Hvis du har tænkt over, hvorfor det er svært at ramme budgetterne, kan det være fordi, forecastingen ikke fungerer godt nok. Heldigvis findes der værktøjer, der får begge dele til at fungere bedre – samtidig!
Budgetter og forecasting har det til fælles, at de er vigtige værktøjer, når ejere og ledelse laver en plan for, hvordan de vil have virksomheden til at udvikle sig fremover, men det er ikke to ord for samme proces.
Budgetterne (overordnet set) kvantificerer ønsket om, hvilken omsætning virksomheden skal nå i en kommende periode, mens prognoserne estimerer faktisk omsætning i perioden – ud fra de eksisterende forudsætninger. Dette er naturligvis en grov forenkling (både budgetter og forecasting skal kunne brydes ned på de forskellige niveauer i organisationen), men nuancen er, at budgettet fortæller, hvad ledelsen ønsker, mens forecasting fortæller, hvor virksomheden er på vej til at opfylde disse ønsker.
Gør det muligt at justere
Tænk på det som en ekspedition, der udstikker en kurs på et kort: Hvis I ikke på noget tidspunkt undervejs har landemærker (eller en GPS-position) at forholde jer til, er der ingenting, der fortæller, om I er på rette kurs mod målet, hvornår I vil ankomme, eller om der er proviant nok til hele turen.
Hvis forecastingen viser, at selskabet ikke er på rette vej til at indfri budgettet, skal ledelsen enten justere budgettet eller iværksætte tiltag, der gør det mere realistisk at nå budgettet. Det kan være at motivere sælgerne, justere priserne, ændre på markedsføringen, reducere omkostningerne eller gøre helt andre ting, der kan opnå den ønskede effekt.
Derfor er forecasting på mange måder en forudsætning for, at virksomheden skal nå sine budgetter. Og vi vover den følgende påstand: Hvis du udformer virksomhedens budgetter i Excel , er det næsten umuligt at foretage korrekt forecasting. Men fortvivl ikke – der findes værktøjer, der kan gøre budgetteringsprocessen enklere og samtidig give dig alt det, du har brug til at lave gode forecasts.
Værktøjet der giver dig mulighederne
Hvis du bruger Excel til at lave budgettet , ved du, hvor meget arbejde, det kræver at importere og kvalitetssikre alle data rigtigt, opsætte formler og definere sammenhænge. Du ved også, hvor meget der kan gå galt i den proces – og så har vi endnu ikke talt om versionering og integritetskontrol, når der er flere, der samarbejder om budgetprocessen. Det er slemt nok at gøre det én gang om året, men forestil dig at gøre det hver uge, måned eller kvartal!
Alternativet er at bruge et budgetværktøj til at lægge budgettet. Denne type værktøjer kan kobles til alle systemer i virksomheden og indhente relevante data automatisk, de passer på alle sammenhænge mellem tallene, og når du justerer noget ét sted, sørger systemet for alle nødvendige opdateringer fremad og bagud i talrækken – uden at du skal programmere det.
Men en anden og måske nok så vigtig fordel er, at dette system også er langt enklere at bruge til forecasting (og til et par andre ting også). Med ét klik kan budgettet konverteres til en forecastingmodel og hente tallene fra de samme systemer, der dannede grundlag for budgetprocessen. Opstår der afvigelser mellem budget og prognose, ved bestyrelse og ledelse hurtigt, hvad afvigelsen skyldes, og hvor udfordringerne ligger – og med den type system kan du med få tastetryk fortælle dem netop dét.