Gregory GjiniMange virksomheder forstår vigtigheden af at investere i IT for både at være konkurrencedygtige men også for at øge deres produktivitet. Men hvordan håndterer CFO’en bedst udgifterne til SaaS-produkter? Det kigger vi på her.
Ifølge Dansk Industri har coronakrisen for alvor sat fut i denne udvikling, hvilket resulterer i, at der blev investeret 5 mia. kr. mere i IT i 2020 end året før. Denne udvikling er kun fortsat. Virksomheder forstår vigtigheden af at investere i IT for både at være konkurrencedygtige men også for at øge deres produktivitet.
Og det er netop i denne stræben efter konkurrencedygtighed og effektivitet, at det er nemt at skynde sig ud og investere i et væld af SaaS-løsninger for at øge væksten. Disse kan nemlig være med til at frigøre både lønninger til ansatte, der før skulle varetage det arbejde, som SaaS-produkter nu løser, men også besparelser til projekter og andre ressourcer. God håndtering af SaaS-udgifter giver desuden CFO’en mulighed for at styre budgettet i den rigtige retning og få synlighed og kontrol over en af de helt store omkostningskategorier. Vi ser nærmere på, hvordan CFO'en bedst kan styre omkostningerne ved SaaS-produkter.
Det kan være svært at styre udgifter til SaaS-produkter
Hvis det at styre og kontrollere virksomhedens udgifter til SaaS er så vigtigt og har mange fordele for virksomheden, hvorfor er alle CFO’er så ikke i gang?
Jo, der er nogle udfordringer ved at styre SaaS-udgifterne, og det er væsentligt at forstå disse, så udfordringerne kan undgås eller løses. Disse udfordringer er blandt andet:
Forskellige kontrakt- og faktureringsvilkår
En af udfordringerne ved udgifter til SaaS-løsninger er, at hver løsning er forbundet til en række forskellige vilkår, kontraktuelle forhold og tilgange til fakturering. Dette kræver et godt overblik over aftalerne samt viden om abonnementsbetingelser, typer af lincenser, antal brugere og så videre. Her kommer vigtigheden af et godt overblik over kontrakter og aftaler i spil.
Mangel på centraliseret indkøb
Ofte bliver SaaS-løsninger købt af de nøglepersoner, der ser et behov for produktet. Et eksempel kan være, at den grafiske designer har købt adgang til Photoshop, og aftalen til dette ligger gemt i hans mail-indbakke. Den grafiske designer siger op, virksomheden outsourcer og får fat i en freelance grafisk designer, men udgiften til Photoshop fortsætter, fordi der er mangel på overblik og ingen tænker på at afmelde løsningen. På den måde er der heller ikke nogen ansatte, er egentlig vurderer, om virksomheden fortsat har behov for de forskellige SaaS-produkter, og derved vokser både stakken af SaaS-løsninger samt udgiften til disse.
Her er løsningen en centraliseret procurement-afdeling eller i hvert fald et samlet overblik over alle aftaler og løsninger. Centraliserede indkøb har fem klare fordele: Omkostningsreduktion, risikoreduktion, forbedret compliance, bedre leverandørvalg og langsigtede leverandørrelationer. Og ved et samlet overblik over aftaler undgår man også, at vigtige konktrakter og betingelser ligger gemt i en medarbejders indbakke, hvor nøglepersoner ikke har adgang til dem.
Læs denne case om: Hvordan Visma sparede 140 millioner kroner gennem en centraliseret indkøbsafdeling.
Mangel på overblik gennem regneark
De ovenstående udfordringer udmønter sig også i, at SaaS-omkostningerne er uforudseigelige og kan ændre sig baseret på både brug og kontraktlige vilkår. Nogle virksomheder forsøger at danne sig et overblik over udgifterne og vilkårerne gennem et regneark. Men regneark kan være svære at styre, fordi der let kan opstå fejl. De kræver mange menneskelige ressourcer, og det er nemt at glemme at opdatere dem med ny information.
Med det voksende forbrug af SaaS-løsninger fornyer og forhandler virksomheder hele tiden SaaS-konktrakter, og dette ændrer vilkårerne og omkostningerne. Derfor kræver et overblik over SaaS-løsninger mere end et regneark. Det kræver et centraliseret system, der håndterer al data forbundet med aftalen og gør dataen synlig.
Silotænkning skaber ulemper
En udfordring, særligt i store virksomheder, er silotænkning og silobeslutningstagen. Det kan både forårsage, at samme virksomhed har købt adgang til samme SaaS-løsning ad flere omgange i stedet for at udnytte adgangen på tværs af virksomheden, netop fordi der ikke er et overblik over kontrakter og aftaler. Denne udfordring understreger igen vigtigheden af et sublimt overblik over aftaler, som alle nøglepersoner har adgang til og en centraliseret indkøbsafdeling.
Spørgsmål CFO’en skal stille sig selv, når det kommer til håndtering af SaaS-produkter
Vi har gennemgået de udfordringer mangel på overblik over SaaS-aftaler kan forårsage. Men udover et samlet overblik over aftaler og en centraliseret indkøbsafdeling, hvordan kan CFO’en så skabe overblik og håndtere SaaS-udgifterne? Det er vigtigt at anerkende, at SaaS-produkter hører under budgetallokering og på den måde er et finansielt anliggende. Her er en række spørgsmål, CFO’en bør stille sig selv, når det kommer til håndtering af SaaS-produkter, så de kan styres på den mest hensigtsmæssige måde.
Hvordan ser SaaS-forbruget ud per medarbejder?
For at skabe overblik kan CFO’en udregne SaaS-for brug per medarbejder årligt for hele virksomheden samt for hver afdeling. Det kan have stor betydning for virksomheder, der oplever vækst, omstrukturering eller reduktion af antallet af medarbejdere. Ved at danne sig dette overblik, kan CFO’en også se, hvordan SaaS-udgifterne har set ud historisk samt hvordan, de forventer at udvikle sig.
Hvor stort er dit tilgængelige SaaS-forbrug, og hvor meget er allerede allokeret over det næste år?
At vide, hvor stort det tilgængelige SaaS-forbrug er, og hvor meget der allerede er allokeret over det næste år, er afgørende for at sikre økonomisk styring og undgå budgetoverskridelser. Det giver virksomheden mulighed for at identificere eventuelle omkostningsbesparelser, forhandle mere effektivt med leverandører og opretholde en bæredygtig økonomisk balance. Desuden hjælper det med at minimere risikoen for uforudsete udgifter og sikrer, at virksomhedens budget afspejler realistiske forventninger til SaaS-forbruget.
Hvornår fornyes dine SaaS-aftaler, og hvad er de andre væsentlige kontraktuelle forpligtelser og betingelser?
At kende fornyelsesdatoerne for dine SaaS-aftaler er afgørende for at planlægge og budgettere effektivt. Det muliggør rettidig evaluering af leverandørpræstationer og forberedelse til eventuelle ændringer. Udover fornyelsesdatoerne er det også vigtigt at være opmærksom på andre betydelige kontraktuelle forpligtelser og betingelser, såsom opsigelsesfrister, prisstigninger og eventuelle ændringer i tjenesteomfanget. Dette sikrer, at virksomheden er proaktiv i sin kontraktstyring og undgår potentielle økonomiske overraskelser eller driftsforstyrrelser. Manglende evaluering eller genforhandling kan betyde automatisk fornyelse, der ellers ikke var behov for.
Hvad er SaaS-aftalernes prismodeller?
Det er væsentlig at vide, om dine SaaS-aftaler licensbaseret eller volumenbaseret. Ved førstnævnte betaler du ofte per brugeradgang, hvorimod den volumenbaserede model typisk er en prismodel, der varierer afhængigt af brugen eller mængden af data eller transaktioner, der foretages inden for SaaS-produktet. Ved at identificere hvilken type model der anvendes for hver SaaS-løsning, kan virksomheden bedre tilpasse sit forbrug til den mest omkostningseffektive model og reducere overskydende omkostninger, især hvis nogle applikationer ikke udnyttes fuldt ud eller hvis medarbejderantallet falder.
Bliver SaaS-produkterne benyttet af brugerne?
Licenser til software kan have betydelige årlige omkostninger, men det er ikke usædvanligt, at organisationer giver betalt softwareadgang baseret på afdeling eller rolle uden at vurdere den faktiske anvendelse og det egentlige behov. Chat- og videomødeapplikationer er eksempler på, hvor adgang ofte distribueres bredt, selvom nogle medarbejdere ikke har brug for adgang. Uden et overblik over, hvem og hvor medarbejdere bruger specifikke SaaS-produkter, er det svært at at identificere og realisere besparelser.
Kan du sammenligne priser på og genforhandle dine SaaS-løsninger?
Ligesom hjemmesider der sælger flybilletter, varierer priserne på forskellige SaaS-løsninger også gevaldigt alt efter, om man har gennemgået en demo først, eller på anden måde har fået adgang til rabat eller alternativ prissætning af produktet. Derfor kan det være en fordel at finde en service, der viser overblik over priser på forskellige SaaS-løsninger, kan du undersøge, hvor du vil kunne genforhandle prisen eller andre betingelser på dine Saas-løsninger.
Kender du til de indlejrede prisstigninger for dine SaaS-løsninger?
Ligesom husleje har nogle SaaS-løsninger en implemeret årlig stigning på deres produkt, der er fastsat til fx 3-5% om året, nogle gange endnu mere. Det er vigtigt at have adgang til disse tal, så du nemmere kan budgettere med, hvor meget udgifter til SaaS-løsningerne bliver i fremtiden.
Hvornår skal SaaS-produkterne betales?
De fleste virksomheder har perioder med lavere likviditet. Derfor er det vigtigt at kende tidspunktet for fornyelse samt forfaldstidspunktet for betaling af SaaS-produkterne. Dette kan både hjælpe med at styre virksomhedens pengestrøm og likviditet men også hjælpe virksomheden med at huske på, hvornår det er muligt at genforhandle eller afmelde SaaS-kontrakter og -aftaler.
Har vi SaaS-løsninger, som vi kan sløjfe, fordi der er gentagelser eller overflødighed i løsningen?
Der findes et væld af SaaS-løsninger på markedet. Særligt store virksomheder kan opleve, at deres medarbejdere har adgang til forskellige SaaS-løsninger, der faktisk minder om hinanden og har overlappende funktioner. Gennem denne evaluering vil du kunne nedsætte omkostninger til SaaS-produkter ved at stoppe brugen af de overflødige løsninger.
Hvis vi skal opsummere ovenstående pointer, er dette de 9 bud for bedre håndtering af SaaS-udgifter til at spare virksomheden for omkostninger:
- Vær klar over SaaS-forbruget per medarbejder
- Kend til dit tilgængelige SaaS-forbrug og budget samt hvor meget af det budget, der allerede er allokeret over det næste år
- Vær opmærksom på de kontraktuelle forhold og betingelser for SaaS-løsningen
- Kend til SaaS-løsningens prismodel
- Vær bevidst om hvor mange medarbejdere, der reelt benytter SaaS-løsningerne
- Sammenlign priser på SaaS-løsninger
- Kend til de årlige prisstigninger for SaaS-løsningen
- Kend forfaldsdatoen for SaaS-løsningernes betaling
- Gennemgå dit SaaS-udvalg for at undersøge, om der er overflødige løsninger eller løsninger der har overlap i funktionalitet
Den forkromede løsning til at håndtere SaaS-udgifter
Som CFO eller ansat i økonomiafdelingen er du nu blevet klog på, hvorfor det er vigtigt at have indblik i SaaS-løsningerne, deres betingelser og deres data. Men det er en stor opgave at varetage manuelt. Derfor er den fordelagtige løsning at anskaffe kontrakthåndteringssoftsware, der varetager det forkromede overblik over alle dine SaaS-løsninger og deres tilknyttede data. På den måde bliver ovenstående spørgsmål besvaret nærmest af sig selv. Det er også den løsning, der er beskrevet i denne Visma case, hvor indkøbsafdelikngen har sparet 140 millioner kroner ved at centralisere deres indkøb og bruge House of Controls kontrakthåndteringssoftware.
House of Controls kontrakthåndteringssoftware giver nemlig overblik over alle aftaler og deres dertilhørende data, så det er let at få notifikationer, når aftaler skal genforhandles eller fornyes, og de ligger i et software, hvor alle kan få adgang efter behov gennem den cloudbaserede løsning. Det muliggør store omkostningsbesparelser og et langt bedre overblik.
Gennem software der kan håndtere aftaler og give et udgiftstyringsværktøj kan CFO’er opnå et omfattende overblik over deres SaaS-udgifter, identificere områder til optimering og maksimere deres økonomiske afkast. Det skaber både omkostningsbesparelser og forbedret operationel effektivitet. Hvis du er interesseret i at høre mere om en sådan løsning, er vi klar til at hjælpe dig videre og fortælle om House of Controls software.
Book en demo af vores løsning her: