Selvom digitaliseringen tilbyder et væld af nye services, der kan være med til at optimere måden, vi arbejder på, kan det være svært at finde hoved og hale i udvalget. Hvad har vi egentlig brug for? Er det for besværligt? Vil det hjælpe os, og er det overhovedet relevant for måden, vi arbejder på, er nogle af de mange spørgsmål, nøglepersoner i virksomheder spørger sig selv, når det kommer til at implementere SaaS-løsninger.
.png?width=2240&height=1260&name=1%20(4).png)
Hos House of Control vil vi gerne hjælpe dig med at tage beslutninger på et velorienteret grundlag. House of Control er i kraftig vækst takket være brugervenlige løsninger til aftalekontrol, finansiel leasing og IFRS 16. Christoffer Bergstrøm, salgschef i House of Control siger, at der er mange fællestræk mellem kunderne på tværs af brancher og størrelse:
“Selvom alle er unikke, oplever jeg, at jo flere krydser jeg kan sætte på en 10-punkts tjekliste, vi har udviklet, desto større sandsynlighed er der for, at virksomheden vælger at blive kunde. Og jo flere krydser, desto større sandsynlighed er der for, at de bliver tilfredse brugere, som anbefaler os til andre,” siger han. Derfor kan du i denne tjekliste undersøge, om software til kontrakthåndtering er relevant for dig.
Her er tjeklisten til, om House of Controls software til kontrakthåndtering er noget for dig:
1. Virksomheden har flere lokationer
Jo flere adresser en virksomhed har, desto flere aftaler har de at holde styr på. Dette indebærer lejeaftaler, licenser og lignende. Vi ved, at kontrakter i praksis gemmes både fysisk i ringbind og i mappestrukturer, som ikke er skabt til at give et centralt overblik. Hvis din virksomhed har mange aftaler og kontrakter, der mangler et centralt opbevaringssted og overblik, kan en investering i software til kontraktstyring være en stor hjælp.
Se denne case der beskriver hvordan Visma sparede 140 millioner kroner gennem centraliseret opbevaring og bedre kontrol over deres aftaler.
2. Virksomheden har ikke et standardiseret aftaleregister
Når virksomhedens aktiver, aftaler og forpligtelser ikke er registrerede som standardiserede data, må man som regel knokle for at sammenstille alt i et Excel-ark, når CFO’en beder om en oversigt. Det drejer sig om filer, som hverken opdateres automatisk eller inkluderer notifikations- eller vedhæftningsfunktioner. Excel er et godt produkt, men når det kommer til kontraktstyring er der væsentlige mangler.
3. Virksomheden har en væsentlig grad af personafhængighed
Når den kompleksitet, der er beskrevet under de to første punkter, kombineres med stærke personligheder, bliver muligheden for at skabe sig et overblik endnu mindre. Nøglepersoner skal have nem og hurtig adgang til kontrakter og aftaler, så data ikke går tabt.
4. Virksomheden har forenkling på dagsordenen
Det er stressende for medarbejderne at skulle lede efter og holde styr på aktiver, aftaler og forpligtelser. Samtidig er det hårdt arbejde at lave rapporter og endnu værre at holde dem opdateret. Med software skabt til effektiv konktraktstyring bliver en lang række arbejdsopgaver nemmere.
5. Virksomheden har et ønske om at skabe sig et bedre overblik over fremtidige forhold
Hvilke lejeaftaler, it-aftaler, licenser og leasingkontrakter forfalder i den kommende periode? Hvor meget er knyttet til lokation X, person Y eller forretningsområde Z? Det er vigtigt at have et solidt overblik over fremtidige forpligtelser, for eksempel når man skal lægge et budget, og især hvis omkostningerne fx skal mindskes med 20 procent, eller hvis der planlægges større strategiske ændringer. Virksomheder der har sublimt overblik over deres aftaler, øger også deres likviditetskontrol og grundlag for god finansiel planlægning, der i sidste ende har stor betydning for virksomhedens overlevelse og succes.
6. Virksomheden har planer om at øge omsætningen
Vejen fra forenkling til fokus på kerneopgaver er kort. Jo mere tid der bliver brugt på at administrere aktiver, aftaler og forpligtelser, desto mindre tid er der til at betjene kunderne. Problemet med at bruge tid på administration i stedet for operative aktiviteter vil ofte være en større udfordring i mindre virksomheder. For at øge omsætningen er en vigtig opgave at effektivisere, simplificere og optimere arbejdsopgaver mest muligt og gå fra manuelle arbejdsopgaver til digitale processer.
7. Virksomheden har en ambition om at reducere unødvendige omkostninger
Uanset hvor stor virksomheden er, og om den er privat eller offentlig, har man som regel et antal løbende aftaler, som ikke bliver brugt. Gennem et dedikeret softwareprogram til kontraktstyring får du notifikationer, når en aftaler står til fornyelse. På den måde kan du på et informeret grundlag tage de rette beslutninger.
8. Virksomheden arbejder for at fremme bedre betingelser hos leverandørerne
Virksomheder, som ikke følger op på deres aftaler med underleverandører, risikerer ikke kun, at kontrakterne bliver fornyet automatisk. De går også glip af muligheden for at genforhandle betingelserne. Vores erfaringer viser, at et enkelt opkald om året som regel er nok til at reducere priserne med 10 procent.
9. Virksomheden har løbende kontrakter med egne kunder
Lever din virksomhed af retainer-aftaler eller andre løbende aftaler med kunderne? Det er ikke kun aftalerne med leverandørerne, der bør genforhandles. Der foreligger ofte en aftale om, at kundens priser skal indeksreguleres, men det sker kun alt for sjældent, hvilket går ud over både top- og bundlinje. Med dedikeret software til kontrakthåndtering får du alt denne data serveret, så du kan tage de rette beslutninger i rettidig omhu.
10. Beslutningstageren er (i hvert fald lidt) omstillingsparat
Løsningerne fra House of Control er ikke tunge ERP-systemer, men enkle «plug & play»-løsninger, hvor du får hjælp til at komme godt i gang i en fart. For at høste frugterne af systemet skal de involverede personer i virksomheden naturligvis være villige til at ændre i hvert fald en lille smule på deres arbejdsmetoder, så de får mest muligt ud af softwaren.
Få styr på dine kontrakter og håndter dem effektivt nu
Kunne du tjekke ja til de fleste af punkterne på tjeklisten? Så er sandsynligheden for, at du har et behov for mere effektiv og strømlinet kontrakthåndtering stor. Chancen for, at House of Controls software, Complete Control, er rigtig for dig, er også stor. Vil du i gang nu, så du kan optimere din virksomhed og jeres arbejdsprocesser?
Så kan du få en demo på House of Controls software, Complete Control eller kontakte os her. Vi glæder os til at hjælpe dig med at optimere din forretnings processer gennem effektiv kontraktstyring.