Det du ikke vet har du vondt av: Automatisk fornyelse av avtaler har betydelige økonomiske, administrative, juridiske og omdømmemessige konsekvenser for bedriften.
Har du opplevd at løpende avtaler blir automatisk fornyet i 12, 24 eller 36 måneder? For eksempel en lisens på software, driftsavtale på kaffemaskiner, leveranse av vann, mobiltelefoni, bredbånd? Husker du hvor frustrerende det var at dere ikke klarte å si opp avtalene eller å reforhandle dem?
Den dårlige nyheten er at denne frustrasjonen bare er én av mange årsaker til at automatisk fornyelse av avtaler skader bedriften. Som økonomidirektør er det minst sju flere grunner til å bry seg om problemet.
1. Ingen reforhandling
Automatisk fornyelse av avtaler betyr at eksisterende betingelser fortsetter å gjelde, ofte med et pristillegg basert på inflasjon. Dette fratar bedriften muligheten til å reforhandle viktige aspekter som pris, tjenestenivå, leveringsbetingelser og andre klausuler som kan forbedre avtalens verdi og relevans i forhold til selskapets nåværende behov og markedssituasjon.
2. Betaler for ting som ikke brukes
Bedriftens behov endres over tid. Det som en gang var en essensiell tjeneste eller produkt kan bli overflødig grunnet endringer i operasjonelle behov, teknologisk utvikling, nedleggelser eller oppsigelser. Automatisk fornyelse resulterer i fortsatt betaling for tjenester eller produkter som ikke lenger er nødvendige, noe som medfører unødvendige utgifter.
LES OGSÅ: Armaturjonsson frigjorde tid brukt på avtalehåndtering til mer strategiske oppgaver
3. Kjenner ikke til avtalen
I mange nordiske organisasjoner, hvor ansatte ofte har høy grad av selvstendighet og fleksibilitet, kan avtaler inngås og administreres desentralisert. Dette fører til at viktige kontrakter og forpliktelser kan bli oversett eller glemt, noe som resulterer i at organisasjonen fortsetter å betale for leveranser eller tjenester den ikke er bevisst på. Kontrakter som fornyes automatisk kan dessuten inneholde vilkår og betingelser som ikke er i tråd med gjeldende lover, reguleringer og egen policy. Dette kan eksponere bedriften for juridiske og omdømmemessige risikoer, for eksempel med tanke på åpenhetsloven.
LES OGSÅ: Slik fikk Vianor full kontroll på alle avtalene og enklere overholdelse av åpenhetsloven
4. Dobbelt og trippelt opp – år etter år
Manglende sentralisert oversikt og kontroll over avtaler kan føre til duplisering av tjenester og produkter. Automatisk fornyelse forsterker dette problemet ved at det ikke gis anledning til å konsolidere eller optimalisere innkjøp og leveranser, noe som hindrer effektiv intern ressursutnyttelse. Uventede fornyelser kan medføre at midler blir bundet opp i mindre kritiske områder, noe som begrenser tilgjengelige ressurser for viktigere initiativer. Og ikke minst, det krever ofte betydelig innsats og ressurser å spore dem opp.
5. Tapper lønnsomheten
Automatisk fornyelse av avtaler som ikke lenger er relevante eller som overlapper med eksisterende tjenester, tapper bedriftens lønnsomhet. Dette representerer en direkte kostnad uten tilsvarende nytte, og påvirker selskapets lønnsomhet negativt. Selv små, tilsynelatende ubetydelige avtaler kan akkumulere seg til betydelige unødvendige utgifter som reduserer bedriftens finansielle fleksibilitet og evne til å investere i strategisk viktige områder.
LES OGSÅ: Slik sparte Visma 220 millioner kroner på to år
6. En følgefeil på neste års budsjett
Avtaler som fornyes automatisk og som er ukjente for beslutningstakere, fører som regel til at budsjetter og prognoser blir mindre presise. Mange små poster som til sammen utgjør betydelige summer, kan igjen føre til at bedriften treffer beslutninger som den ikke burde ha gjort.
LES OGSÅ: Slik får dere mer treffsikre prognoser
7. Problemer med personavhengigheten
Når ansatte slutter, blir deres uavsluttede kontrakter og forpliktelser ofte ikke håndtert skikkelig. Automatisk fornyelse av disse avtalene betyr at kontrakter fortsetter å løpe selv etter at ansvarlige har forlatt bedriften, noe som skaper forvirring og potensielt leder til økonomiske tap fordi ingen tar ansvar for å evaluere eller avslutte dem.
Den gode nyheten er at det er enkelt å ta grep for å forebygge automatisk fornyelse av avtaler. Hva om alle dine kolleger som har signert avtaler ble varslet i god tid før avtalene fornyes? At disse varslene krever aktive handlinger, som i praksis forutsetter at dine kolleger tenker over om avtalene fortsatt trengs? Og hva om vi ringer dere dersom varslene ikke fører til at dere sjekker avtalene?
Book en tid som passer deg under, så setter vi opp en demo for å vise hvordan disse utfordringene kan løses!
Les også:
Hvor mange avtaler har dere egentlig?
Dette er kostnadene ved manglende kontroll
8 grunner til at regneark er dårlig egnet til avtalehåndtering
Sjekkliste når dere skal kjøpe verktøy for avtalehåndtering
31.000 brukere: 10 grunner til at de valgte House of Control
Derfor applauderer investorene når CFO bruker Complete Control