Guide: Her er de vigtigste opgaver i de første 100 dage som CFO

Er du ny i jobbet som CFO? Først og fremmest stort tillykke. Du har nu fået en rolle som nøgleperson i virksomheden med en lang række vigtige arbejdsopgaver, der er med til at sikre virksomhedens succes. Som en af nøglepersonerne i virksomheden er det vigtigt, at du helt fra starten skaber et godt grundlag for dig selv og din rolle som CFO. Vi har set nærmere på best practice og udarbejdet en køreplan for de første 100 dage. 

I denne artikel præsenterer vi McKinseys, EY’s og andres bedste råd til den helt grønne CFO og til den essentielle prioritering i det første kvartal. Vi har nærstuderet eksperternes råd for at kunne give dig de vigtigste guldkorn.

Her er altså en guide til de første 100 dage som CFO, der kan hjælpe dig godt i gang med den nye rolle og ikke mindst sørge for, at du har styr på dine væsentlige opgaver. 

Så kan du få en demo på House of Controls software, Complete Control eller kontakte os her. 

Guide til de første 100 dage som CFO

1. Sæt dig ind i virksomhedens balance
   

   En af vores kilder kalder dette for «CFO’ens første bud». En fornuftig balance er en forudsætning for, at du skal lykkes i din rolle som CFO. Ved hjælp af smarte værktøjer kan du få et nøjagtigt overblik over aktiver, fordringer, forpligtelser og gæld. Det er væsentligt at danne dig dette overblik som det første trin, så du har styr på virksomhedens tal og virksomhedens situation.
    

2.  Vær forberedt på det uventede
   

   De udfordringer, som du og virksomheden står overfor, er som regel større og anderledes end dem, som du blev præsenteret for til jobsamtalen. Derfor er det en god huskeregel at sige til dig selv, at du ikke kan kontrollere det hele, og at du skal være forberet på det uventede og det uforudsete.

3.  Sæt dig ind i strategien og forstå virksomheden
   

   Det er en god ide at have dybdegående samtaler med virksomhedens CEO og bestyrelsesformanden om, hvordan virksomheden fører sin strategi ud i livet. Vær opmærksom på afvigelser, og spørg ind til, hvorfor de ikke har foretaget de investeringer, nedskæringer og andre ændringer, som de er blevet enige om. På den måde kan du bedre forstå virksomhedens grundlag, plan og strategi og tilpasse dit arbejde og opmærksomhed herefter. 

4. Gennemgå centrale dokumenter

   Det gælder ikke mindst den nævnte strategi, men også referater fra bestyrelsesmøder og revisionsrapporter. Hold møder med revisor og andre for at diskutere virksomhedens situation, så du har styr på virksomhedens tal og dokumenter. 

5. Stil de dumme spørgsmål
   

   Som ny i virksomheden er man ikke farvet af dens historik. Ved at stille “dumme spørgsmål” kan man kaste lys over fundamentale problemstillinger, der er blevet overset. Brug dette “grønne” udgangspunkt som din styrke fordi du ikke har stirret dig blind på usual practice endnu og netop derfor har muligheden for at se afvigelser og stille de spørgsmål, andre ikke stiller.
   
   

6. Foretag en resultatanalyse
   

   Hvordan man foretager en resultatanalyse, har du allerede siddende på rygraden, så det vil vi ikke belære dig om. Men hvordan ser resultatet ud sammenlignet med målene i strategien og handlingsplanerne? Lav denne sammenligning og skab dig et godt overblik. 

7. Foretag en likviditetsanalyse
   

   Gennemgå tidligere rapporter og se fremad. Foretag en stresstest, hvor du sammenligner det værste, det forventede og det bedste scenarie for ind- og udgående cashflow. Har du en fornemmelse af, hvordan virksomhedens forpligtelser vil påvirke likviditeten i tredje kvartal næste år? En god måde at skabe dette overblik er ved at have styr på virksomhedens aftaler og kontrakter og deres forfaldsdatoer. 
   
   

8. Skab dig et overblik over, hvilke kalkuler I skal levere
   

   Budgetter, prognoser og måske investeringsanalyser er nogle af de tal, som en CFO typisk har ansvaret for. Nøjagtige kalkuler forudsætter normalt, at der er styr på de foregående punkter.

9. Tag styringen i teamet
   

   De fleste CFO’er har kolleger med forskellige roller, ansvarsområder og kompetencer. Find ud af, hvem i din afdeling du kan stole på, når det gælder anliggender på detaljeniveau, så du kan løfte blikket mod de større spørgsmål. Dette er også en del af at uddelegere ansvar og arbejdsopgaver, så der er styr på hvem, der gør hvad. 

10. Skaf en mentor
    

    De nyklækkede CFO’er, som McKinsey interviewede, satte stor pris på at have en mentor, der kunne hjælpe den på rette vej. Men mange var utilfredse med, at deres mentor var en CEO. Et godt tip er at benytte eksterne og betroede mentorer og/eller at deltage i netværksmøder, så du kan finde en mentor, der passer til dig. 

11. Få venner
    

    En CFO samarbejder med mennesker i mange afdelinger, og derfor er det vigtigt at prioritere, når du opbygger relationer. Start med at finde ud af, hvilke personer der er vigtige. Hvad forventer de af dig? I de fleste tilfælde kan man med fordel rangordne lederne i forskellige forretningsenheder.

12. Vær tydelig ved at udtrykke, hvad du står for
    

    For at opbygge troværdighed er det afgørende, at dine kolleger ved, hvor de har dig, kender din karakter og ved, hvor du aldrig vakler. Det betyder ikke, at du skal være rigid og udiplomatisk, men en CFO, der skifter retning som en vejrhane, er ikke meget bevendt.  

13. Brug tid på at opbygge tillid i starten
    

    Det kan være krævende at danne sig et overblik over regnskaber, saldo og likviditet. Ved at bruge smarte værktøjer som for eksempel Complete Control kan du dedikere mere af din tid til strategiske spørgsmål og samtidig styrke tilliden til dine digitale kompetencer. I denne case kan du læse om hvordan Visma sparede 140 millioner kroner ved at bruge software som overblik til deres kontrakter og aftaler. 
    
    

14. Lyt før du handler
    

    CFO-skift sker typisk i vanskelige perioder, og derfor vil man som ny CFO ofte opleve, at virksomheden forventer hurtige beslutninger og omgående ændringer. Giv ikke efter for dette pres. Du er nødt til at have både bred og dyb indsigt for at kunne træffe beslutninger, der holder på længere sigt. Du opbygger respekt ved at lytte. 
    
    

15. Udvælg et lille antal områder, som du vil ændre
    

    Det er nok at identificere tre eller fire områder, hvor du vil gennemføre større ændringer. Ellers går det for meget ud over det daglige arbejde. For at skabe varige ændringer skal du gentage dine budskaber igen og igen. De identificerede områder skal være tilstrækkeligt overordnede til, at de kan rumme, at der løbende iværksættes nye tiltag.

16. Styring og kontrol er mere end begrænsninger
    

    En virksomhed med vækstambitioner er nødt til at foretage risikable, men gennemtænkte beslutninger for at sætte fart i værdiskabelsen. Når en CFO skal udfordre strategi- og forretningsplanen, kræver det mere end bare at foreslå mindskede investeringer og mikroskopiske forbedringer i avancen. Som leder er man nødt til at hæve sig over at være den typiske controller.

17. Opret en compliance-liste
    

    Det gælder for de pligter, der er knyttet til arbejdsgiverrollen, arbejdsmiljø, kundeforhold i banken, myndighedsrapportering osv. I år kan du roligt føje GDPR til den liste. For hvert punkt på listen kan du spørge dig selv, om du er tilfreds med den aktuelle tilstand. Medbring listen, når du besøger vigtige interessenter såsom bogholder, revisor, bankforbindelse, forsikringsselskab, advokat og andre. Med et værktøj som Complete Control kan du hjælpe dig selv ved at registrere notifikationer for hvert punkt på listen. 
    
    

18. Find ud af, hvilken værdi afdelingen skal levere
    

    Leverer I de tal, der skal til, for at virksomheden kan nå sine nøgletal? De tal, der er afgørende for de store beslutninger? Leverer I rapporter for ofte eller for sjældent? Modtager andre afdelinger tal fra jer, som kan hjælpe dem med at blive bedre? Vær bevidst om disse områder, så du ved, hvad der skal fokuseres på, og hvad der skal forbedres. 
    
    

Brug de hjælpeværktøj der er til rådighed for dig 

Virker listen uoverskuelig? Vi kan vist roligt skrive under på, at der i rollen som ny CFO er nok at tage fat på og rigeligt med overblik, du skal rådde over. Det gode er, at der i digitaliseringens navn er masser af hjælpeværktøjer til rådighed, der kan hjælpe dig i den rigtige retning, minimere fejl og desuden sørge for, at dit arbejde bliver optimeret og effektiviseret. 

Gennem software som Complete Control kan du skabe det ultimative overblik over virksomhedens kontrakter og aftaler, der i sidste ende hjælper dig med at få styr på virksomhedens aktiver, indtægter, aftaler og forpligtelser. Vil du vide endnu mere?

Så kan du få en demo på House of Controls software, Complete Control eller kontakte os her.