Slik bygger du et business case for valg av løsning for avtalehåndtering

Hvordan overbevise ledelsen om at bedriften bør kjøpe software for avtalehåndtering? Til det trenger du et business case. Her gir vi deg strukturen i business caset – og forslag til fakta og argumenter å fylle det med.

La oss begynne denne artikkelen med følgende scenario: Du har innsett alle fordelene som din bedrift og økonomiavdelingen kan oppnå ved å ta i bruk software for avtalehåndtering. Det eneste som står mellom den nåværende situasjonen og en fremtid med full kontroll på alle bedriftens avtaler, er at du skal klare å overbevise toppledelsen og kanskje styret om at det er fornuftig å gjøre et slikt løft for bedriften. 

Til denne oppgaven kan det være lurt å lage et business case. Et business case er et dokument (gjerne levert som en presentasjon) som skal overbevise dine kolleger med logiske argumenter om hvorfor dere skal velge å anskaffe en digital løsning for avtalehåndtering. Et godt business case skal besvare de fleste spørsmål og innvendinger som dine kolleger måtte ha.

Strukturen i et business case

Det finnes ingen fast oppskrift på hvordan du skal strukturere et business case. Se på dette som et forslag, som må tilpasses din bedrift: 

1. Sammendrag laget for ledelsen – executive summary
2. Dagens utfordringer i bedriften, som knytter seg til avtalehåndtering
3. Foreslått løsning
4. Fordeler med programvare for avtalehåndtering
5. Kostnader ved programvare for avtalehåndtering
6. Kartlegging av markedet og alternative løsninger
7. Implementeringsplan
8. Risiko
9. Konklusjon og anbefaling

Under går vi gjennom hvert av de ni punktene i større dybde. Du kan bruke strukturen som en huskeliste i din presentasjon av business caset, og vi har lagt inn forslag til innhold i hver enkelt seksjon. 

1. Sammendrag laget for ledelsen – Executive summary

Tenk på den såkalte heis-pitchen, når du har mindre enn ett minutt til å fortelle hvorfor, hva og hvordan. Dette sammendraget legger det pedagogiske grunnlaget for at den eller de som du skal overbevise, følger med videre og har en positiv innstilling til hva du skal si. 

Hvorfor: Manglende avtalekontroll har negative konsekvenser for bedriften

• Dere har leveranser bedriften ikke trenger, og kun enkeltpersoner kjenner til dem
• Avtaler fornyes automatisk uten oppsigelse eller reforhandling
• Økonomiavdelingen har ikke kontroll over forpliktelsene
• Problemene vokser når bedriften vokser

Hva: Sentral oversikt over avtalene gir bedriften den kontrollen den fortjener

• Alle avtaledokumentene samlet på ett sted, med brukertilgang for de som trenger det
• Betalingsplaner viser fremtidige forpliktelser — hvor store og når de opphører
• Varslinger før avtalene utløper, som krever at de ansvarlige bekrefter fortsatt behov
• Økonomiavdelingen kan enkelt lage rapporter, budsjetter og prognoser

Hvordan: Software som stiller små krav til endring for å oppnå forbedringene

• Enkel og skybasert software med høy datasikkerhet og automatiske oppdateringer
• Det mest arbeidskrevende i implementeringen er å registrere alle avtalene
• Support og hjelp til å registrere avtaler er tilgjengelig – på engelsk og skandinavisk
• Krav til at nye avtaler registreres i løsningen

Nytte: Sannsynlige gevinster for bedriften

• Kutter andre driftskostnader fordi unødvendige avtaler elimineres
• Forebygger personavhengighet og uønskede fornyelser av avtaler
• Bedre kontroll, mer presisjon og mindre stress i økonomiavdelingen
• Kan legge til funksjonalitet for prisjusteringer, IFRS 16, ESG-rapportering (åpenhetsloven) og leverandørvurderinger

Noen av oss får bare tid til å gjennomføre dette sammendraget, mens andre går mer i dybden. De kommende avsnittene er for et mer utfyllende business case. 

2. Dagens utfordringer i bedriften, som knytter seg til avtalehåndtering

Når du skal foreslå en ny løsning på en utfordring, er det en sentral del av klassisk retorikk å beskrive problemet, hvilke konsekvenser det har for bedriften, og hva som kan skje om det ikke løses. Denne delen av business caset er i stor grad en utbrodering av hvorfor-delen i executive summary ovenfor. 

Bruk storytelling og appeller til alle problemene som kommer fra dårlig avtalehåndtering, inkludert frustrasjoner og følelsen av manglende kontroll. Ingen liker å tape penger, ha rot i systemet, få negative overraskelser eller bruke unødvendig tid. Her er noen eksempler på hva du kan ta med: 

• Finn eksempler på avtaler som dere har eller har hatt, som dere ikke trengte, men som fortsatte å løpe, og hvor mye det kostet bedriften.
• Finn eksempler på avtaler som ble fornyet uten reforhandling, eller som ikke burde blitt fornyet, og hvor mye det kostet bedriften.
• Belys sannsynligheten for at det finnes langt flere slike avtaler.
• Beskriv hvordan avtaler håndteres i dag på ulike nivåer i organisasjonen, inkludert innslag av personavhengighet. 
• Forsøk å presentere et tall for hva dårlig avtalehåndtering koster for bedriften, samt hvilke konsekvenser det kan få for ikke-økonomiske forhold (compliance). Vår tommelfingerregel er at 10 prosent av andre driftskostnader kan kuttes ved god avtalehåndtering. 
• Fortell at dagens situasjon skalerer dårlig, og at det vil medføre mer rot og feil i fremtiden – som er uprofesjonelt og lite i tråd med hva bedriften generelt og økonomiavdelingen spesielt bør være kjent av.

3. Foreslått løsning

Når dagens situasjon og utfordringer er godt beskrevet, både i form av konkrete eksempler og tall, samt følelsene det skaper tydeliggjort, er neste steg hvordan bedriften kan løse utfordringene. Her må du legge frem at en software for avtalehåndtering vil være den beste løsningen for disse utfordringene, samt hvorfor en software er best egnet for dette.

Nå beveger du deg inn mot de logiske argumentene. Her er noen nøkterne ting å vektlegge: 

• Grunnleggende funksjonalitet er å lagre avtaledokumentet, legge inn betalingsplaner, knytte avtalen til ansatte, sette opp varslinger.
• Det er viktig å få på plass rutiner for avtalehåndtering, slik at fremtidige avtaler kommer inn og vedlikeholdet blir forutsigbart. 
• Det er en skybasert løsning, og med sentral kontroll på alle avtalene, tar dere vekk personavhengigheten.
• Programvaren oppdateres jevnlig og vederlagsfritt.  
• Datasikkerheten er svært høy, med drift i sikre datasentre, og jevnlige tester utført av uavhengig tredjepart. 

4. Fordeler med programvare for avtalehåndtering

Det er viktig å få med seg at en digital løsning for avtalehåndtering har både direkte og indirekte fordeler. Her er elementer som bør inkluderes:

• Aldri mer dobbelt opp: Dere kutter kostnader når dere vet hva dere har av leveranser og forpliktelser.
• Får tid til å reforhandle, fordi dere blir varslet før avtalene utløper.
• Raskere og mer presise budsjetter og prognoser når dere har full oversikt.
• Bedre lividitetsstyring når dere kjenner fremtidige betalinger. 
• Bedre reaksjonsevne hvis dere må gjennomføre kostnadskutt.
• Sparer tid og slipper negative overraskelser når dere har full kontroll over alle avtaler.
• Tar bort personavhengighet knyttet til avtalenes eierskap. 
• Dere viser et nytt nivå av orden og profesjonalitet til styret og investorer, som bygger tillit til hvordan bedriften drives. 
• En kontroll som skalerer: Dere mister ikke oversikten over avtaler og forpliktelser selv om bedriften vokser.

5. Kostnader ved programvare for avtalehåndtering

De aller fleste verktøyene for avtalehåndtering er lisensbaserte Software as a Service-løsninger (SaaS). Tilbyderne vil gjerne ønske å holde nede den grunnleggende prisen, og heller la kundene betale i henhold til bruk og behov for kundestøtte. Det som avgjør prisen er i første rekke:

• Antall brukere som skal ha ulike typer tilganger
• Antall kontrakter som skal legges inn i løsningen
• Tilleggsfunksjonalitet, som for eksempel digital signatur,  prisindekser og spesielle bransjeløsninger

De fleste bedrifter vil oppleve at lisensen er selvfinansierende, fordi den legger grunnlaget for lavere kostnader (10 prosent av andre driftskostnader kan normalt kuttes). 

6. Kartlegging av markedet og alternative løsninger

I denne delen beskriver du hvilke kriterier som ligger til grunn for den foreslåtte løsningen, samt hvilke alternativer som ble vurdert. Vi foreslår at følgende kriterier brukes for å kvalifisere valget av løsning:

• Brukervennlighet
• Implementeringstid
• Krav til opplæring
• Muligheter for tilpasning av programvaren til egne behov
• Dashboard og rapporter
• Datasikkerhet
• Frekvens for oppdateringer
• Soliditet: Har leverandøren en størrelse og økonomi som er betryggende?
• Tilgang på kompetent support på ønsket språk
• Brukermanualer, webinarer og metoder for selvhjelp
• Referanser: Hva sier andre kunder?
• Utvidelser: Trenger dere hjelp til IFRS 16, åpenhetsloven eller vurdering av leverandørene?

7. Implementeringsplan

Dette er tidslinjen fra signatur til dere er stødige brukere av løsningen. Vi vil anbefale å ha med minst følgende punkter:

• Lage policy for avtalehåndtering. 
• Definere ansvar for programvare og avtalehåndtering. 
• Avtale om tidspunkt med House of Control.
• Innhenting av avtaler i hele organisasjonen.
• Registrering av avtaler.

8. Risiko

Som ved alle endringer er det risiko når bedriften innfører en ny løsning og ny policy for avtalehåndtering. Det er behov for at nye retningslinjer for avtalehåndtering blir fulgt, og derfor bør beslutningen forankres på toppen i organisasjonen. En praktisk tilnærming til å redusere risikoen er å adressere følgende punkter:

• Vær klar på at nå skal alle eksisterende avtaler innenfor et bestemt område registreres i den digitale løsningen. 
• Og tilsvarende klar på at alle påfølgende nye avtaler skal registreres fortløpende.
• Sette av tid og ressurser til å gjennomføre implementeringen. 
• Få på plass en eller flere ansvarlige personer/roller som eier avtalehåndteringen. 
• Gjennomføre periodiske oppfølginger i organisasjonen for å sikre at avtaler er registrert. 
  
  

9. Konklusjon og anbefaling

Konklusjonen er stedet hvor du skal stilne all tvil ved å være krystallklar om hva du anbefaler og hvorfor. Her kan du hente innhold fra sammendraget du brukte innledningsvis. Vær sikker på å få med følgende:

• Anbefal å kjøpe inn en software for avtalehåndtering. 
• List opp de viktigste gevinstene dere vil oppnå. 
• List også opp alle problemene dere unngår.
• Vær fullstendig transparent om kostnadene som påløper ved å kjøpe softwaren.
• Gjør en pris-nytte-vurdering basert på de foregående tre punktene. 
• Fortell hvordan forslaget passer inn i bedriftens (og din avdelings) strategi, ambisjoner og sannsynlige vekst. 

Lykke til med business-caset. Vi sparrer gjerne med deg, og viser deg hvordan vår software for avtalehåndtering kan bidra til å nå deres forretningsmål. Book inn en samtale med oss under.

Book et møte med oss når det passer deg