Hvordan reforhandle leverandørkontrakter i økonomiske nedgangstider

by House of Control | 27.10.22 14:28

Når en lavkonjunktur truer, må du sannsynligvis reforhandle bedriftens leverandørkontrakter. Disse fem trinnene tilbyr en fremgangsmåte som vil hjelpe deg å lykkes.

Kommer det en lavkonjunktur? Mest sannsynlig. Hva skjer under en lavkonjunktur? Etterspørselen faller, og fortjenesten synker. Hvordan forberede seg på en lavkonjunktur? Vi foreslår flere tiltak, og en av dem er å reforhandle dine gjeldende leverandørkontrakter.

Det er vanligvis én av to grunner til at reforhandlinger utløses: enten er den nåværende kontrakten ufordelaktig, eller så har omstendighetene endret seg. Ifølge analysefirmaet Ned Davis er det 98 % sjanse for at vi er på vei mot en global resesjon i 2023. Resesjonssannsynligheten har bare vært så høy to ganger tidligere: i 2008 og 2020. Når omstendighetene endrer seg, kan det være fordelaktig, eller til og med nødvendig, å reforhandle tidligere avtaler for å forbli lønnsomme eller simpelthen overleve.

Hvordan gå frem

NIC_3112

1. Identifiser ugunstige avtaler

Når du innser at en eller flere av dine nåværende avtaler ikke er levedyktige, er det på tide å starte en reforhandlingsprosess. I økonomiske nedgangstider kan imidlertid mange av dine leverandører og kunder også være på utkikk etter gunstigere vilkår. Det første du må gjøre er å evaluere dine nåværende avtaler og vurdere om leverandøren eller kunden allerede er presset til det ytterste, eller om de fortsatt har et slingringsmonn.

Under lavkonjunkturer vil mange selskaper slite, og noen vil gjøre det godt. Dette betyr ikke nødvendigvis at det er lettere å forhandle med bedrifter som blomstrer. De kan være i en mye sterkere forhandlingsposisjon enn en bedrift som blir presset inn i et hjørne, og som dermed har få pressmidler. Dette er en sammensatt evaluering og krever møysommelig arbeid.

2. Avgjør smertepunktet

Når du har identifisert gjeldende avtaler som ikke lenger er fordelaktige for bedriften din, er neste trinn å identifisere bruddpunktet for når en avtale ikke lenger er gjennomførbar. I noen tilfeller kan dette være vanskelig, siden alle parametere ikke er numeriske eller kan kvantifiseres, og det er ikke alltid lett å sammenligne ulike parametere. Det er avgjørende å gjøre en grundig jobb i denne fasen for å unngå å ta forhastede beslutninger når du først sitter ved forhandlingsbordet.

Den viktigste delen av forhandlingene er ikke selve forhandlingene, men forberedelsene du gjør før du setter i gang samtalene. Først og fremst må du definere hva som er en akseptabel avtale. Forhandlinger handler om å gi og ta, men du ønsker ikke å inngå en avtale hvor du kommer dårligere ut enn du ville gjort uten en avtale. Det er viktig å identifisere de viktigste parameterne for din egen bedrift, og hvor du kan tilby den andre parten en seier.

3. Kartlegg motparten

Når du har evaluert dine gjeldende kontrakter og avgjort hvilke som bør reforhandles, er det på tide å se nærmere på motparten din. Med tanke på at du allerede har vært i tidligere forhandlinger med motparten, er du sannsynligvis allerede kjent med de fleste av deres styrker og svakheter. Imidlertid kan tidligere research ha vært slurvete, eller så kan markedssituasjonen ha endret seg drastisk under resesjonen.

Pålitelig, oppdatert informasjon om motpartens behov, krav, muligheter, ønsker, trusler og så videre, er av stor betydning hvis du ønsker å få mest mulig ut av reforhandlinger. Noe informasjon kan være offentlig tilgjengelig, noe kan innhentes gjennom kontakter og andre kilder, og noe kan være vanskelig tilgjengelig.

En vanlig feil i forhandlinger er å gå inn i en tankegang der man tror at den ene parten vinner, og den andre parten dermed taper. Når du inntar denne tankemåten, er det større sannsynlighet for at du fornærmer motparten og går glipp av muligheter som ellers kunne vært til fordel for begge parter. Ideelle forhandlinger søker å blidgjøre begge parter, slik at begge selskapene kommer bedre ut med en avtale enn de ville gjort uten. Videre vil fremtidige forhandlinger gå lettere hvis den andre parten føler seg respektert, og det er større sannsynlighet de ønsker å inngå avtaler som kan være til stor nytte for deg.

I noen tilfeller kan det være en fordel å invitere motparten til et sonderingsmøte. Dette er en felles diskusjon om gjeldende avtale, der begge parter kan diskutere hva som har fungert bra, og hva som ikke har gjort det. Et møte som dette kan også være gunstig når du ønsker å avdekke hittil ukjente interesser hos den andre parten.

4. Utførelse

Når alle forberedelsene er gjort grundig, er det på tide å sette seg ved bordet og forhandle med motparten. Selv når du har gjort grundig research, kan dette være relativt utfordrende. Spesielt betydningsfulle forhandlinger har en tendens til å øke stressnivået, og det er flere tiltak du kan gjøre for å sikre at forhandlingene går så smidig som mulig.

Først og fremst bør du vurdere hvem du har størst tillit til i gjennomføringen av forhandlingene. Tidligere forhandlinger kan ha mislyktes på grunn av inkompetanse eller dårlige personlige relasjoner. I slike tilfeller anbefales det at du henter inn nye forhandlere for å forhindre eskaleringer. Forhandlingsferdigheter varierer, og forhandlerne dine bør være godt opplært og informert. Derfor er det viktig å vurdere hvem som har størst mulighet for å lykkes.

I starten av hovedforhandlingene anbefales det at man blir enige om noen klare engasjementsregler. Dette vil gjøre forhandlingene smidigere, unngå misforståelser og hindre opptrapping. I noen tilfeller, spesielt hvis tidligere forhandlinger har eskalert, kan det til og med være nødvendig å hente inn en mekler.

5. Formalisering

Etter at forhandlingene er ferdige og begge parter har blitt enige om vilkårene, er det på tide å sluttføre avtalen og formalisere den i en kontrakt med klare vilkår. Avhengig av kompleksiteten til avtalen og potensielle gråsoner, kan det være nødvendig å hente inn juridisk bistand for å unngå fremtidige tvister rundt avtalevilkårene.

Relevante produkter: Complete Control Contract Management Software

Subscribe Now

Additional Reading