Hvor mange avtaler har dere egentlig?

by House of Control | Aug 7, 2020 12:07:51 PM

De aller fleste økonomiansvarlige i virksomheter som vi snakker med, er enige om at et stort antall underleveranser og tilhørende avtaler skaper mer kompleksitet. Og jo større kompleksiteten er, desto større direkte og indirekte kostnader knytter det seg til avtalehåndteringen.

En CFO har erfaring med at mange avtaler som inngås på ulike nivåer i organisasjonen, medfører risiko for at det kjøpes inn dobbelt opp, at man glemmer å si opp avtaler, at de ikke blir reforhandlet, eller at avtalene går til automatisk fornyelse. CFOer føler også på de indirekte kostnadene som knytter seg til personavhengighet samt tiden som går med til å lete opp avtaledokumenter for sette sammen prognoser og budsjetter.

Hvor mange avtaler har dere? Det er et spørsmål vi alltid stiller til potensielle kunder. Svarene er som oftest upresise – i form av å undervurdere antallet. Selv CFOer med lang fartstid i virksomheten blir som regel overrasket når de får se omfanget av avtaler som til sammen utgjør kostnadsbildet.
Når man skal få svar på hvor mange løpende avtaler virksomheten har med underleverandører, må man lete høyt, lavt og bredt i organisasjonen. Her er ni ledetråder:

• IT-avtaler, for eksempel servere, skylagring, lisenser, PCer, telefoner og abonnement
• Leveranser av løsninger, produkter og tjenester som er essensielle for at dere kan oppfylle forpliktelsene overfor kundene
• Husleieavtaler, pluss tilhørende vakthold, forsikring, parkering, strøm og internett
• Leasingavtaler for firmabiler, produksjonsutstyr og andre ting
• Rammeavtaler for advokattjenester, markedsføring og kommunikasjon
• Avtaler knyttet til ansatte, for eksempel reise, forsikring, pensjon og treningsstudio
• Kontorutstyr i form av printere, papir, møbler og skjermer
• Tjenester til kontoret, blant annet kantine, vask, renseriavtale og vaktmester
• Mindre leveranser til kontoret, slik som planter, kaffeavtale, frukt, vann og snacks

Så, hvor mange avtaler har dere egentlig? Og hvordan ser kompleksiteten ut når dere tar i betraktning oppsigelsestider, kontaktpersoner, dokumentlagring og så videre? Hvordan er interaksjonen mot ERP-systemet?

En av våre kunder, som begynte med å bruke Complete Control for sine husleieavtaler, sier at de tidligere brukte regneark til avtalehåndtering: «Det fungerte sånn noenlunde den gang vi hadde relativt få husleiekontrakter, men med konsernets utvikling ble det etter hvert både uhåndterlig og fullstendig uforsvarlig.»

Skal vi ta en prat om hva som er hensiktsmessig avtalehåndtering – contract lifecycle management – i din virksomhet?

Dette er kostnadene ved manglende kontroll
8 grunner til at regneark er dårlig egnet til avtalehåndtering
Sjekkliste når dere skal kjøpe verktøy for avtalehåndtering
31.000 brukere: 10 grunner til at de valgte House of Control
Derfor applauderer investorene når CFO bruker Complete Control
Dette avgjør ROI når dere bruker Complete Control

Subscribe Now

Additional Reading