas ledende leverandør av digitale løsninger for identitetsbekreftelse.

Løsningen er basert på de ledende metodene finansnæringen og offentlige myndigheter i dag bruker for å identifisere kunder og innbyggere. Når folk skal signere, velger de om de vil gjøre det på en datamaskin, et nettbrett eller en smarttelefon. Etter at de har signert, hersker det ingen tvil om hvem som faktisk har bekreftet avtalen. 

Bruk digital signatur til mer enn avtaler!

Du behøver ikke å begrense bruken av digital signatur til avtaler med kundene. Eksempler på andre steder du kan bruke denne typen bekreftelse, er ansettelseskontrakter, taushetserklæringer og referater fra styremøter. Det er svært praktisk å bruke digital signatur når medarbeidere skal bekrefte at de har mottatt en mobiltelefon, en datamaskin eller annet utstyr. Det samme gjelder signering av avtaler med leverandører. Alle signerte dokumenter lagres i et sentralt arkiv, slik at dere alltid har full oversikt over hvem som har signert hva.

Hvordan kan dere ta i bruk digital signatur?

Legg inn din kontaktinfo, så tar vi en prat!