Vigtigheden af cloud-baseret kontraktstyring: Adgang overalt og når som helst

Forestil dig dette scenarie: du er manager i en økonomiafdeling. På et tidspunkt midt i din travle arbejdsdag, indser du pludseligt, at i virksomhedene har en vigtig kontrakt, som snart skal fornyes. Det giver anledning til et dobbeltjek af kontraktbetingelser og mulighed for en genforhandling. Men hvor er kontrakten?

Du spekulerer. Tænker tilbage. Leder. Leder noget mere. Og kontrakten er ikke til at finde. Her går det op for dig, at kontrakten muligvis ligger i mailindbakken hos en af dine medarbejdere. Og han er netop gået på tre måneders orlov. Du står nu i en kritisk situation, hvor du ikke har adgang til de relevante dokumenter, du skal bruge for at gøre dit arbejde. Du mangler et forkromet overblik over virksomhedens vigtige kontrakter og ikke mindst de rette værktøjer til at styre alle kontrakterne. 

Du er landet det rigtige sted. Denne artikel vil udforske, hvordan cloudbaseret kontraktstyring kan være den ideelle løsning i sådanne situationer, fordi du med cloud-baseret kontraktstyring får adgang til dine vigtige kontrakter, hvor som helst og når som helst. Du kan desuden også læse om de mange fordele, cloud-teknologi bringer til kontraktadministration, herunder dens rolle i at sikre fleksibel og sikker adgang overalt til vigtige data. 

Mange fordele ved cloud-baseret kontraktadministration

I takt med den digitale transformations æra og de muligheder, transformationen giver, er cloud-baseret kontraktstyring en afgørende innovation for virksomheder verden over, der giver mange fordele. 

Og hvis vi nu bliver ved det scenarie, vi introducerede oven for, giver fraværet af medarbejderen, der har kontrakten gemt i sin indbakke, en række udfordringer. På grund af mangel på adgang til den nødvendige information i kontraktdokumentet, er risikoen forsinkelser i arbejdsprocesser og potentielle økonomiske tab. Og netop her viser cloud-baseret kontraktstyring sin sande styrke og mange fordele. 

Havde virksomhedens kontrakter i stedet været gemt i et cloud-baseret kontraktstyringssystem, ville alle brugere med adgangstilladelse haft mulighed for at tilgå, forvalte og opdatere kontrakter fra enhver enhed med internetforbindelse, hvilket giver ekstra fleksibilitet og mobilitet og konstant adang til kontrakter og data. Dette reducerer personafhængigheden, og det er især vigtigt i en globaliseret verden, hvor medarbejdere ofte arbejder på tværs af forskellige tidszoner og lokationer gennem virtuel kontraktstyring. 

Denne form for kontraktstyring bidrager også til en mere strømlinet og organiseret arbejdsgang. Cloud-løsninger giver mulighed for bedre sporing og styring af kontrakters livscyklus, hvilket reducerer risikoen for fejl og sikrer, at alle aftaler overholder lovgivningen. Desuden er dataadgang i realtid og synkronisering over enheder en game-changer, hvilket gør det muligt for teammedlemmer at samarbejde effektivt, uanset deres fysiske placering.

Sikkerhed i skyen

Desuden skaber cloud-baseret kontraktstyring øget sikkerhed. Med avancerede krypteringsmetoder og regelmæssige sikkerhedsopdateringer tilbyder cloud-platforme en meget sikker ramme for opbevaring og forvaltning af kontrakter. Dette er essentielt, da kontrakter ofte indeholder følsomme oplysninger og fortrolige data. Cloud-løsninger tilbyder også bedre kontrol med adgangsrettigheder, hvilket sikrer, at kun autoriserede brugere kan se eller redigere bestemte dokumenter. 

Dog er denne adgang til nødvendige dokumenter mulig, uanset hvor du befinder dig. Du behøver ikke længere at bekymre dig om, hvorvidt vigtige dokumenter er gemt på enkelte medarbejders computere eller i deres email-indbakker. I stedet har du en central kilde til al kontraktrelateret information. Det betyder altså central kontrol af alle kontrakter og forpligtelser og ikke mindst omkostningsbesparelser, fordi denne adgang giver dig et komplet leverandør- og kontraktoverblik.

Hurtig eksekvering med søgefunktioner og påmindelser 

Tilbage til vores scenarie. Tænk på hvor meget tid og værdifulde resourcer, der ville have været brugt på at lede efter den manglende kontrakt, der muligvis lå gemt i en medarbejders indbakke. Med cloud-baseret kontraktstyring er der skruet op for effektiviteten.

Platforme med cloudbaseret kontraktstyring har nemlig søgefunktioner, der gør det nemt at finde specifikke dokumenter. Dette er særligt nyttigt i situationer, hvor tiden er en kritisk faktor, og hvor hurtig adgang til opdateret information kan være afgørende for at undgå kontraktbrud eller forsinkelser i fornyelsesprocessen. 

Ydermere, med cloud-baseret kontraktstyring og House of Controls kontraktstyringssoftware, kan du opsætte automatiske påmindelser for kontraktforlængelser og -genforhandlinger. Dette sikrer, at ingen vigtige deadlines bliver overset, hvilket beskytter din virksomhed mod uventede kontraktophør eller fornyelsesproblemer eller at misse en chance for at genforhandle kontraktbetingelser. Disse påmindelser og advarsler kan også hjælpe dig med at undgå uønsket og automatisk fornyelse af kontrakter. Dette er igen en funktion, der kan give store resourcebesparelser og mulighed for genforhandling af kontrakter i rettidig omhu.

Forbedret samarbejde og kommunikation i teamet

Desuden forbedrer cloudbaserede systemer samarbejdet og kommunikationen inden for teamet. Selvom en medarbejder er fraværende, kan resten af teamet nemt tilgå og arbejde med kontrakten, hvilket sikrer kontinuitet i arbejdet og reducerer afhængigheden af enkeltpersoner. Dette giver mere effektiv og korrekt kontrakthåndtering, hvilket bringer en lang liste fordele med sig. Se fx hvordan Vismas økonomiafdeling sparede 140 millioner kroner på gennem et bedre overblik over deres kontrakter.

Fleksibilitet med cloud-baseret kontraktadministration

Cloud-baseret kontraktstyring er mere end blot en teknologisk opgradering; det er en facilitator for digital transformation og mulighed for effektivisering og optimering. Ved at integrere cloud-teknologi i kontraktstyring kan virksomheder hurtigt tilpasse sig skiftende markedsforhold, operationelle krav og ikke mindst agere mest fordelagtigt i forhold til deres kontrakter og aftaler. Desuden hjælper opgraderet kontraktstyring også virksomheder med at optimere deres likviditetstkontrol og finansielle planlægning.

Cloud-baseret kontraktadministration understøtter en kultur af kontinuerlig forbedring og innovation, idet det giver virksomhederne mulighed for hurtigt at implementere nye strategier og processer og ikke mindst at optimere og effektivisere deres arbejdsgange. 

Er du overbevist om alle de gode grunde til at benytte cloud-baseret kontraktstyring? Fordelene er enorme, og derfor glæder det os hos House of Control at tilbyde præcist disse fordele gennem vores cloud-baserede software for kontraktstyring. Vil du lære mere om, hvordan House of Control kan hjælpe dig, så du undgår det scenarie, vi indledte med og ikke mindst kan høste alle de frugter, som kommer med softwaren?