Forecast og prognose er synonymer. Mens budsjett er det ønskede målbildet, er prognosen anslaget på hvordan det faktisk går i bedriften. Her er våre tips til hvordan prognosene kan bli mer treffsikre.
Hvorfor er prognoser viktig? Forecasting er nyttig for mer enn budsjettprosessen. Investorene foretrekker selskaper med troverdige prognoser – og banken vil kreve det. Realistiske prognoser for fremtidige utgifter og inntekter er avgjørende styringsinformasjon når CFO skal gi input til bedriftens strategiske beslutninger.
Vårt customer success team snakker hver dag med kunder som bruker Complete Control til å forbedre virksomhetens prognoser og budsjettprosess. De har samlet seks trinn som over tid har bidratt til mer treffsikre prognoser hos våre kunder.
1. Lag flere scenarier
En prognose er som nevnt ikke en optimistisk ønskedrøm for det kommende året. En prognose er et estimat på hva bedriften – med de realistiske brillene på – tror om kommende regnskapsperioder. Den som lar realisme trumfe ønsketenkning, vet veldig godt at det er vanskelig å spå, særlig om fremtiden. Vi anbefaler at dere som et minstemål lager to scenarier, det forsiktige og det optimistiske.
2. List opp de viktigste forutsetningene
Enhver prognose krever at du gjør forutsetninger om ting som er utenfor din kontroll. Vi anbefaler at du skriver opp hva som er de viktigste forutsetningene for hvert av scenariene, inkludert hvordan endrede forutsetninger vil kunne påvirke det faktiske utfallet av estimatene dine. Dette kan være forutsetninger om priser, om antall konkurrenter, om teknologi, om vekst i markedet, om «hit-rate» blant selgerne, om gjenkjøp osv.
3. Plott inn utgiftene
Store deler av neste års utgifter er sannsynligvis mer eller mindre gitt: Faste kostnader som husleie, bilavtaler, forsikringer, lisenser, kaffemaskiner og – ikke minst – lønn. Og nettopp fordi dette er forutsigbare forpliktelser, bør det være fort gjort å sette opp hvilke effekter de får på likviditeten.
Når brukere av Complete Control trekker frem hva som er de viktigste produktfordelene for dem, er raske og presise prognoser noe av det som nevnes først. Når de sikre delene av utgiftssiden er så enkel og lite ressurskrevende å gjennomføre, blir det desto mer tid igjen til de usikre delene. Hvordan vil kostnadene utvikle seg når dere vokser? Hva betyr endrede energipriser og valutakurser?
4. Få på plass (de sikre) inntektene
Annual Recurring Revenues (ARR) er avtalefestede inntekter som er nærmest helt sikre. Også disse kan registreres i Complete Control, noe som brukes av stadig flere av våre kunder. Når dere har registrert løpende kontrakter i Complete Control, blir det dessuten enklere (med automatiske varslinger) å gjennomføre en planmessig oppfølging av kundene for å sikre at de er tilfreds og lojale.
Jo mindre tid som brukes på den sikre delen av inntektssiden, desto større ressurser kan dere allokere til å anslå veksten i ulike vertikaler, geografiske områder og/eller produktområder. Slik bidrar en fullstendig kontroll på de sikreste inntektene til bedre prognoser knyttet til de mer usikre inntektene.
5. Finn noen å sammenligne deg med
Som sagt innledningsvis, prognoser er hva du tror vil skje, som er forskjellig fra budsjettet og det du ønsker skal skje. Blant annet derfor er det fornuftig å kvalitetssikre prognosene ved å se på hvilke resultater sammenlignbare selskaper har oppnådd. Sammenlignbare selskaper behøver ikke nødvendigvis være i samme bransje; det kan også være bedrifter av samme størrelse eller i samme vekstfase.
De vanlige regnskapstallene, som for eksempel driftsmargin, er åpenbare tall å ta med i sammenligningen. Du kan også bruke bransjespesifikke tall, som for eksempel omsetning per kvadratmeter butikk, eller antall kunder per ansatt.
6. Vurder og justér prognosene underveis
Med jevne mellomrom bør prognosene for neste år vurderes opp mot faktiske prestasjoner. Dette er viktig fordi prognosene som regel er knyttet til anslåtte likviditets- og finansieringsbehov frem i tid. Dersom faktiske resultater avviker mye fra prognosen – enten det er i positiv eller negativ retning – vil det få effekter for hva bedriften kan eller må gjøre.
Jo mer oppdaterte estimatene er, desto bedre forberedt er du til å gjøre velinformerte strategiske beslutninger.
Riktig verktøy for forecasting
Hvis du bruker Excel til å lage prognoser, vet du hvor mye arbeid som kreves for å importere og kvalitetssikre alle data, sette opp formler og definere sammenhenger. Du vet også hvor mye som kan gå galt i denne prosessen.
Alternativet er å bruke et prognoseverktøy basert på avtalehåndtering. Når du har full oversikt over bedriftens avtaler, kan du i stor grad forutse kontantstrømmene i en bestemt periode.