Generell informasjon om House of Control
House of Control utvikler og selger programvare for avtalehåndtering, IFRS 16-rapportering og overholdelse av åpenhetsloven. House of Control er heleid av Visma Norge Holding AS. Selskapet har kontorer på Høvik i Bærum kommune, hvor 53 mennesker har sin faste arbeidsplass.
House of Control selger sine løsninger også gjennom aksjeselskaper i Sverige og Danmark, som er heleid av hhv. Visma Holding Sverige AB og Visma Holding Danmark AB. Disse selskapene er ikke omfattet av aktsomhetsvurderingene beskrevet i denne rapporten.
Programvaren som House of Control utvikler og selger, er skybasert (SaaS). Kundene bruker løsningene til å administrere avtaler og eiendeler, overholde IFRS 16-kravene (regnskapsmessig behandling av leasingavtaler) og til å overholde åpenhetsloven.
De ulike løsningene selges primært til private og offentlige virksomheter i Norge, Sverige og Danmark. Ledende personer innen økonomi, innkjøp og administrasjon er som oftest de som signerer avtalen om å bruke House of Controls løsninger.
For å ivareta kravene som åpenhetsloven setter til varslingskanaler og klagemekanismer, har House of Control et menypunkt på nettsidene som leder til en underside som informerer om hvordan publikum kan kontakte oss.
House of Controls forpliktelse til å oppfylle menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
House of Control er en del av Visma-konsernet og gjennom det har vi en del forpliktelser og policyer/retningslinjer innenfor bærekraft som House of Control følger:
- Antitrust and Competition Law Policy - les denne her
- Supplier Code of Conduct - les denne her
- Diversity & Inclusion Strategy - les denne her
- Sustainability Policy - les denne her
- Anti-Corruption Policy - les denne her
- Group Governance Policy - les denne her
- Code of conduct for alle Visma-ansatte - les denne her
Videre har House of Control egne rutiner og retningslinjer beskrevet i følgende dokumenter:
- Antikorrupsjonspolicy
- Menneskerettighetserklæring
- Code of Conduct
- Likestillingsredegjørelse
Dokumentene som beskriver disse rutinene, samt hvordan House of Control jobber med åpenhetsloven, finnes på denne siden.
Videre rapporterer House of Control på ulike områder til Visma konsernet. Les mer om dette i redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for Visma-konsernet.
House of Controls arbeid med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kartlagte risikoer, negative konsekvenser og prioriteringer fremover
House of Control er en del av Visma-konsernet. Det er laget en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for Visma-konsernet som kan leses her. Redegjørelsen beskriver hvordan Visma-konsernet og de ulike selskapene metodisk jobber med å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som Visma enten har forårsaket eller bidratt til og hvordan Visma jobber med å iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense slike negative konsekvenser. Redegjørelsen bygger i stor grad på Visma sin Sustainability Report som ble publisert i april 2023, som kan leses i sin helhet her.
House of Control har flere prioriteringer i vårt fremtidige arbeid med forhold som er relevante for åpenhetsloven. Som en relativt ny virksomhet i Visma-konsernet, som kjøpte oss i november 2022, vil vi fortsette arbeidet med å lære av Vismas standarder og metoder. I 2022 og 2023 har våre aktsomhetsvurderinger vært begrenset til våre leverandører og deres egenerklæringer, mens vi etter hvert vil se på muligheter for å kartlegge større deler av leverandørkjeden. Åpenhetsloven setter krav til at det ikke skal begås brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Vi setter allerede flere krav, for eksempel innenfor miljø og antikorrupsjon.
Kartlegging og oppfølging av risikoer internt
Metode for intern kartlegging og oppfølging
For å vurdere interne risikoer i House of Control og hos våre leverandører, bruker House of Control blant annet Visma SmartTrackers og OneTrust. Videre jobbes det både på konsernnivå og på selskapsnivå med å sørge for at Visma er en arbeidsplass som har fokus på og oppfyller grunnleggende menneskerettigheter og at alle våre ansatte har anstendige arbeidsforhold. Med dette arbeidet som grunnlag, har House of Control systematisk kartlagt hvilke potensielle og faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold vår interne virksomhet har forårsaket eller bidratt til.
Visma har satt opp en bærekraftmodell som skal sørge for at vi jobber effektivt med bærekraft både i hvert enkelt Visma-selskap og i Visma-konsernet som helhet. I løpet av 2021 ble det etablert bærekraftskoordinator-roller i alle Visma-selskaper, inkludert i vårt selskap. Disse personene fungerer som kontaktpunkter når det gjelder bærekraftsrelaterte saker og har ansvar for rapportering til Visma-konsernet og for å dele kunnskap om bærekraft hos House of Control.
For å effektivt dele kunnskap mellom alle selskapene i hele Visma konsernet, har alle bærekraftskoordinatorene kvartalsvise (eller hyppigere) møter med sin regionale leder, kalt Sustainability Leads. I disse møtene samles alle bærekraftskoordinatorene fra eget land eller område for å sikre en helhetlig informasjonsflyt – fra ledelse til ansatte, fra ansatte til ledelse, og mellom forskjellige avdelinger eller selskaper. Videre fungerer denne funksjonen som et sted vi kan følge med på selskapenes arbeid med bærekraft og selskapene.
Vismas Sustainability Governance struktur beskrives nærmere i Vismas Sustainability report (punkt 5).
Totalt sett bidrar samarbeidet mellom de som jobber for Visma-konsernet og de ulike Visma-selskapene til at House of Control har fokus på og jobber aktivt med bærekraft. Verktøyene vi benytter sørger for at vi kan samle inn mest mulig data og slik sett kartlegge hvilke prioriteringer vi skal gjøre i vårt bærekraftsarbeid. Bærekraftskoordinator-rollen sørger for godt samarbeid mellom Visma-konsernet og Visma-selskapene, og fungerer som bindeledd mellom de ulike Visma-selskapene.
Visma SmartTrackers
Visma SmartTrackers er en bærekraftsplattform som House of Control benytter for å samle og analysere bærekraftsdata i organisasjonen. Dataene som samles inn omfatter blant annet energibruk på kontoret, varme og avfall, forretnings- og bilreiser, antikorrupsjon, samt tilhørende utslipp. Informasjonen innhentes på årlig basis.
Som en del av det årlige arbeidet med antikorrupsjon gjennomfører House of Control en risikovurdering av mulighetene for korrupsjon. I 2022 vurderte vi temaene gaver, utgifter, representasjon og innsidehandel, samt priskartell og anbudssamarbeid som de største potensielle risikofaktorene.
I tillegg gjennomføres en miljøkonsekvensutredning og det utarbeides en handlingsplan for å adressere identifiserte funn.
Varslingskanal
Visma har også en egen varslingskanal (Visma Whistleblower Channel), der både ansatte, tidligere ansatte, kunder, leverandører og andre kan varsle om kritikkverdige forhold i Visma og om eventuelle brudd på Vismas forpliktelser til å overholde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Visma Whistleblowing Channel er et verktøy som muliggjør anonym innsending av (mistenkt) brudd på lokale og/eller EU/EØS-reguleringer både innen Visma og utenfor, samt brudd på Visma sine egne retningslinjer. Kanalen sørger for konfidensiell kommunikasjon mellom den som varsler og den som behandler klagen internt. House of Control er koblet på denne kanalen og har link til denne på vår hjemmeside.
Internt arbeid rettet mot likestilling, mangfold, diskriminering, anstendige arbeidsforhold etc.
Visma-konsernets Diversity & Inclusion strategi tydeliggjør vårt standpunkt og anbefalinger i dette arbeidet. «Inclusive» er en av selskapets kjerneverdier og Code of Conduct presiserer forventet atferd hos våre ansatte.
Vi benytter evnetester i forbindelse med rekruttering for å sikre at alle nyansettelser foretas på grunnlag av relevant kompetanse for stillingen.
Vårt interne verktøy for lønnsjusteringer støtter ledere i å sikre at justeringene er etterprøvbare, rettferdige og sikrer at vi gir lik lønn for arbeid av lik verdi. Naturligvis vil det være noe ulikhet knyttet til utdanning, erfaring og ansvar, men alle forskjeller som ikke kan forklares, blir på årlig basis gjennomgått og justert.
House of Control har nulltoleranse for diskriminering, trakassering og mobbing. De ansatte oppfordres til å si ifra om de selv opplever eller er vitne til slik behandling, enten ved å kontakte nærmeste leder, verneombud, administrerende direktør, HR eller melde ifra anonymt gjennom vår varslingskanal som nevnt under pkt. 4.3 (Visma Whistleblower Channel).
House of Controls arbeid med bærekraft
House of Control jobber med å redusere sitt eget klimaavtrykk, både innad i virksomheten og hos leverandører og partnere. Selskapet er allerede Miljøfyrtårn-sertifisert. House of Control registrerer løpende utslipp som følger av Vismas egen og leverandørers virksomhet og rapporterer årlig på dette. Videre jobbes det aktivt med å identifisere og implementere tiltak som reduserer klimagassutslipp.
House of Control benytter også e-læringskurs for å lære opp sine ansatte i ulike type situasjoner hvor ansatte potensielt kan bryte de grunnleggende menneskerettighetene. Disse kursene må gjennomføres av alle ansatte hvert år. House of Control har to årlige kurs som er obligatoriske for alle ansatte, innenfor anti-korrupsjon og personvern. I tillegg gjennomgår alle nyansatte et kurs i vår Code of Conduct. Tilbakemeldinger på kursinnhold følges opp med den enkelte og innspill til endringer vurderes. De to årlige kursene har vært gjenstand for oppdateringer siste år etter innspill fra ansatte. Statistikk for årlige kurs tilgjengeliggjøres i Vismas årsrapport, i tillegg til å bli vurdert i relevante interne fora.
Kartlegging av risikoer hos leverandører og partnere
House of Control kartlegger risikoer hos sine leverandører ved å bruke systemene OneTrust og House of Controls eget verktøy for åpenhetsloven. Det deles her inn i to ulike grupper leverandører:
- Leverandører Visma-konsernet (gjennom deres Procurement Hub) inngår avtaler med og som alle Visma-selskaper kan benytte seg av.
- Leverandører som House of Control selv inngår med egne leverandører.
Complete Control er House of Controls løsning for avtalehåndtering og åpenhetsloven, som har en ekstra funksjonalitet hvor alle leverandørkontrakter lastes opp og som gir en god oversikt over de til enhver tid gjeldende leverandører.
OneTrust er et Governance Risk Compliance-verktøy Visma benytter for å vurdere sine leverandører. Her legges alle leverandører inn og det sendes ut ulike type vurderinger som leverandørene må fylle ut. Leverandørene må her svare på en rekke spørsmål knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Leverandørens svar vil identifisere ulike risikoer som må behandles før en avtale inngås. Leverandørene følges opp årlig. Spørsmålene som stilles til leverandørene oppdateres etter behov.
Supplier Code of Conduct
For leverandører som inngår avtaler med House of Control, gjelder retningslinjene i vår Code of Conduct.
House of Control kan benytte seg av leverandører som inngår avtaler med Visma. Disse leverandørene skal i utgangspunktet akseptere Vismas Supplier Code of Conduct. Leverandøren skal respektere og støtte beskyttelse av menneskerettigheter (Universal Declaration of Human Rights, International Labour Organizations (ILO) og Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work). Visma tolererer ikke brudd på menneskerettighetene blant våre leverandører, partnere, kunder og andre interessenter. Supplier Code of Conduct stiller krav til Vismas leverandører om å følge gjeldende regelverk, ikke- diskriminering av ansatte, rettferdig og lik lønn for likt arbeid, korrupsjon-oppfølgning og oppfyllelse av menneskerettighetene med mer.
Visma stiller i Supplier Code of Conduct krav om at leverandøren kartlegger sine forsyningskjeder for å vurdere spesielle produktrelaterte eller geografiske risikoer for negativ påvirkning for menneskerettighetene, inkludert risikoer knyttet til tvangsarbeid og moderne slaveri, barnearbeid,organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger blant arbeidere. Visma har forbeholdt seg retten til å revidere leverandører for å få bekreftet at de oppfyller kravene i vår Supplier Code of Conduct.
Dersom leverandøren ikke aksepterer Vismas Supplier Code of Conduct, gjennomføres ytterligere undersøkelser for å kartlegge om leverandøren likevel har prosesser som i det vesentlige tilsvarer forpliktelsene i Vismas Supplier Code of Conduct.
Landspesifikk risiko
I tillegg til å stille grunnleggende spørsmål knyttet til åpenhetsloven, har vi også kartlagt hvor våre leverandører og partnere opererer, og holdt dette opp mot oversikten over konkrete risikoer i ulike land. På den måten kan vi følge opp leverandører og partnere i land med høyere risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Ytterligere undersøkelser
Endelig gjennomføres også ytterligere undersøkelser av leverandører og partnere. Dette inkluderer blant annet å undersøke om den enkelte leverandøren eller partneren kan knyttes til negativ omtale i media eller blant andre samarbeidspartnere vedrørende de aktuelle risikoene som kartlegges under åpenhetsloven.
Med grunnlag i prosessene nevnt ovenfor, har vi kartlagt potensielle risikoer hos leverandører og partnere.
Kartlagte risikoer og negative konsekvenser
House of Control har medarbeidere kun i Skandinaviske land, som alle har arbeidskontrakter som oppfyller relevante krav angående menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. I verdikjeden brukes underleverandører til utvikling av programvare og til skylagring, som alle har hele sin virksomhet i Skandinavia. Leveransene til hovedkontoret på Høvik, for eksempel mat, strøm, husleie og kontorrekvisita, kjøpes også fra virksomheter i Norge.
Alle våre største leverandører har blitt bedt om å fylle ut en egenrapportering om forhold rundt menneskerettigheter, arbeidsvilkår og miljø. Dette er gjennomført i vår egen løsning for åpenhetsloven. I tillegg er det gjort en manuell vurdering av leverandører som er av vesentlighet for vår virksomhet. Ingen av kartleggingene har avdekket avvik fra våre krav til leverandørene.
Basert på arten av House of Controls virksomhet som programvareleverandør, vurderer vi risikoen for menneskerettighetsbrudd i vår verdikjede å være relativt lav, og House of Control har ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår kartleggingsprosess nevnt over.
House of Control verken produserer eller selger produkter eller tjenester i markeder som er underlagt overvåking, blokkering, innholdsfiltrering eller sensurering fra myndighetene. Vi må likevel sørge for at vi iverksetter tilstrekkelige tiltak for å forebygge og redusere enhver risiko gjennom hele vår verdikjede på grunn av alvorlighetsgraden av risikoene forbundet med slike brudd.
Tiltak
House of Control har ikke avdekket verken faktiske eller potensielle brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsvilkår i egen virksomhet eller i leverandørkjeden.
Selv om vi vurderer den iboende risikoen for slike brudd som liten, vil vi i året som kommer fortsette vårt arbeid med grundige kartlegginger i leverandørkjeden, inkludert å vurdere hensiktsmessige tiltak for å forsikre oss om at også våre leverandørers underleverandører overholder kravene i åpenhetsloven.
Dokumentet kan også lastes ned i PDF-format.
Høvik 29. juni 2023
Lasse Sten
Adm. direktør
